Questetra BPM Suite には、業務タスクやプロセスの完了数をグラフで表示し、成果の分析に役立つ集計機能があります。標準で用意された処理履歴のグラフやリストを確認することに加え、独自のグラフにカスタマイズすることも可能です。完了した案件や月ごとの成果がすぐに確認できるため、業務の振り返りや分析に役立ちます。
ここでは、分析に有効な集計機能と、その実行手順について解説します。
1. 2つの集計機能
Questetra には大きく2つの集計機能があります。
- 標準セットの集計機能
- ［あなたの成果］：主に自分が担当したタスクを集計します
- ［みんなの成果］：組織全体のプロセスを中心に集計します
- ［ヒートマップ］：業務の停滞（ボトルネック）が発生している箇所を視覚化します（※「ヒートマップ」については別の記事にて解説予定です）
- ［その他のグラフ］によるカスタマイズ集計
1-1. 標準セットの集計機能
［あなたの成果］
ログインユーザ本人が関与したすべてのアプリのタスクを集計・表示する機能で、自分が行った業務の確認や分析に活用できます。
- アプリ別処理件数（円グラフ）
- 処理したタスクの件数がアプリごとにまとめられ、多い順に並んでいます
- 月別終了タスク数（棒グラフ）
- 処理したタスクの件数が、月別の棒グラフにまとめられています
- ［すべてのアプリ］プルダウンメニューか円グラフでアプリを選択すると、選択したアプリの月別タスク件数に切り替わります
- 完了タスク一覧
- 処理したタスクが、リストになって表示されています
- アプリを選択すると、当該アプリにおいて、処理したタスクの一覧に切り替わります
- 棒グラフから月を選択することで、選択した月に処理したタスクへと絞り込むことが可能です
- 虫眼鏡マークをクリックすると、プロセスの詳細を確認することも可能です
具体的な活用シーンについては、以下の記事を参照してください。
関連記事
・M112: 自分の処理履歴を業務別に確認する
・M113: 自分の処理履歴を月別に確認する（月次推移）
［みんなの成果］
各アプリと終了した全プロセスの実行データを、組織全体の視点で集計・可視化する機能です。
- 終了プロセス数の推移（棒グラフ）
- 終了したプロセス数を月別に累積し、一年を通しての業務の増減を可視化しています
- 全処理時間（平均）の推移（折れ線グラフ）
- 棒グラフのプロセス数と合わせて分析することにより、各月の作業効率の良し悪しを把握することが可能です
- 終了プロセス一覧
- 終了したプロセスが、リストになって表示されています
- 棒グラフで月を選択すると、その月内で終了したプロセス一覧に切り替わります
具体的な活用シーンについては、以下の記事を参照してください。
関連記事
・M114: 全工程を終了した案件の集計グラフを確認する（月別／業務別）
・M115: 全工程を終了した案件の実績データから各工程の問題点を発見する
・「あなたの成果」と「みんなの成果」の違いは？
1-2. ［その他のグラフ］によるカスタマイズ集計
特定のアプリや期間の絞り込みだけでなく、詳細な検索条件を組み合わせて、独自のタスク／プロセス集計グラフを作成できる機能です。標準セットにはない視点で、業務データの分析が可能です。
［その他のグラフ］［新規作成］からオリジナル集計
- ［新規作成］クリックします
- ［選択してください］より集計したいアプリを選択します。例えば「コミュニティ投稿」というアプリを選択したとすると、その終了プロセスの推移を示す折れ線グラフが表示されます。
- 上部の［フィルタ］や［設定］アイコンから条件をカスタマイズし、最後に［このグラフに名前をつけて保存］で保存します。
３つのアイコン
- ［フィルタ］
- ［検索条件の追加］により、データ項目で絞り込み、例えば下記のような集計が可能です
- ［開始組織］から自分の所属する部署に限定して表示します
- ブログ記事から英訳をした記事のプロセスを抽出してグラフ化します
- ［設定］
- 集計単位（月単位から日単位へ）や、グラフの種類（折れ線グラフから棒グラフへ）などを変更できます
- ［このグラフに名前をつけて保存］
- 名前をつける際に、このグラフをどこまで公開するかの範囲を指定することができます
［その他のグラフ］のリストにあるグラフ
- 自分がカスタマイズしたグラフ
- ［このグラフに名前をつけて保存］により保存されたグラフが表示されます
- リストに自作以外のグラフがある場合
- 他ユーザがグラフを保存する際に、公開範囲を広げたときに表示されます
- そのリストが［データ閲覧権限］が付与されたアプリの場合は、3つのアイコンが表示され、さらにカスタマイズが可能です
利用シーンの例：1件あたりの「平均対応時間」可視化による業務改善
業務の「安定性」を把握するため、運用データを用いた分析例を紹介します。ここでは、業務アプリ「問合せ引き合い」から分析用グラフを作成する手順を見ていきます。
- ［新規作成］からアプリ「問合せ引き合い」を選択し、基本の集計グラフを表示します。表示された3つのアイコンのうち［設定］をクリックします
- 設定画面から、「プロセス数」を「対応時間」へ変更し、「合計」が選択されていたラジオボタンを「平均」に変更した上で、適用します。これにより、1件の問い合わせ対応に要した時間の推移が可視化されます。
- 上記のように設定を変更することで、以下のような分析が可能になります
- 現場の安定性の確認：グラフから「最近は対応時間が短く安定している」など傾向を読み取ることができます
- 問題の早期発見：対応時間が急増していないかなど、対応に問題が発生していないかを確認するのに役立ちます
- カスタマイズした状態を維持したい場合は、3つのアイコンの右端［このグラフに名前をつけて保存］を実行します
- 名前が［その他のグラフ］のリストに表示されました。次回からは設定の手間なく、常に最新の「平均対応時間」から業務成果を確認・分析できるようになります
関連記事
・グラフによって、フィルターや設定ができたりできなかったりは、なぜですか？
2. まとめ
この記事では、業務の成果分析に役立つ集計機能について解説しました。
- 集計には大きく2つの機能があり、［あなたの成果］［みんなの成果］の絞り込みでさらに詳細な確認が可能です
- ［その他のグラフ］の新規作成により、用途に合わせたカスタマイズ集計が可能です
- 他ユーザの公開グラフも参考にし、分析を深めることができます
紹介した集計機能を活用して、日ごろから成果を確認する習慣を身につけましょう。