Questetra のワークフロー基盤に登録されているユーザは、［組織］に所属し、必要に応じて［役職］が付与されています。この記事では、［スイムレーン］の［処理担当者設定］にて［組織］と［役職］を組み合わせて処理担当候補者を指定する方法について説明します。
1. 組織を直接指定し役職でメンバを指名する
［処理担当者設定］にて組織を指定した場合、指定組織に所属するメンバが処理担当候補となります。さらに［役職］の指定を加えると、所属メンバからさらに対象を絞り込めます。
［役職］の指定には以下の種類があります。
- 指定しない：［役職］欄を空白にすることで、全ての所属メンバが対象となります
- （役職なし）：所属メンバで［役職］を付与されていないメンバ全てが対象となります
- （役職あり）：所属メンバでいずれかの［役職］を付与されているメンバ全てが対象となります
- 固定の役職名：指定された［役職名］の［役職］が付与されているメンバが対象となります
下図の組織構成で「01：経理部に直接所属するメンバ」を対象とした場合、処理担当候補は［役職］の設定ごとに以下のようになります。
| ［役職］の設定 | 処理担当候補 |
|---|---|
| 指定しない | スマトラ、ガラパゴス、ハワイ、ソロモン、オアフ |
| （役職なし） | ソロモン、オアフ |
| （役職あり） | スマトラ、ガラパゴス、ハワイ |
| 部長 | スマトラ |
| 部長補佐 | ガラパゴス、ハワイ |
| 課長 | （候補者無し。タスクはエラータスクとなる） |
2. 相対的に組織を指定し役職でメンバを指名する
複数のスイムレーンで構成されるワークフローでは、他のスイムレーンを参照して相対的な処理担当者設定を行うことができます。上流タスクを処理したユーザの所属組織のメンバや、その親組織などのメンバを［役職］により絞り込み、下流タスクが設置されているスイムレーンの処理担当者候補として指定します。
以下に示すワークフローアプリを例に、［処理担当者設定］の方法を説明します。このアプリでは、「申請者が申請を行い、直属の上司が承認を行う」という業務ルールを具体化しています（不承認時の処理は省略しています）。このルールに従い、「申請者の直属の上司が承認する」という条件を満たすように「上司」スイムレーンを設定します。
対象とする組織の構成は下図のものと想定します。
a. 同じ組織のメンバを役職で指名する
ユーザが「申請する」タスクを完了した時点で、そのユーザの所属組織が「申請者」スイムレーンの処理担当組織として確定します。「上司」スイムレーンの設定は、処理担当組織のメンバが［役職あり］で絞り込まれ、「承認する」タスクの処理担当者候補に指定されるようにします。
上の組織図では、この設定により営業1課の「伊藤六郎」が申請した場合の承認タスクは「山田冬子」に、2課の「中村春子」が申請した場合は「佐藤四郎」に割り当てられます。
b. 親組織のメンバを役職で指名する
a. の設定では、営業1課の「山田冬子」が申請した場合、課内で唯一の課長である「山田冬子」自身に承認タスクが割り当てられてしまいます。これは「直属の上司が承認する」というルールに反しています。
「山田冬子」の直属の上司が誰であるかを組織図から確認しましょう。営業1課の上位組織（親組織）は「営業部」であり、「営業部」の部長である「クエス太郎」が「山田冬子」の直属の上司です。
「処理担当組織の親組織」のように、組織の枠を超えて処理担当者を指定する場合は以下の部分を変更します。
- ［このスイムレーンのタスクを処理したユーザと同じ組織のメンバ］の部分を［このスイムレーンのタスクを処理したユーザの親組織のメンバ］
これで、親組織である「営業部」の部長に承認タスクが割り当てられます。
このように、「処理担当者設定」においては、個別ユーザや組織メンバを直接指名するだけでなく、組織の構造や組織内での役職に基づいて処理担当候補者を設定することが可能です。さらに、異なる設定を適用したスイムレーンを組み合わせることにより、業務プロセスの柔軟性を高め、効率的な業務設計を実現できます。
Appendix：役職によって経路を分ける
a. b. のように異なる処理担当者の設定が必要となる申請者に対応するには、1つの方法として「一般社員申請用アプリ」と「課長申請用アプリ」を別々に管理する方法があります。
一方で以下のように分岐設定を施すと、1つのアプリで一般社員と課長のどちらが申請した場合でも、承認タスクが適切な処理担当者に自動で割り当てられる仕組みを実現できます。
「上司」スイムレーンの代わりに、設定 a. を適用した「課長」スイムレーンと設定 b. を適用した「部長」スイムレーンを設けます。これらのスイムレーンにはそれぞれ「課長承認」タスクと「部長承認」タスクを配置します。「申請」タスクの直後には分岐ゲートウェイを設置し、そこから「課長承認」タスクと「部長承認」タスクに分岐する経路を作ります。
分岐条件では、組織メンバの［役職］を判定基準にします。「課長」スイムレーンへの経路は以下の条件で設定します：
プロセス開始ユーザ 右の組織に所属 プロセス開始組織 （役職なし）一方、「部長」スイムレーンへの経路は以下の条件で設定します：
プロセス開始ユーザ 右の組織に所属 プロセス開始組織 （役職あり）この設定により、申請者の役職の有無を基に自動で適切な承認フローが選択されるようになります。
