ワークフロー アプリ

資料請求対応フロー(アドオン)

Webフォームで資料請求を受け付け、資料発送後、顧客情報を登録します。〔1.住所確認/対応判断〕の工程でフォームの入力内容等がチェックされた後、送り状PDFが自動生成されます。また、資料発送後に顧客情報がデータベース(kintone)に登録されます。営業による急ぎ対応が必要な場合は、〔3.引受/対応結果の記録〕の工程に進みます。

貸し出し管理プロセス

会社所有物品の社員への貸出・返却を記録管理します。貸し出し希望者が〔1.貸出希望を登録〕の工程で物品を登録すると管理者が承認/記録し、物品の貸し出しが申請者にメール通知されます。返却予定は年月で管理され、返却予定月にはメールで貸し出し終了が自動的に通知されます。

イベント受付フロー

イベントへの参加申し込みを受け付け、対応します。公開されている Web フォームに入力があると、自動的に開始されます。〔1.確認/受付完了メール作成〕の工程で申し込み内容を確認後、受付完了メールが自動送信されます。その後のやり取りは、〔2.対応の記録〕の工程で入力されますが、特定の処理が必要な場合は、独立した工程を定義してください。

作業依頼フロー

作業依頼と完了報告を記録・管理します。依頼者は〔1.依頼作業の入力〕の工程で依頼先を指名し、作業内容や完了希望日などを入力します。指名を受けた社員は、依頼作業を実施し、〔2.再確認/完了報告〕の工程にて完了を報告します。対応状況がわかる、記録が残り、実績がわかる、依頼を可視化できる、といったメリットがあります。

出荷BPOフロー

梱包・検査・発送業務がアウトソースされます。〔1.出荷指示入力〕の工程で配送先や配送商品が入力され、リーダの確認後、〔4.梱包〕や〔5.検針検査〕の工程が物流会社にアウトソースされます。

稟議フロー

稟議の申請から決裁までを記録します。決裁権限を持つ部長は、申請・決裁の工程を経ず、〔2x.部長自身が作成する〕の工程を処理するだけで決裁の記録が可能です。ただし、部長起案であっても、100万円を超える場合は、役員による承認が必要となります。全ての稟議は記録され、自動的に稟議書PDFが生成されます。

シフト勤務における情報共有

ホテルでの顧客対応業務を管理します。〔1.チェックアウト完了〕の工程でフロント担当が顧客のチェックアウトを入力すると客室清掃担当が清掃を実施し〔3.清掃完了点検〕を経て終了します。夜間シフト担当者が顧客への対応を入力していれば、フロント担当に通知され、チェックアウト時に適切な対応が可能となります。

契約ワークフロー

契約書案の登録から、押印郵送までを管理します。契約書案が登録されると、上司および法務による承認を経て、〔4.先方の合意を得る〕の工程に進みます。合意後、上司確認後に〔6.サイン押印郵送〕の工程に進み、郵送されます。なお、定型の契約書であるなど状況に応じて上司や法務の承認をスキップすることもできます。

契約書承認プロセス

契約書の草案を登録し、上司と法務が承認します。契約書案は、〔2.上司承認〕〔3.法務承認〕の工程で承認が得られるまで、繰り返し修正されます。承認後、契約交渉を行い、〔4.交渉結果の登録〕の工程にて交渉結果が記録されます。

問い合わせ対応フロー

顧客からの問い合わせを受け付け、回答します。Web フォームやメールで問い合わせを受け付けると自動的に回答テンプレートが準備されます。〔1.回答引受/回答文作成〕の工程でサポート担当者は回答文を作成し回答するか、必要であれば助言や翻訳の依頼を選択します。〔2.回答文作成〕の工程で最終回答ができなければ、一次回答を送信後に〔3.最終回答文作成〕の工程に回ります。

BPO受託プロセス

商品の納品情報を受け取り、梱包・発送を行います。委託元から、HTTP 通信で納品情報を受信すると自動開始されます。納品書を自動生成し、〔1.梱包完了〕の工程が完了すると、委託元の業務プロセスに「梱包完了」を報告します。オプションで「検査」が指示された場合、検査を実施して、完了報告を行います。

ピッキング&発送業務-HTTP接続

梱包・検査・発送業務がアウトソースされます。〔1.出荷指示入力〕の工程で配送先や配送商品が入力され、リーダの確認後に梱包や検針検査の工程が HTTP経由で物流会社にアウトソースされ、結果が HTTP経由で報告されます。

外注契約フロー

外注先と委託契約を締結するためのフローです。〔1.委託範囲と委託予定先を登録する〕の工程で委託情報が登録されると、総務部での契約書案作成と、経理部での過去の取引記録の確認に処理が分流します。必要に応じて、与信設定やセキュリティ調査を行い、担当役員により〔4.外注承認〕の工程が処理されます。

記事作成プロセス

テーマに沿った Web 記事を公開します。〔1.テーマ設定〕で指定されたテーマでライターが執筆します。〔3.掲載判定〕では編集デスクが、a:原稿OK、b:原稿修正、c:掲載不可、d:監修依頼、の判断を行い、処理を進めます。記事の掲載が完了すると、メール通知されます。

経費および立替金の報告

経費を申告し、承認・修正後に記録されます。毎月月初に全社員分のプロセスが自動開始されます。社員は〔1.申請〕の工程を締日まで滞留させ、その間に支出した経費や立替金を入力します。〔3.確認/微修正〕の工程では経理担当が「法人カードによる支払い」等の修正を行い、その後 Google スプレッドシートに自動記録されます。

稟議フロー

決裁した支出金額が「予算消費ログ」に自動記録される稟議フローです。〔1.稟議を提出する〕の工程で新規案件が入力されると、「予算消費ログ」(Google シート)を参照し、これまでの支出総額が自動計算されます。〔2.決裁する〕の工程では、予算消費状況を把握したうえで、上司が決裁することができます。決裁された金額は、「予算消費ログ」に自動的に追記されます。