Questetra BPM Suite には、業務タスクやプロセスの完了数をグラフで表示し、成果の分析に役立つ集計機能があります。標準で用意された処理履歴のグラフやリストを確認することに加え、独自のグラフにカスタマイズすることも可能です。忙しい方にとっても、完了した案件や月ごとの成果がすぐに確認できて便利です。
ここでは、分析に有効な集計機能と、その実行手順についてご紹介します。
2つの集計機能
集計には大きく2つの機能があります。
- 予めメニューにある集計
- ［あなたの成果］
- ［みんなの成果］
- グラフ作成機能によるカスタマイズ集計
- ［その他のグラフ］の新規作成
予めメニューにある集計
［あなたの成果］は、主に自分が担当したタスクを集計しています。一方、［みんなの成果］は、会社全体のプロセスを中心に集計しています。
- ［あなたの成果］
自分が関係した業務の確認や分析をしたいときには、［あなたの成果］に搭載された集計を参考にします- アプリ別処理件数（円グラフ）
処理したタスクの件数がアプリごとにまとめられ、多い順に並んでいます - 月別終了タスク数（棒グラフ）
処理したタスクの件数が、月別の棒グラフにまとめられています。［すべてのアプリ］プルダウンメニューか円グラフでアプリを選択すると、選択したアプリの月別タスク件数に切り替わります - 終了タスク一覧
終了したタスクが、リストになって表示されています。こちらもアプリを選択すると、そのアプリで終了したタスクの一覧に切り替わります。そのまま棒グラフから月を選択すると、選択した月に終了したタスクにさらに絞り込まれます
- アプリ別処理件数（円グラフ）
以下の記事にて具体的な活用シーンを紹介しています。
関連記事
・マニュアル：M112: 自分の処理履歴を業務別に確認する
・マニュアル：M113: 自分の処理履歴を月別に確認する（月次推移）
- ［みんなの成果］
会社全体の実績やその内容を確認したい場合には、［みんなの成果］に搭載された集計を参考にします- 終了プロセス数の推移（棒グラフ）
終了したプロセス数を月別に累積し、一年を通しての業務の増減を可視化しています - 全処理時間（平均）の推移（折れ線グラフ）
棒グラフのプロセス数と合わせて分析することにより、各月の作業効率の良し悪しを把握することができます - 終了プロセス一覧
終了したプロセスが、リストになって表示されています。棒グラフで月を選択すると、その月内で終了したプロセス一覧に切り替わります
- 終了プロセス数の推移（棒グラフ）
具体的な活用シーンを以下の記事、特にM115にて紹介しています。
関連記事
・マニュアル：M114: 全工程を終了した案件の集計グラフを確認する（月別／業務別）
・マニュアル：M115: 全工程を終了した案件の実績データから各工程の問題点を発見する
・コミュニティ: 「あなたの成果」と「みんなの成果」の違いは？
グラフ作成機能でカスタマイズ集計
アプリを選択して絞り込むだけでなく、［検索条件の追加］により、より細かい条件でカスタマイズが可能です
- ［その他のグラフ］［新規作成］からオリジナル集計
- ［新規作成］クリックします
2. ［選択してください］より集計したいアプリを選択します。
「ブログ記事投稿」というアプリを選択、終了プロセスの推移を示すグラフが表示されます。
3. 上のアイコン［フィルタ］［設定］［このグラフに名前をつけて保存］からカスタマイズします。
- ３つのアイコン
- ［フィルタ］
［検索条件の追加］により、データ項目で絞り込んだ集計が可能です。例えば、［開始組織］から自分の所属する部署に限定して表示したり、ブログ記事から英訳をした記事のプロセスを抽出してグラフ化できます。
- ［フィルタ］
- ［設定］
月単位から日単位へ、折れ線グラフから棒グラフへ、などに変更できます - ［このグラフに名前をつけて保存］
名前をつける際に、このグラフをどこまで公開するかの範囲を指定することができます。保存すると、［その他のグラフ］トップのリストに表示されます
- ［その他のグラフ］のリストにあるグラフ
- 自分がカスタマイズしたグラフ
［このグラフに名前をつけて保存］により保存されたグラフです - リストに自作以外のグラフがある場合
他ユーザがグラフを保存する際に、公開範囲を広げたときに表示されます。そのリストが［データ閲覧権限］が付与されたアプリの場合は、3つのアイコンが表示され、さらにカスタマイズが可能です。
一例を見てみます。
- 自分がカスタマイズしたグラフ
他ユーザが作成したグラフ「問合せ引き合い数」を開き、表示された3つのアイコンを確認。［設定］より、カスタマイズします。
設定画面から、「プロセス数」を「対応時間」へ変更し、「合計」が選択されていたラジオボタンを「平均」に変更した上で、適用します。これにより、1件の問い合わせの対応にかかる時間が分かるようになります。
先ほどとは異なるグラフが表示されました。最近は対応時間が短く、安定しているのが見て取れます。
このグラフは、対応に問題が発生しているかどうかなどを確認するのに役立ちそうです。
3つのアイコンの右端［このグラフに名前をつけて保存］を実行します。
名前が［その他のグラフ］のリストに表示されました。次回からは、設定することなく情報が得られます。
関連記事
・コミュニティ: グラフによって、フィルターや設定ができたりできなかったりは、なぜですか？
まとめ
- 集計には大きく2つの機能がある
- ［あなたの成果］［みんなの成果］の絞り込みでさらに活用
- ［その他のグラフ］新規作成で、カスタマイズ集計
- 他ユーザの公開グラフも参考に、分析を深める
紹介した集計機能を活用して、日ごろから成果を確認する習慣を身につけましょう。