選択した取引先の詳細を Microsoft Lists から取得する

Microsoft Lists のデータから選択肢マスタを作ると、ワークフローアプリの選択型データ項目で取引先を選べるようになります。ただし選べるのは取引先名だけで、その取引先の住所や担当営業といった情報はケースに残りません。

この記事では、選ばれた取引先の他の列を「Microsoft Lists: リストアイテム取得」で取り込み、ケースのデータ項目に自動入力する方法を紹介します。選択肢マスタの選択肢 ID がリストアイテム ID になっていることを利用します。

法人向け（Microsoft 365 でご利用の）Microsoft Lists のみが対象となります
あらかじめ Microsoft Lists の取引先データを選択肢として使用するの手順で、選択肢マスタ「取引先マスタ」を作成しておいてください

Microsoft Lists の各自動工程の概要、SharePoint サイトの URL・リストの名前・Lists フィールド名の調べ方は Microsoft Lists の取引先データをワークフローから追加・更新・削除するをご覧ください。Questetra BPM Suite と Microsoft Lists の連携設定（OAuth2 設定）は Microsoft 365 と Questetra の連携設定をご覧ください。

対象とするリスト

Microsoft Lists の取引先データを選択肢として使用すると同じ、SharePoint サイト内のリスト「Customers」を対象にします。

列名	フィールド名	列タイプ	用途
タイトル	`Title`	1 行テキスト	取引先名です。リスト作成時からある既定の列で、画面には「タイトル」と表示されますがフィールド名は `Title` です。選択肢マスタの表示ラベルに使っています
Address	`Address`	1 行テキスト	住所です
SalesRep	`SalesRep`	1 行テキスト	担当営業です
Status	`Status`	1 行テキスト	状態です（申請中 / 登録済）
Note	`Note`	複数行テキスト	備考です

列は半角英字の名前で作成してください（既定の「タイトル」列はそのまま使えます）。「Microsoft Lists: リストアイテム取得」に指定するのは、画面に表示される列名ではなく Lists 内部のフィールド名です。フィールド名は列を作成したときの名前から決まり、日本語で作成すると _x4f4f__x6240_（住所）のように、半角スペースを含む名前で作成すると _x0020_ を含む文字列になります。列の設定で変更できるのは画面に表示される［名前］だけで、フィールド名は作成時のまま変わりません。日本語の見出しにしたい場合は、英字の名前で作成してから［名前］を日本語に変更してください。既存の列のフィールド名は、Microsoft Lists: リストアイテム取得の［Notes］にある方法で確認できます。

「リストアイテム取得」は 1 件のリストアイテムを対象にするため、複数行テキストの列も取り込めます。選択肢マスタを作る「リストアイテム検索」は複数行テキストに対応していないので、備考のような列はこの記事の方法で取り込みます。

ワークフローアプリの設定

「Microsoft Lists: 取引先の詳細を自動入力」という名前でアプリを新規作成します。

ワークフロー図

工程は「取引先を選ぶ」（ヒューマンタスク・最初の工程）＞「取引先の詳細を取得」（Microsoft Lists: リストアイテム取得）＞「詳細を確認」（ヒューマンタスク）の順に並びます。

「Microsoft Lists: リストアイテム取得」は自動処理タスクのグループにあります。「Microsoft Lists: リストアイテム検索」と間違えないよう注意してください。

「取引先の詳細を取得」のプロパティでは、［処理失敗時に、トークンをエラー境界イベントに移動］をオンにしておきます。工程にエラー境界イベントが追加されるので、終了イベントを追加してフローをつないでおきます。

データ項目の設定

データ項目名	データ型	「取引先を選ぶ」工程	「詳細を確認」工程	説明
件名	–	編集可	表示のみ	ケースの件名です。
取引先	選択 (セレクトボックス)	編集可	表示のみ	選択肢マスタ「取引先マスタ」から選びます。選択肢 ID がリストアイテム ID です。
住所	文字 (単一行)	表示なし	表示のみ	`Address` 列の値が入ります。
担当営業	文字 (単一行)	表示なし	表示のみ	`SalesRep` 列の値が入ります。
備考	文字 (複数行)	表示なし	表示のみ	`Note` 列の値が入ります。複数行テキストは文字 (複数行) にのみ保存できます。

「取引先」には詳細な設定が必要です。［編集］から設定画面を開き、［選択肢種別］を［選択肢マスタ（アプリ共有アドオン）］に変更し、登録した「取引先マスタ」を指定します。

［選択肢マスタ（アドオン）］は登録したアプリからのみ参照できます。この記事のように別のアプリから参照する場合は、Microsoft Lists の取引先データを選択肢として使用するの「選択肢マスタ更新」で［選択肢マスタ（アプリ共有アドオン）］を選んでおく必要があります。

フォームタイプは、セレクトボックス・ラジオボタン・検索セレクトボックスのいずれか（単一選択）にします。チェックボックスは「リストアイテム取得」の対象に指定できません。

「取引先の詳細を取得」（Microsoft Lists: リストアイテム取得）の設定

項目名	必須	説明
C1: OAuth2 設定	○	Microsoft Lists への接続に使用する HTTP 認証設定名を指定します。指定する名前の認証設定であらかじめ OAuth2 トークンを取得しておく必要があります。
C2: SharePoint サイトの URL	○	「Customers」リストがある SharePoint サイトの URL を指定します。リストの URL のうち `/Lists` より前の部分です。書式は Microsoft Lists: リストアイテム取得の［Notes］をご覧ください。
C3: リストの名前	○	`Customers` と入力します。
C4: リストアイテム ID	○	データ項目「取引先」を選択して指定します。選択された選択肢 ID（＝リストアイテム ID）が対象になります。
C-K1: 列 1 の Lists フィールド名 / C-V1: 列 1 の値を保存するデータ項目	–	`Address` / データ項目「住所」を選択して指定します。
C-K2: 列 2 の Lists フィールド名 / C-V2: 列 2 の値を保存するデータ項目	–	`SalesRep` / データ項目「担当営業」を選択して指定します。
C-K3: 列 3 の Lists フィールド名 / C-V3: 列 3 の値を保存するデータ項目	–	`Note` / データ項目「備考」を選択して指定します。