ワークフロー アプリ

ブログ執筆投稿フロー

ブログ記事の草稿が登録され、校正・投稿します。〔1.草稿執筆〕の工程でブログ草稿が登録されると関係者にメール通知されます。公開担当者が、草稿を校正し記事を公開(予約)すると、社内にメール通知されます。原稿の書き直しや修正を依頼したり(差し戻し)、却下(ボツ)することもできます。

マンガ制作フロー

原作シナリオを元に、ラフ・下書き・仕上げの段階を経て、マンガが制作されます。各段階で、制作者は成果物を作成し、依頼者が確認します。工程を移動するたびに、制作状況(ステータス)が記録されます。マンガだけでなく、様々な制作系フローに転用できます。

記事アイデア受付プロセス

記事のアイデアを社内から収集します。 社員がアイデアを投稿し、編集者に届けられます。メール送信によってアイデアを投稿することも可能です。 編集者は提案に対してコメントしたり他者と相談することができます。編集者によるコメントは、提案者へのEメールで通知されます。

翻訳プロセス

原稿文の翻訳を依頼します。[1.草稿セット]に入力された文章が翻訳担当者に届けられます。翻訳が完了すると(2.翻訳)、文字数が記録され、依頼者に通知されます。

郵便物郵送プロセス

社内からの郵送の依頼を受け付け、投函を支援します。〔1.送付先情報+送付物の入力〕の工程で入力された情報を元に、「送付状PDF」が自動生成されます。総務担当者は、送付状を印刷し、封入後に投函します。投函完了後、依頼者に通知メールが送付されます。別プロセスから依頼を受け付けることも可能です。

日次報告フロー

毎朝、自動起動し、日々の業務報告を行います。〔1.日報記入〕の工程が処理されると〔2.日報の確認〕の工程で上司が内容を確認します。コメントがある場合は報告者へメール送信されますが、報告内容の修正等が必要な場合は〔1x.差し戻し対応〕の工程に差し戻されます。第一工程が締め切り日時までに処理されなかった場合は、「未報告」として自動終了されます。

出退勤報告フロー

出退勤時刻を報告し、勤務時間を自動計算します。毎朝7時に自動開始され、〔1.出勤時刻の報告〕〔2.退勤時刻の報告〕の工程を処理すると、勤務時間が自動計算され、〔3.勤務時間確認〕の工程に進みます。各工程で処理が完了されない場合、一定時間経過後に自動的に処理が進みます。第一工程が締め切り日時までに処理されなかった場合は、休暇扱いとなります。また、初期値設定や入力支援により、入力負荷を軽減する工夫がなされています。

立替金月次精算フロー

立替金を月ごとにまとめて一括申請します。「毎月1日の朝」に自動開始され、全社員に〔1.都度入力/月末提出〕の工程が割り当てられます。社員は、都度、立替金データを入力し保存し、月末にすべての入力が完了すれば申請します。上司承認、経理確認後、「立替金申請PDF」が自動生成されるので、領収書等を添付して提出します。

立替金逐次精算フロー

立替金が発生するたびに逐次申請します。「スマホ撮影」した領収書画像をメールすることで開始され、メール本文から立替金額や立替日などが自動入力されます。〔1.申請する(追記修正)〕の工程では、申請データを追記・修正することもできますが、24時間経過すると自動申請となります。Web申請にも対応し、申請の進捗状況を確認できます。

資料請求対応フロー

Webフォームで資料請求を受け付け、資料発送後、顧客情報を登録します。〔1.住所確認/対応判断〕の工程でフォームの入力内容等がチェックされた後、送り状PDFが自動生成されます。また、資料発送後に顧客情報がデータベース(kintone)に登録されます。営業による急ぎ対応が必要な場合は、〔3.引受/対応結果の記録〕の工程に進みます。

回答作成プロセス

質疑質問を受け付け、指名された担当者が回答文を作成します。Webフォームやメール等で質問を受け付けた後、〔2.回答すべき所轄の決定〕の工程で回答文を作成する担当者が指名されます。人口知能(AI)によって回答が下書きされ、回答担当が回答を完成させます。〔5.用語法令審査〕の工程では、回答内容がチェックされ、承認されると先の工程に進みます。

顧客マスタ同期プロセス

Google スプレッドシートで管理されている「顧客マスタ」を自動的に同期します。毎日深夜 1:00 に自動開始され、Google スプレッドシートに API 接続して、「顧客リスト」を取得します。取得した顧客リストは、整形され、ワークフロー基盤の「顧客マスタ(選択肢 XML)」として更新されます。人による手動開始やリストのチェックにも対応します。

見積書作成承認プロセス

見積書PDFが自動生成され、上司が承認します。〔1.見積内容の起案〕の工程で提出先や明細、総計金額が入力された後、「見積書PDF」が自動生成されます。上司の承認後、〔3.見積提出〕および〔4.受注失注報告〕の工程で案件状況が記録されます。

物品購入依頼フロー

購入依頼申請から発注・納品、支払いまでを管理します。〔2.購買判断〕の工程で購買が承認されると発注手続きへ進みます。発注後、振込処理が必要な場合は、〔4.納品確認〕の工程と並行して、〔5.振込手続〕の工程に進みます。「発注処理待ち」「納品待ち」などステータスが管理され、進捗状況を確認することができます。

PayPal請求プロセス

複数の業務フローから呼び出される独立したサブプロセスです。「PayPal Invoicing API」を通じて、1. PayPal 側に『PayPal請求書』を生成させ、2. PayPal から『PayPal請求書』を送信させ、3. PayPal に対して『PayPal請求書』の決済状況を確認することができる仕組みになっています。また、会計システム向けの『振替伝票CSV』も自動生成されます。

見積作成・保管フロー

見積書PDFが自動的に保管・共有されます。〔1.見積内容の起案〕の工程で提出先や明細、総計金額が入力された後、「見積書PDF」が自動生成されます。見積提出後、成約に至った見積書は Dropbox フォルダに自動的にアップロードされます。

出荷BPOフロー

梱包・検査・発送業務がアウトソースされます。〔1.出荷指示入力〕の工程で配送先や配送商品が入力され、リーダの確認後、〔4.梱包〕や〔5.検針検査〕の工程が物流会社にアウトソースされます。