Questetra でマスタデータを管理するいくつかの方法

システム連携ネタでよくブログを書いている日下です。
※ちなみにこれまでの記事はこちら

今回は、システム連携も関係しますが、前回と同様に Questetra の活用方法に関するネタです。

 

Questetra が関わるマスタデータの管理、というのはよくあるテーマの1つです。

Questetra で、マスタデータの登録／変更／削除の際の承認フローを準備して、マスタデータの変更まで自動で行う、ということもありますし、Questetra では別で管理されているマスタデータの利用（参照）だけする、ということもあります。

そのマスタデータの保持方法としてはいくつかのパターンがあります。どういう方法があるのか、それぞれのメリット・デメリットを整理して、今後検討される際の材料にしてもらえればと考えてまとめました。

 

マスタデータのオリジナルを外部（Salesforce／kintone／Google Spreadsheet など）に保持するのかどうか、外部に保持する場合に内部にもコピーを保持するのかどうかによって、パターンが異なります。

• • パターン1：マスタデータのオリジナルを Questetra 外部に保持、参照は都度行う場合

• • パターン2：マスタデータのオリジナルを Questetra 外部に保持、定期的に Questetra 内部に同期して参照する場合

• • パターン3：マスタデータのオリジナルを Questetra 内部に保持する場合

2・マスタに関する複数のデータ項目を保持しやすい
・マスタデータを一覧しやすい（保持する先にもよる）・選択肢の変更がリアルタイムに反映されない
・定期的に同期されるよう作り込み要（API がある場合は Questetra アプリ内のスクリプトで対応できるのでボリューム小さ目）3・選択肢の変更がリアルタイムに反映される
・Questetra だけで実現可能・マスタに関する複数のデータ項目を保持するとなると工夫が必要
・マスタデータを一覧しづらい

パターン	メリット	デメリット
1	・選択肢の変更がリアルタイムに反映される ・マスタに関する複数のデータ項目を保持しやすい ・マスタデータを一覧しやすい（保持する先にもよる）	・選択肢を xml 形式で返すよう作り込みが必要（Questetra 外部で作り込み要、ボリューム少し大き目）

 

 

 

外部データの参照は、http アクセスして選択肢 xml を返してもらう形となります。
例えば、外部データを Google Spreadsheet で保持して、 Google Apps Script（GAS）で Web アプリを準備し、選択肢 xml を生成して返す、といった実現方法があります。

 

この方法によるサンプル Google Spreadsheet を以下に準備して公開しました。
Google Spreadsheet サンプル：世界の国のマスタデータ管理
またこのサンプル Google Spreadsheet に選択型データから HTTP アクセスする場合には以下の図のように下記 URL を指定してください。

 

また、このような Google Spreadsheet を作成するための GAS のサンプルコードは以下となります。

var SHEET_ID = "xxxxx"; //input Google Sheet id
var SHEET_NAME = "Sheet1"; //input Sheet name

function doGet(e) {
  return  receive_(e);
}

function doPost(e) {
  return  receive_(e);
}

function receive_(e) {

  var search_key = e.parameter['query'];
  if (search_key == undefined) {
    search_key = "";
  }

  var out = ContentService.createTextOutput(buildXml(search_key));
  Logger.log(out.getContent());

  return out;
}

function buildXml(search_key) {
  var sheet = SpreadsheetApp.openById(SHEET_ID).getSheetByName(SHEET_NAME)

  var startRow = 2;
  var numRows = sheet.getLastRow() - 1;
    
  var dataRange = sheet.getRange(startRow, 1, numRows, 2);
  var data = dataRange.getValues();
  var out_string = '';

  out_string += '\n';
  for ( var i = 0; i < data.length; ++i) { var row = data[i]; var select_value = row[0]; var select_display = row[1]; if ((search_key == "") || (select_display.indexOf(search_key) >= 0)) {
      out_string += '\n';
    }
  }
  out_string += '';
  Logger.log(out_string);

  return out_string;
}

GAS で Web アプリを準備する方法については、「Google Apps Script web アプリ」で検索すると多数の記事がヒットしますので、それらを参考にしてください。

 

 

Questetra から外部のサービスの API をたたいて、取得データ（たいていは JSON 形式）を「スクリプトタスク」で加工して取り込む形となります。また、そういった処理をアドオン化したものも準備しています。

外部データを Salesforce で保持する場合には以下の実現方法の記事を参考にしてください。
ブログ「Salesforce の顧客データを選択肢として使用する」
Google Spreadsheet の場合には以下のサンプルを参考にしてください。
ワークフローサンプル「第502話：ユラギを無くすには「マスター参照」でしょ！」
kintone の場合には以下のサンプルを参考にしてください。
ワークフローサンプル「第503話：ユラギを無くすには「マスター参照」でしょ！（kintone編）」

 

選択肢 xml ファイルを自作してアップロードすることも可能ですが、いちいちファイルを作るのは手間ですし、メンテナンス記録も残りません。アプリ化しておくととても楽です。

※選択肢 xml ファイルはシステム共通で保持するパターンと、あるアプリ専用で保持するパターンの2通りがあります。前者の場合には「サービスタスク（選択肢マスタ更新）」が使えますが、後者の場合はそれが使えませんのでアプリ化できません。ご留意ください。

 

様々な方法があり、それぞれに向き不向きがありますので、シーンに応じて使い分けてください。
もし、ご質問等がありましたら、お問い合わせフォームからご連絡ください。