ワークフロー アプリ

請求書保存プロセス, 適格請求書

請求書保存プロセス, 適格請求書

受領した請求書や領収書を電子保管するためのプロセスです。「電帳法の改正2022」や「インボイスの開始2023」に適応順応するためのワークフローです。請求書の受領者は、「PDF請求書」や「受信した取引データ」にある請求金額等を登録します。上司は、登録された請求内容を承認します。ワークフロー基盤は請求書ファイルを、デジタルデータのまま各種ストレージに保存します。

問い合わせ対応フロー, 対応者自動調整

顧客からの問い合わせを受け付け、回答します。割振リスト(Google シート)を用い、回答担当者が自動で割り振られます。割振リストは、割振順序・担当者メールアドレスが記載されています。特定の担当者へ割振を多くしたい等の調整をつけることができます。

外部支払プロセス, メール申請

外部支払申請をメールで受け付けるワークフローです。申請者は、請求書ファイルを添付、件名・本文に要件を記載し送信します。メール受信で支払フローが自動開始されます。請求書ファイルは、ファイル名に日時が自動追記され、保存されます。上司の承認を経て経理部が送金手続きを行います。

トライアル申込受付

トライアル申込をWebフォームで受け付けるワークフローです。
申込者は、公開フォームにメールアドレスを登録します。
ただし、自動的に届けられるメールのURLをクリックし、希望日等を入力する必要があります。

貸し出し管理プロセス, 対応者ランダム決定

会社所有物品の貸出申請を受け付けるワークフローです。全従業員が、公開フォームで申請可能です。総務部の物品管理担当者が物品の貸出を行います。担当者は、スタッフリスト(Google シート)からランダムに自動決定されます。貸し出し希望者が物品を登録すると担当者が承認/記録し、物品の貸し出しが申請者にメール通知されます。返却予定は年月で管理され、返却予定月にはメールで貸し出し終了が自動的に通知されます。担当者は、「3.返却確認」工程で返却済であることを記録します。

住所変更届受付管理

住所変更届をメールで受け付けるワークフローです。届出メールのFromアドレスが顧客台帳(Google シート)に存在するか自動確認されます。確認後、本人確認フォームへの誘導メールが届出者へ自動通知されます。届出者は、本人確認フォームで新住所を確認します。本人確認後、営業担当者が顧客台帳を更新します

審査プロセス, 多人数対応

審査プロセス, 多人数対応

事業者からの申請を多人数で審査するワークフローです。自治体からの休業要請等に応じた事業者は、オンラインでメールアドレスや法人番号等を登録します。登録された審査案件は、それぞれの審査担当者に均等に割り当てられ、審査されます。

週報提出管理, 未提出督促

毎週金曜日 13:00 従業員全員に週報作業が割り当てられるワークフローです。従業員は月曜 9:00 までに週報を記入・提出します。月曜 9:00 管理者は、提出された週報を確認します。未提出がある場合、管理者に「未提出者確認」工程が割り当てられます。管理者は、締切日時を指定し、未提出者へ督促することができます。

満足度アンケート, メール受信開始

サービス満足度アンケートが自動で依頼されるワークフローです。「サービス提供通知メール(BCC指定)」本文から顧客情報(メールアドレス等)を取り込み、アンケート依頼をメール送信します。顧客は、メール内記載のフォーム URL にアクセスし、アンケートに回答します。

出退勤管理

平日7時に自動開始し、出退勤時刻が未入力の場合、リマインドメールを送付します。また、出退勤/休憩時刻から勤務時間を自動計算します。初期値設定と簡易入力ボタンで入力負担を軽減します。

アンケート取得

アンケート依頼メール送付から回答お礼メールまで自動的に対応します。3日後に未回答の場合は自動リマインドメールを送付します。顧客ID等をプレ入力したWebフォームを準備し、入力負担を軽減します。

週次報告

毎週金曜日の16時に、対象者の “マイタスク” に『1.作成』が追加されます。翌週月曜日の12時までに作成完了していない場合には督促メールが送付されます。もし火曜日の12時時点で “マイタスク” に残っていた場合、強制的に終了します。もし報告を忘れた場合には他メンバからもわかるようになっており、忘れないよう注意を促す形となります。

満足度アンケート, REST受信開始

他のワークフローアプリから呼び出して使う汎用的なサブプロセスです。”顧客Email” と “評価の対象” をREST受信すると、顧客に対してアンケート依頼をメール送信します。顧客は、星1~星5のいずれかを選択します。コメントを追記することも可能です。

出退勤報告プロセス, 残業自動計算

出退勤報告プロセス, 残業自動計算

毎日7時、”マイタスク” に『出退勤時刻を申請する』が自動追加されます(ただし会社の休日は追加されません)。申請者は、出勤時刻・退勤時刻・休憩計(h)を入力します。勤務時間計(h)・法定時間外残業(h)などが自動的に算出され、申請者本人にその控えがメール通知されます。

提案書作成管理

提案書をレビューしてもらえるワークフローです。作成者は、ファイルURLと読者想定を登録します。レビュー完了時、提案書ファイルが提案書管理台帳(Googleシート)に自動登録される仕組みになっています。