ワークフロー アプリ

貸し出し管理プロセス

会社所有物品の社員への貸出・返却を記録管理します。貸し出し希望者が〔1.貸出希望を登録〕の工程で物品を登録すると管理者が承認/記録し、物品の貸し出しが申請者にメール通知されます。返却予定は年月で管理され、返却予定月にはメールで貸し出し終了が自動的に通知されます。

物品返納プロセス

行政機関の物品管理における、貸与物品の返納を記録します。貸与者からの返納報告、あるいは管理担当者からの返納命令により、プロセスは開始されます。物品管理官(または、物品管理審査者)による決裁後、物品供用官から物品出納官へ物品の引き渡しが行われます。

イベント受付フロー

イベントへの参加申し込みを受け付け、対応します。公開されている Web フォームに入力があると、自動的に開始されます。〔1.確認/受付完了メール作成〕の工程で申し込み内容を確認後、受付完了メールが自動送信されます。その後のやり取りは、〔2.対応の記録〕の工程で入力されますが、特定の処理が必要な場合は、独立した工程を定義してください。

作業依頼フロー

作業依頼と完了報告を記録・管理します。依頼者は〔1.依頼作業の入力〕の工程で依頼先を指名し、作業内容や完了希望日などを入力します。指名を受けた社員は、依頼作業を実施し、〔2.再確認/完了報告〕の工程にて完了を報告します。対応状況がわかる、記録が残り、実績がわかる、依頼を可視化できる、といったメリットがあります。

稟議フロー

稟議の申請から決裁までを記録します。決裁権限を持つ部長は、申請・決裁の工程を経ず、〔2x.部長自身が作成する〕の工程を処理するだけで決裁の記録が可能です。ただし、部長起案であっても、100万円を超える場合は、役員による承認が必要となります。全ての稟議は記録され、自動的に稟議書PDFが生成されます。

契約ワークフロー

契約書案の登録から、押印郵送までを管理します。契約書案が登録されると、上司および法務による承認を経て、〔4.先方の合意を得る〕の工程に進みます。合意後、上司確認後に〔6.サイン押印郵送〕の工程に進み、郵送されます。なお、定型の契約書であるなど状況に応じて上司や法務の承認をスキップすることもできます。

シフト勤務における情報共有

ホテルでの顧客対応業務を管理します。〔1.チェックアウト完了〕の工程でフロント担当が顧客のチェックアウトを入力すると客室清掃担当が清掃を実施し〔3.清掃完了点検〕を経て終了します。夜間シフト担当者が顧客への対応を入力していれば、フロント担当に通知され、チェックアウト時に適切な対応が可能となります。

共有パスワード問合

共用パスワードを管理します。パスワードは Google スプレッドシートに記録され、API 経由で取得・更新されます。パスワード使用者は〔1.PWリクエスト〕の工程で開示を依頼します。管理者が承認すると、自動的にパスワードが取得され、〔3.PW確認〕の工程で開示されます。確認後、データ項目に記録されたパスワードは消去されます。

アカウント発行およびML登録

ユーザアカウントの発行、およびメーリングリストやワークフロー基盤の組織・ロールへの登録・削除を行います。〔1.アカウント申請〕の工程でユーザに関する情報が入力され、上司承認後、〔3.アカウント設定作業〕に受け渡されます。その後、指定された日時にメーリングリスト等への追加・削除が自動的に行われます。

契約書承認プロセス

契約書の草案を登録し、上司と法務が承認します。契約書案は、〔2.上司承認〕〔3.法務承認〕の工程で承認が得られるまで、繰り返し修正されます。承認後、契約交渉を行い、〔4.交渉結果の登録〕の工程にて交渉結果が記録されます。

問い合わせ対応フロー

顧客からの問い合わせを受け付け、回答します。Web フォームやメールで問い合わせを受け付けると自動的に回答テンプレートが準備されます。〔1.回答引受/回答文作成〕の工程でサポート担当者は回答文を作成し回答するか、必要であれば助言や翻訳の依頼を選択します。〔2.回答文作成〕の工程で最終回答ができなければ、一次回答を送信後に〔3.最終回答文作成〕の工程に回ります。

上司評価の投票

上司に対する評価を無記名投票で行います。自動起動後、〔1.上司評価を記入する〕の工程がチームメンバに割り当てられます。評価を記入すると、集計用の外部ファイルに評価結果が自動的に追記されます。ワークフロー内の入力データは自動消去されるので、評価者の記入内容は秘匿されます。

人事評価プロセス

人事評価を行い、数値として記録します。毎月末に自動起動し、〔1.自己評価の記入〕の工程で本人が項目ごとに自己評価を入力します。入力された数値は、評価軸ごとに重みづけされた総合評価として即座に自動表示されます。上司・役員が評価を入力した後、フィードバックを確認します。

人事異動情報の公表

人事異動情報を社内にメールで通達します。毎週金曜日早朝に自動起動し、翌週日付で予定されている人事イベントをGoogle カレンダーから自動取得します。人事イベントがある場合、社内メーリングリストに送信されます。

社員個人情報の申請受付

社員情報の追加・更新を管理し、必要に応じて社員マスターを更新します。〔1.社員情報の追加・更新〕の工程で入力されたデータは、上司確認ののち、人事部へ受け渡されます。社員マスターの更新が必要である場合は、現マスターを取得後にデータを追加し、社員マスターが自動的に更新されます。

BPO受託プロセス

商品の納品情報を受け取り、梱包・発送を行います。委託元から、HTTP 通信で納品情報を受信すると自動開始されます。納品書を自動生成し、〔1.梱包完了〕の工程が完了すると、委託元の業務プロセスに「梱包完了」を報告します。オプションで「検査」が指示された場合、検査を実施して、完了報告を行います。

進捗報告プロセス

プロジェクトの進捗を複数名が報告し、集計します。〔1.報告者指名〕の工程で指名された報告者たちは、それぞれ〔2.主観の進捗を記入〕の工程を処理し報告します。報告値が集計されることで、進捗状況の信頼性を高めます。

外注契約フロー

外注先と委託契約を締結するためのフローです。〔1.委託範囲と委託予定先を登録する〕の工程で委託情報が登録されると、総務部での契約書案作成と、経理部での過去の取引記録の確認に処理が分流します。必要に応じて、与信設定やセキュリティ調査を行い、担当役員により〔4.外注承認〕の工程が処理されます。

デザイン依頼対応プロセス

デザイン依頼の受け付けから、成果物の制作・納品までを管理します。〔2.担当者の指名〕の工程で、チーム内の担当者を指名するか、制作を外部に委託するかを決定します。デザイン担当は、〔3.成果物の制作〕の工程でデザイン作業を行いますが、対応できない場合など、外部に委託することも可能です。チーム内制作であれ、外部制作であれ、成果物を確認した後に納品します。

請求書発行フロー

日割金額を計算し、請求書PDFを生成します。〔1.ご利用日数の入力〕工程で入力された情報を元に、日割額を計算し、請求書PDFファイルを自動生成します。〔2.サンプリングCheck〕の工程で生成された請求書PDFをチェックすることができますが、10分後には自動的に処理が進みます。