これまでの7章を通じて、複雑なワークフローをアプリにすることができました。第8章では、次のステップとして、ワークフローの中間段階で処理を自動で行う工程を導入しましょう。自動処理工程を活用することで、業務をさらに効率的に進めることが可能になります。
第8章では、ミーティングの予定に関するデータを入力し、入力したデータをあらかじめ設定した様式の文章に整えて、ミーティング予定の確認メールを送信するアプリを作成します。
実際の業務では、相手先へのミーティング予定確認のメール送信だけを自動化することは少ないかと思いますが、ここでは説明のために単純な業務にしています。また、Advanced エディションや Professional エディションでは、Google カレンダーに予定を追加してから相手方へメールを送るなど、より高度な自動化と組み合わせることが可能です。
入力したデータを設定した様式に自動で整える
アプリを二段階に分けて作成しましょう。まずは、メールで送信する文章を自動で作成するところまでの、次のワークフロー図のアプリを作成します。
それでは、［アプリ設定］> ［アプリ新規作成］と選んで新しいアプリを作成し、編集していきましょう。
ワークフロー図の編集
- スイムレーンに、［開始イベント］、［ヒューマンタスク］、自動処理タスク［データ更新］、［ヒューマンタスク］、［終了イベント］を、この並びになるよう配置します
自動処理タスク［データ更新］は、パレットの［自動処理タスク］のアイコンをクリックすると表示されるアイコンの中にあります
（画像は Professional エディションの場合） - 次のように各オブジェクトの名称を変更します
- ［ヒューマンタスク］（一つ目）：「入力」
- ［データ更新］：「整形文作成」
- ［ヒューマンタスク］（二つ目）：「確認」
- パレットから［フロー］を選び、［開始イベント］から順に一つづつフローを繋ぎます
このようになればOKです。
「整形文作成」については、挿入先および挿入元となるデータ項目がないと設定できないので、最後に設定することにします。
データ項目の編集
続いて、データ項目の設定です。今回は新たに日時型のデータ項目も使います。日時型と日付型の違いは、日時型は時間の情報も持ちます。
それでは、設定していきましょう。
- データ項目タブをクリックしてデータ項目編集画面に切り替えます
- 下記のデータ項目を追加します
- ［文字(単一行)］（1つ目）
- ［文字(単一行)］（2つ目）
- ［日時］（1つ目）
- ［日時］（2つ目）
- ［文字(複数行)］
- 項目名、フィールド名、必須項目のチェックを次のように変更します
データの種類 項目名 フィールド名 必須項目 文字(単一行) 名前 q_name_person 〇 文字(単一行) 場所 q_place 〇 日時 開始日時 q_time_start 〇 日時 終了日時 q_time_end 〇 文字(複数行) 整形文 q_text_formatted 〇
- 「開始日時」、「終了日時」の段組を「2」に変更します。データ項目の状態が次のようになればOKです
- ワークフロー図のタブをクリックして画面を切り替え、「入力」タスク、「確認」タスクそれぞれの設定ダイアログで次のように［編集の可否］を設定します
データ項目 入力 確認 件名 ［ 
編集可］［ 
閲覧のみ］名前 ［ 編集可］［ 閲覧のみ］場所 ［ 編集可］［ 閲覧のみ］開始日時 ［ 編集可］［ 閲覧のみ］終了日時 ［ 編集可］［ 閲覧のみ］整形文 ［ 
非表示］［ 編集可］
その際、「整形文」は「入力」で［
（非表示）］、「確認」で［
（編集可）］であることに注意して下さい
処理担当者の設定
次に処理担当者を設定しましょう。今回も、会社に所属する全員がプロセスを開始できるように設定します。
既に5章で学んだように、組織〇〇の全所属社員を対象にするには、開始イベントを配置したスイムレーンの処理担当者に、「組織」「〇〇」「に直接所属するメンバ」と「組織」「〇〇」「より下位組織に所属するメンバ」の両方を設定することが必要です。
それでは設定していきましょう。
- ワークフロー図の編集画面にて、スイムレーン「処理担当者」の設定ダイアログを開きます
- ［名前］を「予定設定者」に変更し、［処理担当者］が《あなた》となっている項目を［編集］します
- 「組織」、「全社」、「に直接所属するメンバ」を選択し、［OK］を押します
- スイムレーンの設定ダイアログに戻るので、［追加］ボタンを押して処理担当者設定ダイアログを開きます
- 「組織」、「全社」、「より下位組織に所属するメンバ」を選択し、［OK］を押します
次のようになればOKです。
［適用して閉じる］を押して、スイムレーンの設定ダイアログを閉じましょう。
［データ更新］による整形文の作成
いよいよ自動処理タスク［データ更新］を使って、整形文を作っていきましょう。［データ更新］で整形文を作成するには、データ項目の値を参照するためのフォーマットを含む、雛型となる文章をあらかじめ設定します。そして実際にプロセスが開始されると、各データ項目に対応したフォーマットをデータ項目に入力された値で置き換えて整形文が作成されます。
