この記事では、アプリ、プロセス、タスクと、それらの関係について説明します。これらの用語は時に混同されているケースがありますが、Questetra では次のように用いられています。

1.ワークフローアプリ、プロセス、タスクとその関係

特定の業務の進め方(業務ルール)が定義されたものを(ワークフロー)アプリと呼びます。アプリに定義されたルールに沿って進められるひとつひとつの案件をプロセスと呼びます。プロセスにおいて、人が担当する個々の作業工程をタスクと呼びます。

1.1 ワークフローアプリ

ワークフローアプリ(以下、アプリ)とは、組織内での業務の進め方・業務ルールが定義されたものです。例えば、「経費申請」アプリや「問い合わせ対応」アプリといったものがあります。 アプリでは、業務を構成する作業工程やその順序がワークフロー図で表され、各工程が誰によって処理されるのかが定義されています。また、取り扱われるデータの種類や入力・表示されるタイミングなどについても規定されています。 業務ルールが定義されたアプリは、[リリース]されるとシステムとして稼働し、ユーザが申請などを行えるようになります。アプリ設計者は、業務ルールの変更に合わせ、アプリの設定を変更し[リリース]すれば、新しいルールが反映された新バージョンのアプリを稼働させることができます。

アプリ詳細画面

1.2 プロセス

プロセスとは、アプリ定義に従って処理されるひとつひとつの案件です。例えば、「経費申請」アプリにて、AさんとBさんがそれぞれ申請を行うと、2つのプロセスが開始されることになります。それぞれのプロセスは、開始された時点の(バージョンの)アプリ定義に従って処理が進み、全ての工程の処理が完了すると、プロセスは終了します。

プロセス詳細画面

1.3 タスク

タスクとは、プロセスにおいて担当者が処理する個々の作業工程を指します。例えば、「経費申請」アプリにおいては、Aさんの「申請」タスクやAさんの上司が担当する「承認」タスクがあります。 人が処理する工程はヒューマンタスクと呼ばれ、自分が担当するタスクは[マイタスク]で一覧できます。一方で、アプリ定義で設定されたルールに基づいて自動的に処理される工程は自動処理タスクと呼ばれます。例えば[PDF ファイル生成]の場合ではプロセスが到達すると、データ項目に入力された値を雛形に挿し込んだ形のPDFファイルが自動的に作成されます。

タスク処理画面

2.プロパティの一覧

2.1 アプリ

アプリ詳細画面にて、アプリIDや作成者、ワークフロー図やデータ設定などのアプリの定義内容、アプリのバージョン情報などが表示されます。(要「アプリ管理権限」)

  • 稼働中/非稼働:アプリがリリースされている(ユーザがプロセスを開始できる状態)かどうかを表す
  • アプリID:アプリ作成時に自動付与されるアプリの識別ID(m + 数字)
  • アプリの名称:アプリに付与された名前
  • カテゴリ:類似のアプリを分類するなどの目的で付与されるカテゴリ名
  • 表示優先度:アプリが一覧表示されるとき、高い優先度が付与されたものが一覧の上部に表示(0が最下位)
  • 概要:アプリの機能などを書き込んでおくと、新規開始する一覧に表示される
  • アプリ管理者向けメモ:アプリの管理者や設計者のためのメモ書き
  • 作成日時 / ユーザ:アプリが最初に作成された日時とその作成者
  • バージョン:リリースされる度に新しいバージョン番号が付与される。プロセスは最新バージョンの定義に従って開始、処理される。スナップショットは開発中バージョンが自動保存されたもの。

2.2 プロセス (process instance)

プロセス詳細画面にて、プロセスIDやプロセス開始ユーザ、処理されたタスクの記録や現在の状態、データ項目に入力された値などが表示されます。
プロセス詳細画面は、[マイタスク]や検索結果一覧などにて、[詳細]ボタンをクリックして開きます。

  • (アプリ):プロセスが開始されたアプリ
  • 件名:あらかじめ定義されていて、すべてのプロセスに共通するデータ項目
  • プロセスID:ワークフロー基盤全体を通して自動で付与されるプロセス固有の識別ID(p + 数字)
  • プロセス連番:アプリ内で、プロセスが開始されるごとに自動付与される番号
  • プロセス状態:プロセスの現在の状態、未終了/終了/異常終了とそれぞれを示すアイコン
  • プロセス開始ユーザ:プロセスを開始したユーザ。自動開始されたプロセスでは記録されない場合もある。
  • プロセス開始組織:プロセス開始ユーザが、先頭タスクを処理したときの立場(所属組織)
  • プロセス開始日時:プロセスが開始された日時
  • プロセス終了日時:プロセスが終了された日時

2.3 タスク (work item)

プロセス詳細画面の「処理中の工程」にて、[引き受け待ち]あるいは処理担当者の[マイタスク]に入っているタスクが表示されます。

  • 工程名:タスクの名称
  • 処理担当者:タスクの処理担当者。引き受け待ちの場合は、候補者が表示される。
  • 処理担当組織:処理担当者が処理を完了したときの立場(所属組織)
  • 状態:未処理(担当者が一度も処理を開始していない)あるいは、処理中(担当者が処理を開始して一旦中断している)の状態
  • タスク発生日時(オファー):一つ前のタスクが処理されて当該タスクへトークンが移動した日時
  • 割当(引受):タスクの処理担当者が確定された日時
  • 処理開始日時:[処理]ボタンが押下され最初に処理フォームが表示された日時、またはプロセス詳細画面にて[開始日時の記録]ボタンが押下された日時
  • 締切:タスクに締切が設定されている場合の締切日時
  • 終了:タスクの処理が完了された日時

「アプリ、プロセス、タスクとその関係について」への1件のフィードバック

  1. ピンバック: ワークフローアプリ定義をエクスポートする(アプリアーカイブ QAR) – Questetra Support

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