持出許可申請,ステータス確認
機密データの社外持出から返却手続を管理するワークフローです。データ持出の把握に加え、持出中や事後処理中といったステータスリストがリアルタイムに確認できます。
資産管理
稟議プロセス, ChatGPT承認・決裁アシスト
決裁判断を支援する稟議プロセスです。購買・契約・接待交際といった種類や目的毎に判断項目が自動提示されます。決裁者は、判断項目を参考に稟議を決裁します。
稟議申請プロセス, 代理決裁・金額分岐
副部長による「代理決裁」ができる稟議プロセスです。
100～500万円の申請は、部長が決裁します。ただし、未決裁で24時間経過後、副部長の代理決裁が可能となります。
500万円を超える申請は、代理決裁できません。
稟議申請プロセス, 金額分岐
申請金額によって決裁者が切り替わる稟議プロセスです。
100万円以下の申請は、課長が決裁します。100万円を超える申請は、部長が決裁します。
決裁結果は申請者にメールで通知されます。
備品管理プロセス,QRコード利用
年次で備品確認作業が総務部へ依頼されるワークフローです。備品の購入登録時、QRコードが自動発行され、管理責任者が備品に貼付します。備品の存在確認時、QRコードが示す備品情報と備品の一致を記録します。
物品購入依頼フロー,ゲストUser
物品購入依頼をオンラインで受け付けるワークフローです。ゲストユーザーが依頼します。依頼者の上司が依頼メール内URLをクリックし、決裁します。決裁後、経理部スタッフが発注し、振込手続します。
貸し出し管理プロセス, 対応者ランダム決定
会社所有物品の貸出申請を受け付けるワークフローです。全従業員が、公開フォームで申請可能です。総務部の物品管理担当者が物品の貸出を行います。担当者は、スタッフリスト（Google シート）からランダムに自動決定されます。貸し出し希望者が物品を登録すると担当者が承認／記録し、物品の貸し出しが申請者にメール通知されます。返却予定は年月で管理され、返却予定月にはメールで貸し出し終了が自動的に通知されます。担当者は、「3.返却確認」工程で返却済であることを記録します。
持出許可申請
機密情報を含むデータのオフィス外への持ち出し許可を承認するフローです。持出申請者、承認者や承認時刻は自動記録されることで不正を防止します。返却保管やデータ消去は第三者によって行われます。
貸し出し管理プロセス
会社所有物品の社員への貸出・返却を記録管理します。貸し出し希望者が〔1.貸出希望を登録〕の工程で物品を登録すると管理者が承認／記録し、物品の貸し出しが申請者にメール通知されます。返却予定は年月で管理され、返却予定月にはメールで貸し出し終了が自動的に通知されます。
アカウント発行およびML登録
ユーザアカウントの発行、およびメーリングリストやワークフロー基盤の組織・ロールへの登録・削除を行います。〔1.アカウント申請〕の工程でユーザに関する情報が入力され、上司承認後、〔3.アカウント設定作業〕に受け渡されます。その後、指定された日時にメーリングリスト等への追加・削除が自動的に行われます。
物品購入依頼フロー
購入依頼申請から発注・納品、支払いまでを管理します。〔2.購買判断〕の工程で購買が承認されると発注手続きへ進みます。発注後、振込処理が必要な場合は、〔4.納品確認〕の工程と並行して、〔5.振込手続〕の工程に進みます。「発注処理待ち」「納品待ち」などステータスが管理され、進捗状況を確認することができます。
稟議フロー, PDF帳票生成・代理決裁・金額分岐
副部長による「代理決裁」を実現するフローです。すなわち、100万円以下の申請は〔3a. 承認決裁する〕の工程に進められ、副部長でも決裁を引き受けることが可能となります。なお、100～500万円の申請についても、24時間後には引き受けることが可能となります。一方で、500万円を超える申請では、代理決裁は認められておりません。
物品返納プロセス
行政機関の物品管理における、貸与物品の返納を記録します。貸与者からの返納報告、あるいは管理担当者からの返納命令により、プロセスは開始されます。物品管理官（または、物品管理審査者）による決裁後、物品供用官から物品出納官へ物品の引き渡しが行われます。