ワークフローから kintone を活用する

本記事では kintoneに関する自動工程について説明します。

kintone は、サイボウズ社が提供しているクラウドデータベースサービスです。自社や部署ごとのニーズに合わせた業務データベースを、作成・運用できます。また、API を使って各種操作を行うこともでき、今回紹介する自動工程も API を用いています。

kintone について、詳しくは kintone の公式ヘルプページをご覧ください。

各自動工程について

kintone に関する自動工程には、「レコード検索」「ファイルダウンロード」「ファイルアップロード」「レコード追加」「レコード削除」「レコード取得」「レコード更新」があります。今回はそのうち、「レコード追加」「ファイルアップロード」「レコード更新」の3種を取り上げます。

まず、各工程について簡単に説明します。

kintone: レコード追加

kintone のアプリ（データベース）にレコード（業務データ）を追加します。追加したレコードの ID をデータ項目に保存できます。

kintone: ファイルアップロード

kintone にファイルをアップロードします。アップロード先は、レコード ID と添付ファイルフィールドのフィールドコード（kintone 側で設定）で指定します。

kintone: レコード更新

kintone アプリのレコードを更新します。更新するレコードのレコード ID をデータ項目で指定します。

なお、これらの自動工程を使用するには、kintone アプリで API トークンを生成し、Questetra の認証設定に保存しておく必要があります。以下に示す手順で設定してください。

kintone と Questetra の連携設定

まず、kintone アプリで API トークンを生成します。本記事のサンプルアプリで必要となる手順については後ほど説明しますが、API トークン生成についての一般的な手順は下記ページを参照してください。

APIトークンを生成する

Questetra の kintone 連携アイテムで「C1: API トークンを設定した認証設定」にある「設定はこちらから」ボタンを選択します。

次に、「追加」ボタンから「トークン直接指定」をドロップダウンリストから選択し、「名前」に適当な名前を、先ほど kintone のアプリで生成したトークンを「トークン」に入力し、「保存」します。

サンプルアプリの概要

このアプリは、作業予定と作業報告を管理するためのものです。作業データを kintone に保存することで、一覧で参照しやすい、検索しやすいといったメリットがあります。Questetra のタイマー機能を利用することで、作業予定日になったタイミングで作業報告の入力を促すことができます。

kintone 側の設定

1. kintone アプリを作成する

kintone ポータルのアプリブロックの「+」ボタンをクリックします。

本記事では、初めから作成するため、「はじめから作成（Create App from Scratch）」を選択します。

下表の各フィールドをフォームにドラッグアンドドロップし、フィールド名とフィールドコード、その他の設定を行います。

参考）フィールドコードの設定手順

フィールド名	フィールドタイプ	フィールドコード	その他の設定
作業概要	文字列（一行）/ Text	作業概要	「必須項目にする（Required field）」にチェックを入れます。
作業日	日付 / Date	作業日	「必須項目にする（Required field）」にチェックを入れます。 「レコード登録時の日付を初期値にする（Default to the record creation date.）」のチェックは外しておきます。
作業報告	文字（複数行） / Text area	作業報告
作業報告の添付資料	添付ファイル / Attachment	作業報告の添付資料
作業状況	ラジオボタン / Radio button	作業状況	「項目と順番（Options）」に「未実施」「実施済」の2項目を設定します。「初期値（Default Value）」は「未実施」を選択します。

2. API トークンを作成する

kintone と Questetra を連携するための API Token を作成します。アプリの設定画面の「設定（App Settings）」のタブを開き、「API トークン（API Token）」へと進みます。

「レコード参照（View records）」「レコード追加（Add records）」「レコード編集（Edit records）」にチェックを付け、「生成する（Generate）」をクリックし、下記３つの情報をメモしておきます。

• API トークン
• ドメイン（xxxxx.kintone.com または xxxxx.cybozu.com）
• アプリ ID（数字）

その後、忘れずに「保存（Save）」をクリックします。

次の画面で表示される「アプリを更新（Update App）」をクリックするのも忘れないようにしてください（クリックしないと API トークンが保存されません）。

Questetra 側の設定

アプリを作成し、ワークフロー図とデータ項目を下記のように設定します。

データ項目名	データ型	必須	「作業予定を入力」工程	「作業報告」工程	説明
件名	–	–	編集可	表示のみ	プロセスの件名です。
作業概要*	文字列型 （単一行）	○	編集可	表示のみ	「作業予定を入力」の工程で作業の概要を入力するためのデータ項目です。
作業日*	（年月日）	○	編集可	表示のみ	「作業予定を入力」の工程で作業日を入力するためのデータ項目です。
作業報告*	文字（複数行）	○	非表示	編集可	「作業報告」の工程で報告内容を入力するためのデータ項目です。
作業報告の添付資料	ファイル型	–	非表示	編集可	作業報告の添付資料をアップロードするためのデータ項目です。
レコードID*	文字（単一行）	○	非表示	表示のみ	「レコード追加」工程で追加したレコードの ID を保存します。

