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Advanced エディションで使用できるアプリです

貸し出し管理プロセス

会社所有物品の社員への貸出・返却を記録管理します。貸し出し希望者が〔1.貸出希望を登録〕の工程で物品を登録すると管理者が承認/記録し、物品の貸し出しが申請者にメール通知されます。返却予定は年月で管理され、返却予定月にはメールで貸し出し終了が自動的に通知されます。

イベント受付フロー

イベントへの参加申し込みを受け付け、対応します。公開されている Web フォームに入力があると、自動的に開始されます。〔1.確認/受付完了メール作成〕の工程で申し込み内容を確認後、受付完了メールが自動送信されます。その後のやり取りは、〔2.対応の記録〕の工程で入力されますが、特定の処理が必要な場合は、独立した工程を定義してください。

作業依頼フロー

作業依頼と完了報告を記録・管理します。依頼者は〔1.依頼作業の入力〕の工程で依頼先を指名し、作業内容や完了希望日などを入力します。指名を受けた社員は、依頼作業を実施し、〔2.再確認/完了報告〕の工程にて完了を報告します。対応状況がわかる、記録が残り、実績がわかる、依頼を可視化できる、といったメリットがあります。

契約ワークフロー

契約書案の登録から、押印郵送までを管理します。契約書案が登録されると、上司および法務による承認を経て、〔4.先方の合意を得る〕の工程に進みます。合意後、上司確認後に〔6.サイン押印郵送〕の工程に進み、郵送されます。なお、定型の契約書であるなど状況に応じて上司や法務の承認をスキップすることもできます。

問い合わせ対応フロー

顧客からの問い合わせを受け付け、回答します。Web フォームやメールで問い合わせを受け付けると自動的に回答テンプレートが準備されます。〔1.回答引受/回答文作成〕の工程でサポート担当者は回答文を作成し回答するか、必要であれば助言や翻訳の依頼を選択します。〔2.回答文作成〕の工程で最終回答ができなければ、一次回答を送信後に〔3.最終回答文作成〕の工程に回ります。

外注契約フロー

外注先と委託契約を締結するためのフローです。〔1.委託範囲と委託予定先を登録する〕の工程で委託情報が登録されると、総務部での契約書案作成と、経理部での過去の取引記録の確認に処理が分流します。必要に応じて、与信設定やセキュリティ調査を行い、担当役員により〔4.外注承認〕の工程が処理されます。

製品デモ対応フロー

製品デモ依頼を受け付けて、デモを実施します。Web フォームやメールでの申し込みによって開始されると、〔1.デモ担当の決定〕工程で担当者が割り当てられます。担当者がデモ日程を決定すると、Google カレンダーに自動的に登録されます。製品デモが完了後、担当者は〔3.デモ実施報告〕の工程で報告し、上司は〔4.状況確認〕の工程で確認します。

SLA申請対応フロー

SLA(品質保証制度)に基づく減額請求を顧客から受け付け、サービスクレジットを発行します。公開 Web フォームから申請があるとワークフローが開始され、〔2.ダウンタイム等の確認〕の工程でサービス運用担当が実績を確認します。SLA を満たしていない場合、サービスクレジットが発行され、メール回答します。

マンガ制作フロー

原作シナリオを元に、ラフ・下書き・仕上げの段階を経て、マンガが制作されます。各段階で、制作者は成果物を作成し、依頼者が確認します。工程を移動するたびに、制作状況(ステータス)が記録されます。マンガだけでなく、様々な制作系フローに転用できます。

ブログ執筆投稿フロー

ブログ記事の草稿が登録され、校正・投稿します。〔1.草稿執筆〕の工程でブログ草稿が登録されると関係者にメール通知されます。公開担当者が、草稿を校正し記事を公開(予約)すると、社内にメール通知されます。原稿の書き直しや修正を依頼したり(差し戻し)、却下(ボツ)することもできます。

単純作業のマルチタスクオペレーション化

清掃作業と清掃点検作業が実施されます。〔2.清掃の実施〕や〔3.清掃完了点検〕に仕事が発生すれば、対処可能な人が対応します。分業制の下では「手待ち時間」が許容されていたのに対して、従業員の多能工化を通じた生産性向上が図られます。

人事評価プロセス

人事評価を行い、数値として記録します。毎月末に自動起動し、〔1.自己評価の記入〕の工程で本人が項目ごとに自己評価を入力します。入力された数値は、評価軸ごとに重みづけされた総合評価として即座に自動表示されます。上司・役員が評価を入力した後、フィードバックを確認します。

日次報告フロー

毎朝、自動起動し、日々の業務報告を行います。〔1.日報記入〕の工程が処理されると〔2.日報の確認〕の工程で上司が内容を確認します。コメントがある場合は報告者へメール送信されますが、報告内容の修正等が必要な場合は〔1x.差し戻し対応〕の工程に差し戻されます。第一工程が締め切り日時までに処理されなかった場合は、「未報告」として自動終了されます。

物品購入依頼フロー

購入依頼申請から発注・納品、支払いまでを管理します。〔2.購買判断〕の工程で購買が承認されると発注手続きへ進みます。発注後、振込処理が必要な場合は、〔4.納品確認〕の工程と並行して、〔5.振込手続〕の工程に進みます。「発注処理待ち」「納品待ち」などステータスが管理され、進捗状況を確認することができます。

顧客マスタ同期プロセス

Google スプレッドシートで管理されている「顧客マスタ」を自動的に同期します。毎日深夜 1:00 に自動開始され、Google スプレッドシートに API 接続して、「顧客リスト」を取得します。取得した顧客リストは、整形され、ワークフロー基盤の「顧客マスタ(選択肢 XML)」として更新されます。人による手動開始やリストのチェックにも対応します。