ワークフロー アプリ

日次報告フロー

毎朝、自動起動し、日々の業務報告を行います。〔1.日報記入〕の工程が処理されると〔2.日報の確認〕の工程で上司が内容を確認します。コメントがある場合は報告者へメール送信されますが、報告内容の修正等が必要な場合は〔1x.差し戻し対応〕の工程に差し戻されます。第一工程が締め切り日時までに処理されなかった場合は、「未報告」として自動終了されます。

出退勤報告フロー

出退勤時刻を報告し、勤務時間を自動計算します。毎朝7時に自動開始され、〔1.出勤時刻の報告〕〔2.退勤時刻の報告〕の工程を処理すると、勤務時間が自動計算され、〔3.勤務時間確認〕の工程に進みます。各工程で処理が完了されない場合、一定時間経過後に自動的に処理が進みます。第一工程が締め切り日時までに処理されなかった場合は、休暇扱いとなります。また、初期値設定や入力支援により、入力負荷を軽減する工夫がなされています。

立替金月次精算フロー

立替金を月ごとにまとめて一括申請します。「毎月1日の朝」に自動開始され、全社員に〔1.都度入力/月末提出〕の工程が割り当てられます。社員は、都度、立替金データを入力し保存し、月末にすべての入力が完了すれば申請します。上司承認、経理確認後、「立替金申請PDF」が自動生成されるので、領収書等を添付して提出します。

立替金逐次精算フロー

立替金が発生するたびに逐次申請します。「スマホ撮影」した領収書画像をメールすることで開始され、メール本文から立替金額や立替日などが自動入力されます。〔1.申請する(追記修正)〕の工程では、申請データを追記・修正することもできますが、24時間経過すると自動申請となります。Web申請にも対応し、申請の進捗状況を確認できます。

資料請求対応フロー

Webフォームで資料請求を受け付け、資料発送後、顧客情報を登録します。〔1.住所確認/対応判断〕の工程でフォームの入力内容等がチェックされた後、送り状PDFが自動生成されます。また、資料発送後に顧客情報がデータベース(kintone)に登録されます。営業による急ぎ対応が必要な場合は、〔3.引受/対応結果の記録〕の工程に進みます。

回答作成プロセス

質疑質問を受け付け、指名された担当者が回答文を作成します。Webフォームやメール等で質問を受け付けた後、〔2.回答すべき所轄の決定〕の工程で回答文を作成する担当者が指名されます。人口知能(AI)によって回答が下書きされ、回答担当が回答を完成させます。〔5.用語法令審査〕の工程では、回答内容がチェックされ、承認されると先の工程に進みます。

顧客マスタ同期プロセス

Google スプレッドシートで管理されている「顧客マスタ」を自動的に同期します。毎日深夜 1:00 に自動開始され、Google スプレッドシートに API 接続して、「顧客リスト」を取得します。取得した顧客リストは、整形され、ワークフロー基盤の「顧客マスタ(選択肢 XML)」として更新されます。人による手動開始やリストのチェックにも対応します。

見積書作成承認プロセス

見積書PDFが自動生成され、上司が承認します。〔1.見積内容の起案〕の工程で提出先や明細、総計金額が入力された後、「見積書PDF」が自動生成されます。上司の承認後、〔3.見積提出〕および〔4.受注失注報告〕の工程で案件状況が記録されます。

物品購入依頼フロー

購入依頼申請から発注・納品、支払いまでを管理します。〔2.購買判断〕の工程で購買が承認されると発注手続きへ進みます。発注後、振込処理が必要な場合は、〔4.納品確認〕の工程と並行して、〔5.振込手続〕の工程に進みます。「発注処理待ち」「納品待ち」などステータスが管理され、進捗状況を確認することができます。

PayPal請求プロセス

複数の業務フローから呼び出される独立したサブプロセスです。「PayPal Invoicing API」を通じて、1. PayPal 側に『PayPal請求書』を生成させ、2. PayPal から『PayPal請求書』を送信させ、3. PayPal に対して『PayPal請求書』の決済状況を確認することができる仕組みになっています。また、会計システム向けの『振替伝票CSV』も自動生成されます。

見積作成・保管フロー

見積書PDFが自動的に保管・共有されます。〔1.見積内容の起案〕の工程で提出先や明細、総計金額が入力された後、「見積書PDF」が自動生成されます。見積提出後、成約に至った見積書は Dropbox フォルダに自動的にアップロードされます。

出荷BPOフロー

梱包・検査・発送業務がアウトソースされます。〔1.出荷指示入力〕の工程で配送先や配送商品が入力され、リーダの確認後、〔4.梱包〕や〔5.検針検査〕の工程が物流会社にアウトソースされます。

出張申請フロー

複数の承認者を登録できるフローです。課長代理や課長補佐を「部署のリーダ(上司)」として登録することで、課長以外も〔2. 出張の承認〕を引き受けることが可能となります。なお、〔2.出張の承認〕の処理は、〔1.出張内容の登録〕の処理者とは別人になるように設定されています。

稟議フロー

副部長による「代理決裁」を実現するフローです。すなわち、100万円以下の申請は〔3a. 承認決裁する〕の工程に進められ、副部長でも決裁を引き受けることが可能となります。なお、100~500万円の申請についても、24時間後には引き受けることが可能となります。一方で、500万円を超える申請では、代理決裁は認められておりません。

ファクス受信プロセス

インターネットFAX(クラウド型FAXサービス)は、受信したFAXをPDFに変換してメール通知する仕組みです。このワークフローアプリは、メーリングリストを経由して、そのメール通知を受信します。その後、PDFデータは〔1.受注内容確認〕の工程にてチェックされます。迷惑FAXやマチガイFAXなどのノイズデータは排除されます。さらに、自動処理工程〔G Drive 保存〕にて、ルールに従ってフォルダ保存されます。

宿泊客苦情の共有プロセス

宿泊客からの苦情があれば〔0.宿泊客登録/苦情記録〕の工程で記録されます。フロント担当は朝5時の自動メールで苦情の発生を認識できます。フロント担当から清掃担当に対して共有すべき内容については、〔1.チェックアウト完了〕の工程で入力されます。

請求プロセス

請求データは〔1. データ入力/確認〕の工程で入力されます。請求書PDFが〔PDF 自動生成〕の工程にて自動的に生成されます。経理によって入金が確認されると、全ての処理が完了します。

アイデア管理プロセス

ナイスアイデアに対して、回答メールが送られます。〔1. アイデア投稿〕の工程で投稿されたアイデアに対し、〔2. アイデアに対するコメント〕で回答されます。アイデアはメールで受信することもできます。その場合、プロセスは自動的に開始されます。