タスク検索を活用しよう

タスク検索機能とは

Questetra BPM Suite の「タスク検索」は、ワークフロー内のタスク状況を確認できる機能です。
業務の進捗管理や問題発生時の対応に役立つため、日々の業務で積極的に活用すると効率的です。

［タスク検索］をする場合は、まずは［処理したタスク］へ進みます。ワークフローのサイドメニューに［処理したタスク］のメニューボタンがあります。

ページ上部に、1つの選択メニューと5つのアイコンが並んでいます。タスク検索では、以下の6つの機能を使って、必要な情報を効率的に見つけることができます。

アプリ選択メニュー［すべてのアプリ］
- 業務アプリを選択
  ［すべてのアプリ］をクリックすると別ウィンドウが開き、選択可能なアプリが表示されます。アプリを選択し、対象タスクを絞り込みます
［フィルタ］
- タスク状態、処理担当者で検索
  タスクの状態や担当者で絞り込み検索ができます
- ［検索条件を追加する］
  - すべてのアプリで可能な検索条件
    プロセス／タスクの開始日や完了日などで絞り込み検索ができます
  - アプリを指定した場合に可能な検索条件
    アプリ固有の［データ項目］の状態で検索できるようになり、さらに細かく絞り込み検索ができます

アプリを特定した時しない時の選択できる項目の比較をしましょう。

［表示カラム］
- 表示する項目のカスタマイズ
  表示されるリストの項目の追加、削除、自由に並べ替えが可能です
- アプリ固有のデータを表示
  アプリを指定すると、アプリ固有の［データ項目］も表示されます
- リストに［データ項目］を追加
  ［表示カラム］の追加欄から表示したい項目を選択すると、リストに表示されます

［ソート］
- 検索結果の並び替え
  検索結果をプロセス開始日、工程名、処理完了日などで並び替えができます
［ダウンロード］
- 検索結果のCSV出力
  検索結果をCSVファイルでダウンロード。ファイルにはID番号など、画面に表示されない情報も含まれます
- 追加された［データ項目］
  追加された［データ項目］で絞り込んだ結果もそのままダウンロードされます
- ［表示カラム］で追加された［データ項目］
  ［表示カラム］でリストに表示された［データ項目］は、ダウンロードされたリストの最後に追加されます

タスクの滞留時間の確認
- ［処理したタスク］で担当者を他のユーザーに変更、未処理と処理中のタスクを表示します
  →　タスクの開始時間や滞留時間を確認、サポートが必要なメンバーを特定
担当する全タスクの状態の知る
- ［処理したタスク］で、処理完了だけでなく、未処理と処理中のタスクも表示し、タスク処理完了日を1週間以内に絞り込んで表示します
  →　タスクの状況を把握することで、業務を迅速に進める習慣をつける
データベースのキーワード検索的活用
- ［処理したタスク］でアプリを指定、「投稿文」などの項目でキーワード検索します
  →　過去のタスクから、参考資料を抽出
日常の業務をスムーズに進めるために
- 「表示カラム」で必要な［データ項目］を追加し、リストを保存します
  →　常に確認したい項目をすぐに表示

タスク検索を活用して、業務を効率化しましょう。