見積承認プロセス, Google ドライブ/Sheets連携

見積承認プロセス, Google ドライブ/Sheets連携 20241120

見積の起案・承認・受注/失注の記録までを管理するプロセスです。上長承認後、自動的に押印済の見積書 PDF ファイルが生成されます（※Google Sheets・Googleドライブを利用）。受注確認後、社内SNSへ結果が自動投稿されます。

作業担当者（スイムレーンの数：3）

セールス
上司
システム

仕事の流れ（ワークフロー図の複雑度：19）

11.見積内容の起案
- 営業担当者は、見積書を起案します
71x. 差戻対応
- 営業担当者は、報告内容を修正して再提出します
62.見積案の承認
- 営業担当者の上司は、見積書を確認し不備があれば差し戻します
83.見積提出
- 営業担当者は、見積書を提出し、その日時を報告します
94.受注失注報告
- 営業担当者は、受注/失注の結果を報告します
15x1.PDFファイル名セット、データクリア
- システムは、固定値とシステム変数から文字列を生成し、データ項目にセットします
51 x2.テンプレートファイルコピー
53 x3.表部分のセル更新
52 x4.セル更新1
54 x5.セル更新2
44 x6.PDFファイル生成
16x7.投稿文セット
- システムは、固定値とシステム変数、データ項目の値から文字列を生成し、データ項目にセットします
14x8.社内ソーシャルに投稿
- システムは、指定されたデータ項目の値をOpen Chat に投稿文します

受け渡しされるビジネスプロセス変数（データ項目の数：40）

▼社内コミュニケーション▼ 0
案件特記事項 q_Remarks 1
▼提出先の情報▼ 2
見積提出先会社名q_Company3
- PDFに挿入されます
担当者部署名＋肩書q_Assignment4
- PDFに挿入されます
見積提出先担当者氏名q_Representative27
- PDFに挿入されます
郵便番号＋住所 q_Post_Address 26
見積提出先電話番号 q_Phone 24
見積提出メール q_Email 25
▼見積情報▼ 5
見積担当者q_Person6
- PDFに挿入されます
- processInstanceInitQuser
(承認上司) q_Approved 22
サービス内容 q_Service 28
取引条件q_Trade7
- 3
見積書発行日付q_Issuance8
- プロセス開始日時の3日後。PDFに挿入されます
- processInstanceStartDatetime.addDays(3)
見積書有効期限q_Expiration9
- プロセス開始日時の17日後。
- processInstanceStartDatetime.addDays(17)
◆明細テーブル q_Table 10
合計表示１q_Label129
- PDFに挿入されます
- 小計（税抜）
小計q_Subtotal11
- q_Details の「金額」列の合計値。PDFに挿入されます。
合計表示２q_Label230
- PDFに挿入されます
値引等２q_Discount32
- PDFに挿入されます
合計表示３q_Label331
- PDFに挿入されます
- 消費税
消費税等q_Tax12
- q_Subtotal から自動計算で税額を算出。PDFに挿入されます。
総計表示q_Label_Total33
- PDFに挿入されます
- 請求合計
総計q_Total13
- #q_Subtotal + #q_Discount + #q_Tax。結果はPDFに挿入されます
◆見積書下部メッセージq_Footer14
- PDFに挿入されます
- 『Questetra BPM Suite』は、業務データをクラウド上で受け渡しできるワークフロー製品です。
  業務の流れを Drag＆Drop 操作だけで設定できるという特徴があり、「稟議フロー」、「受注請求フロー」、
  「クレーム対応フロー」といった複雑な業務でも、現場主導でシステム化する事が可能です。
  
  「帳票PDF自動生成機能を組み込んでみたい」、「他業務についてのモデル化も提案して欲しい」、などの
  御要望事項がございましたら、クエステトラまでお気軽にお問い合わせ下さい。
  
  https://www.questetra.com/ja/contact/
署名欄－社名q_Issuer_Name34
- 株式会社クエステトラ
署名欄-住所・電話番号q_Issuer_Address35
- 〒604-0835
  京都市中京区御池通間之町東入高宮町206
  TEL: 075-000-0000 / FAX: 075-000-0001
PDFファイル名q_PDF_Name15
- x1. にて自動生成されます。
- #{processInstanceId}-#{processInstanceStartDatetime}
PDFファイルq_PDF_File16
- x2. にて自動生成されます。
▼客先提出記録▼ 17
見積提出日 q_Submission 18
▼商談結果▼ 19
結果判明日 q_Date 20
受注失注q_Win21
- 選択値により下流工程が異なります
Open Chat 投稿q_Open_Chat23
- x3. にて自動生成されます。
HTML q_HTML 37
コピーURL q_URL 36
シートコピーID q_Copyid 39
シートコピーURL q_Copyurl 40

フィールド名, Num, 初期値

Download

estimate-creation-flow-20241120-ja.qar
- estimate-creation-flow-20241120-ja.csv （データ項目定義インポート用）

Professional でのみご利用いただけます。

Notes

Google Sheets で見積書PDFの原紙となるファイルの準備が必要となります。
Google Workspace をご契約の場合、PDF生成時の追加コストは発生せず利用できます。
このワークフローアプリは、「Google スプレッドシート: 複数セル値, 一括更新（範囲指定）」など設定の難しい部分があります。設定に関する詳細なマニュアルを用意しておりますので、必要に応じて sales-support@questetra.com までお問合せください。
このワークフローアプリでは、
　Google Sheets の原紙ファイルをコピー → コピーファイルにデータ挿入 → コピーファイルをPDFでダウンロード
という形で処理を行いますが、Google Sheets のコピーファイルは残ったままとなります。不要なコピーファイルを定期的に削除するよう運用方法を検討してください。