- 「整形文作成」の設定ダイアログにて、［設定対象のデータ項目］として「整形文」を選択します
- 「整形文」のひな型を編集するため、［編集］ボタンをクリックします
- ［参照を挿入する…］から下記のデータ項目を選択し、データ項目を参照してデータ項目に入力された値を表示するためのフォーマットを挿入します
- 「名前」（ #{#q_name_person} が挿入されます）
- 「場所」（ #{#q_place} が挿入されます）
- 「開始日時」（ #{#q_time_start} が挿入されます）
- 「終了日時」（ #{#q_time_end} が挿入されます）
- 挿入されたフォーマットの前後に文字や文章を入れて装飾します
- ［OK］を押し、［適用して閉じる］を押して、「整形文作成」の設定ダイアログを閉じます
アプリをリリースして、動作を確かめましょう。「入力」タスクで各データ項目に入力した値は、「確認」タスク処理時に整形文に挿入されているでしょうか。正しく挿入されていなければ、もう一度アプリを編集し、自動処理工程「整形文作成」の「整形文」の設定ダイアログにてひな形を編集しましょう。データ項目を参照するフォーマットを、装飾なしに挿入して試すことから始めるのも有効です。編集完了後にアプリをリリースすることを忘れないようにしてください。
ワークフローの途中でメールを自動送信する
続いて、データ項目の値を挿入して整形した文章を、そのままメールで送れるようにアプリを修正していきます。
まずは、次のようにワークフロー図を修正しましょう。
ワークフロー図の修正
- アプリの詳細画面で［編集］をクリックしてモデラを開きます
- ［ワークフロー図］の画面を開いたら、パレットから［メッセージ送信中間イベント（メール）］を選び「確認」タスクの後ろに追加します。［メッセージ送信中間イベント（メール）］のアイコンは、パレットの［中間イベント］ をクリックすると表示されます
- パレットで選択アイコンをクリックして選択モードにし、「確認」タスクから［終了イベント］に繋がっているフローの先端をクリック＆ドラッグして、「確認」タスクから［メッセージ送信中間イベント（メール）］へと繋がるようにフローを引き直します
- バレットで［フロー］アイコンをクリックし、［メッセージ送信中間イベント（メール）］から［終了イベント］までフローを引きます
データ項目の追加
- モデラを［データ項目］の画面に切り替えます
- ［文字（単一行）］を2つ追加し、下記の様に設定します
項目名 フィールド名 必須項目 文字（単一行）2 メールアドレス q_address_email 〇 文字（単一行）3 メール件名 q_subject_email 〇
- 「名前」の次に、「メールアドレス」、「メール件名」となるように並び替えます
このようになればOKです。
続いて、追加した2つのデータ項目に対する編集、閲覧権限を設定します。
- モデラの［データ項目］の設定画面にて、「メールアドレス」の［
編集の可否］をクリックして［編集の可否］設定画面を開きます
- 「入力」では［（編集可）］を、「確認」では［（閲覧のみ）］を選択します
- ［適用して閉じる］をクリックして［編集の可否］設定画面を閉じます
- 同様に「メール件名」においても、［編集の可否］をクリックして「メール件名」の［編集の可否］設定画面を開き、同じく「入力」では［（編集可）］を、「確認」では［（閲覧のみ）］を選択した上で［適用して閉じる］をクリックして設定画面を閉じます
ワークフロー図のタブをクリックして画面を切り替え、「入力」タスク、「確認」タスクそれぞれの設定ダイアログで各データ項目の［編集の可否］が次のようになっていればOKです
| データ項目 | 入力 | 確認 |
| 件名 | ［編集可］ | ［閲覧のみ］ |
| 名前 | ［編集可］ | ［閲覧のみ］ |
| メールアドレス | ［編集可］ | ［閲覧のみ］ |
| メール件名 | ［編集可］ | ［閲覧のみ］ |
| 場所 | ［編集可］ | ［閲覧のみ］ |
| 開始日時 | ［編集可］ | ［閲覧のみ］ |
| 終了日時 | ［編集可］ | ［閲覧のみ］ |
| 整形文 | ［非表示］ | ［編集可］ |
［メッセージ送信中間イベント（メール）］の設定
最後に、メールを送信する処理を行う、［メッセージ送信中間イベント（メール）］を設定しましょう。
- ［メッセージ送信中間イベント（メール）］の設定ダイアログを開いて各項目を次のように設定します
- ［工程名］：「メール送信」に変更
- ［To］：［参照を挿入する…］からデータ項目「メールアドレス」を選んで指定
- ［メールの件名］：［参照を挿入する…］からデータ項目「メール件名」を選んで指定
- ［本文（プレーンテキスト）］：［参照を挿入する…］からデータ項目「整形文」を選んで挿入
- ［適用して閉じる］を選択して［メッセージ送信中間イベント（メール）］の設定ダイアログを閉じます
これで完成です。アプリをリリースして動作を確かめてみましょう。
8章まで終了し、基本となる Questetra の基本的な導入方法とワークフローアプリの作成方法を学ぶことができました。ここまで学んだことを組み合わせることで、多くの頻出業務に対応するワークフローアプリを作成することができます。