まず、「作業予定を入力」工程で作業概要と作業日を入力します。次の「レコード追加」工程 (「kintone: レコード追加」参照) で、kintone にレコードを作成します。

項目名	必須	説明
C1: API トークンを設定した認証設定*	○	kintone への接続に使用する 認証設定を指定します。設定の仕方は「kintone と Questetra の連携設定」を参照してください。
C2:ドメイン*	○	kintone のドメインを指定します。
C4:アプリ ID*	○	kintone のアプリ ID を指定します。
C5: レコード ID を保存する文字型データ項目	–	追加したレコードの ID を保存する文字型データ項目を指定します。今回は「レコード ID」を指定します。
C6F: フィールドコード_1	–	データ保存先の kintone アプリのフィールドコードを指定します。今回は作業概要を保存するフィールドのフィールドコード「作業概要」を入力します。
C6V: 新しい値_1	–	C6F: フィールドコード_1 で指定したフィールドに保存するデータの値を指定します。今回は、データ項目「作業概要」の EL 式を挿入します。
C7F: フィールドコード_2	–	データ保存先の kintone アプリのフィールドコードを指定します。今回は作業日を保存するフィールドのフィールドコード「作業日」を入力します。
C7V: 新しい値_2	–	C7F: フィールドコード_2 で指定したフィールドに保存するデータの値を指定します。今回は、データ項目「作業日」の EL 式を挿入します。

今回は、これ以降の設定項目は使用しません。

作業予定を kintone に保存したらタイマー中間イベントに進みます。

項目名	説明
データで指定された日時	次に進む日時をデータ項目で指定します。今回はこちらを選び、データ項目「作業日」を指定します。
式で指定された日時	次に進む日時を式で指定します。今回は使いません。

これで、予定された作業日までプロセスを待機させられます。

※関連マニュアル：「M223: 処理フロー途中で、自動的に一定時間スリープさせるように設定する」

作業日になったら、「作業報告」工程に進みます。この工程で作業報告の入力と資料の添付を行います。

「作業報告」工程が完了したら、次の「ファイルアップロード」工程  (「kintone: ファイルアップロード」参照) で添付ファイルをアップロードし、その次の「レコード更新」工程 (「kintone: レコード更新」参照) でレコードに作業報告を保存します。

項目名	必須	説明
C1: API トークンを設定した認証設定*	○	kintone への接続に使用する 認証設定を指定します。設定の仕方は「kintone と Questetra の連携設定」を参照してください。
C2:ドメイン*	○	kintone のドメインを指定します。
C4:アプリ ID*	○	kintone アプリの ID を指定します。
C5: レコード ID*	○	ファイルを添付するレコードの ID を指定します。今回は、「レコード ID」を指定します。
C6: 添付ファイルフィールドのフィールドコード*	○	ファイル添付先の kintone アプリのフィールドコードを指定します。今回は、フィールドコード「作業報告の添付資料」を入力します。
C7: アップロードするファイルが保存されているファイル型データ項目*	○	今回は、ファイル型データ項目「作業報告の添付資料」を指定します。

項目名	必須	説明
C1: API トークンを設定した認証設定*	○	kintone への接続に使用する 認証設定を指定します。設定の仕方は「kintone と Questetra の連携設定」を参照してください。
C2:ドメイン*	○	kintone のドメインを指定します。
C4:アプリ ID*	○	kintone アプリの ID を指定します。
C4:レコード ID*	○	更新するレコードの ID を指定します。今回は、「レコード ID」を指定します。
C6F: フィールドコード_1	–	データを更新する kintone アプリのフィールドコードを指定します。今回は作業報告を保存するフィールドのフィールドコード「作業報告」を入力します。
C6V: 新しい値_1	–	C6F: フィールドコード_1 で指定したフィールドに保存するデータの値を指定します。今回は、データ項目「作業報告」の EL 式を挿入します。
C7F: フィールドコード_2	–	データを更新する kintone アプリのフィールドコードを指定します。今回は作業状況を保存するフィールドのフィールドコード「作業状況」を入力します。
C7V: 新しい値_2	–	C7F: フィールドコード_2 で指定したフィールドに保存するデータの値を指定します。今回は、「実施済」と入力します。

今回は、これ以降の設定項目は使用しません。

実際にプロセスを開始して、kintone にレコードが追加され、そのレコードが更新されることを確認してください。

今回は以上です。