見積承認プロセス, HubSpot連携

見積承認プロセス, HubSpot連携 20221013

HubSpot Sales Hub から見積データを受信し、見積書 PDF を自動生成の上、承認・決裁を依頼するプロセスです。決裁後、見積承認結果が HubSpot Sales Hub に送信されます。

作業担当者（スイムレーンの数：3）

セールス担当
- 営業担当者
課長
- 営業担当者の上司（課長）
部長
- 営業担当者の上司（部長）

仕事の流れ（ワークフロー図の複雑度：15）

11.見積内容の起案
- 営業担当者は、見積書を起案します。
71x. 差戻対応
- 営業担当者は、報告内容を修正して再提出します。
62.見積案の承認（課長）
- 課長は、見積書を確認し、不備があれば差し戻します。
243.見積案の承認（部長）
- 部長は、見積書を確認し、不備があれば差し戻します。
18x1.JSONデータ受け取り
- システムは、HubSpotから受信したJSONデータから必要なデータを抜き出し、データ項目にセットします。
15x2.PDFファイル名セット
- システムは、固定値とシステム変数から文字列を生成し、データ項目にセットします。
5x3.PDF生成
- システムは、指定されたデータ項目の値を台紙 PDF に挿し込んで PDF ファイルを生成します。
22x4-1.承認
- システムは、見積承認結果（承認）を設定します。
23x4-2.取り下げ
- システムは、見積承認結果（取り下げ）を設定します。
25x5.HubSpot連携前準備
- システムは、HubSpotへ送信するJSONデータを生成します。

受け渡しされるビジネスプロセス変数（データ項目の数：37）

（初期設定　※最初に設定をしてください） 45
ワークフロー基盤URLq_Questetra_Url44
- https://XXXXX-XXXXX-999.questetra.net/
▼社内コミュニケーション▼ 0
案件特記事項 q_Remarks 1
▼提出先の情報▼ 2
見積提出先会社名q_Company3
- PDFに挿入されます
担当者部署名＋肩書q_Assignment4
- PDFに挿入されます
見積提出先担当者氏名q_Representative27
- PDFに挿入されます
郵便番号＋住所 q_Post_Address 26
見積提出先電話番号 q_Phone 24
見積提出メール q_Email 25
▼見積情報▼ 5
見積担当者 q_Person 36
(承認課長)q_Approved16
- 「2.見積案の承認（課長）」の処理者がセットされます。
(承認部長)q_Approved222
- 「3.見積案の承認（部長）」の処理者がセットされます。
取引条件q_Trade7
- 3
見積書発行日付q_Issuance8
- プロセス開始日時の3日後。PDFに挿入されます
- processInstanceStartDatetime.addDays(3)
見積書有効期限q_Expiration9
- プロセス開始日時の17日後。
- processInstanceStartDatetime.addDays(17)
◆明細テーブル q_Details 10
合計表示１q_Label129
- PDFに挿入されます
- 小計（税抜）
小計q_Subtotal11
- q_Details の「金額」列の合計値。PDFに挿入されます。
合計表示２q_Label230
- PDFに挿入されます
値引等２q_Discount32
- PDFに挿入されます
合計表示３q_Label331
- PDFに挿入されます
- 消費税
消費税等q_Tax12
- q_Subtotal から自動計算で税額を算出。PDFに挿入されます。
総計表示q_Label_Total33
- PDFに挿入されます
- 請求合計
総計q_Total13
- #q_Subtotal + #q_Discount + #q_Tax。結果はPDFに挿入されます
◆見積書下部メッセージq_Footer14
- PDFに挿入されます
- （この文章は「q_Footer」の初期値で編集してください）『Questetra BPM Suite』は、業務データをクラウド上で受け渡しできるワークフロー製品です。業務の流れを Drag＆Drop 操作だけで設定できるという特徴があり、「稟議フロー」、「受注請求フロー」、「クレーム対応フロー」といった複雑な業務でも、現場主導でシステム化する事が可能です。「帳票PDF自動生成機能を組み込んでみたい」、「他業務についてのモデル化も提案して欲しい」、などの御要望事項がございましたら、クエステトラまでお気軽にお問い合わせ下さい。 https://www.questetra.com/ja/contact/
PDFファイル名q_Pdf_Name15
- x2. にて自動生成されます。
- #{processInstanceId}-#{processInstanceStartDatetime}
PDFファイルq_Pdf_File16
- x3. にて自動生成されます。
（HubSpot送受信に関するデータ） 46
HubSpot受信(JSON形式)q_Hub_Json34
- HubSpotから受信したJSONデータが格納されます。
HubSpot送信(JSON形式)q_Hub_Json_Send37
- HubSpotへ送信するJSONデータが格納されます。
HubSpot送信レスポンスq_Hub_Send_Response39
- HubSpotへ送信した結果のレスポンスが格納されます。
HubSpot送信エラーq_Hub_Send_Error40
- HubSpotへ送信した結果のエラーが格納されます。
HubSpot側の取引IDq_Dealid42
- HubSpotから受信した取引IDが格納されます。
HubSpot向け見積承認結果q_Approval_Result38
- HubSpotへ送信する見積承認結果が格納されます。

フィールド名, Num, 初期値

Download

estimate-approval-flow-20221013-ja.qar
- estimate-approval-flow-20221013-ja.csv （データ項目定義インポート用）

Professional でのみご利用いただけます。

Notes

HubSpot 側では、Questetra BPM Suite 連携のためのアプリを利用します（ご相談いただけましたら提供させていただきます）。
HubSpot Sales Hub の Sales Hub Professional 以上、かつ、Oparations Hub Professional 以上のプランが必要となります。
HubSpot の詳細については HubSpot のウェブサイトを参照してください。