第２章　ワークフローアプリの使い方を体験する

ワークフローアプリを作成する前に、Questetra BPM Suiteで作られたアプリがどのように動作するのかを体験してみましょう。

まずは、Questetra BPM Suiteのワークフロー基盤にログインします。そして予め用意されているアプリ「作業依頼フロー」を使いながら、アプリの開始方法と、タスクの処理方法を学びましょう。

ワークフロー基盤にログインしよう

ワークフローアプリを動かすために、まずは Questetra BPM Suite （以降、Questetra）のあなたのワークフロー基盤にログインしましょう。

ウェブブラウザで、Questetra のあなたのワークフロー基盤へのログインページ（URLは、ご利用のワークフロー基盤によって異なります）へ行き、ご登録の［メールアドレス］と［パスワード］にてログインして下さい。

Questetra をご利用でない方、チュートリアル用にワークフロー基盤を用意したい方は、60日間無料で利用できる無料トライアルにサインアップください。

Questetra にログインすると、次のような画面が表示されます。

Qustetra BPM Suite の画面は、大きく分けると次のように構成されています。

メニューバー：［ワークフロー］、［オープンチャット］など、操作する機能のカテゴリを切り替えるエリアです。
サイドメニュー：メニューバーで選択した項目のサブメニューが表示されるエリアです。（画面は［アプリ設定］の場合）
メインコンテンツ：サブメニューで選択した項目の操作内容が表示されます。タスクに関する処理やワークフローアプリの編集を実際に行うエリアです。

それでは、Questetra でワークフローアプリを使ってみましょう。

サンプルアプリ「作業依頼フロー」の概要

Questetra には、サンプルのワークフローアプリ「作業依頼フロー」が用意されているので使ってみましょう。このアプリを通して、Questetra でアプリを使う際の基本的な流れを理解することができます。

ワークフロー基盤にログインすると、《ユーザ名》がメニューバーの右側に表示されます。クリックしてプルダウンメニューを開き、［アプリ設定］を選択しましょう。

メインコンテンツにいくつかのワークフローアプリのサムネイルとアプリ名の一覧が表示されます。サムネイルもしくは一覧の中に「作業依頼フロー」が表示されているので、「作業依頼フロー」をクリックして、アプリの詳細画面に移動してください。

ページ中ほどに、下記の図が表示されます。

この図をワークフロー図と呼び、業務の流れや各工程のつながりを表しています。ワークフロー図には様々なアイコンが配置されますが、このワークフロー図に表示されているアイコンはそれぞれ次のような意味があります。

	開始イベント	プロセスの起点です。
	終了イベント	プロセスの終点です。
	タスク	人が処理する必要がある工程です（システムにより自動処理される工程には別のアイコンが使われます）。
	スイムレーン	同じ役割を持つユーザによって行うタスクをまとめたものです。例えば、「作業依頼フロー」のワークフロー図では、依頼元ユーザが処理するタスクを上段のスイムレーンに、依頼先ユーザが処理するタスクを下段に配置しています。

では、この図で表されたワークフローのプロセスがどのように進み、工程が移っていくのかをワークフローアプリを動かしながら見てみましょう。

「作業依頼フロー」を開始する

メニューバーの［ワークフロー］タブを押し、サイドメニューの「プロセスを開始する」の下にある［新規開始］を押して下さい。

すると、現在利用できるワークフローアプリの一覧が表示されます。今回は、この一覧にある、作業を依頼するためのワークフローアプリ「作業依頼フロー」を操作していきます。「作業依頼フロー」とアプリ名が書かれた左隣にある［開始と最初の工程の処理］ボタンをクリックしてください。

これでワークフロー図に従って、「作業依頼フロー」の1 つ目のタスクである「1. 依頼作業の入力」が開始され、次のようなタスク処理フォームが開きます。

タスク処理フォームとは、ヒューマンタスクにおいて、処理担当者として割り当てられたユーザがデータを入力、確認するためのフォームです。

「1. 依頼作業の入力」の処理フォームには、「件名」など変更、入力できる箇所がいくつかありますが、とりあえずは必須である「依頼先」だけ設定しましょう。

通常であれば作業を依頼したい方を指定するのですが、まずはワークフローアプリの処理の流れを体験いただくため、《あなた》を指定しましょう。

［ search 検索］、［mood 自分を選択］、［account_tree 組織ツリーから選択］のどの方法でも登録されている《あなた》の名前のみが表示されるので、いずれかの方法で《あなた》を依頼先として指定します。

依頼先が指定できたら、ページ下部の［「1. 依頼内容の入力」処理完了］をクリックしてください。

「このタスクの処理を完了しますか？」というダイアログが表示されますので、［OK］をクリックします。これでワークフロー図の最初のタスクが終了です。

「作業依頼フロー」の処理を進める

次のタスク［2. 再確認／完了報告］を担当するのは、［依頼先］に指定された人となるように「作業依頼フロー」アプリで設定されているので、今回は《あなた》自身となります。

先ほど依頼したタスクが届いてあなたにタスクが割り当てられると、サイドメニューに［マイタスク(1)］と表示されます。

まだ届いていない場合は、しばらく待つと表示されますが、ここではサイドメニューの［マイタスク］をクリックするか、もしくはメニューバーにある［ワークフロー］をクリックしてみましょう。

サイドメニューの［マイタスク］をクリックすると、割り当てられてられたタスクの一覧が表示されます。まずは、処理したプロセスの詳細を確認しましょう。「作業依頼フロー」と書かれている左側の［詳細］ボタンをクリックしましょう。

すると、このような画面が表示されます。

プロセス詳細の画面に記載されている情報

［関連する会話］：このプロセスに関連するチャット
［処理中の工程］：処理待ちとなっているタスク
［処理記録］：処理されたタスクの処理担当者や処理時刻等
［データ］：入力されているデータの内容
［状態］：このプロセスが現在どのタスクの処理中でどのような経路で処理されてきたか

では、［状態］の内容を見てみましょう。［状態］は、［詳細］画面の最下部に記載されています。

ワークフロー図の「1. 依頼作業の入力」タスクと「2.再確認／完了報告」タスクの右下に四角いアイコンが、「2.再確認／完了報告」タスクの左肩にオレンジの小さな丸がワークフロー図に表示されており、また一部の矢印が赤くなっています。

四角の中に人のシルエットが書いてあるアイコンは、そのタスクの直近の担当者を示しています。このように表示されるので、各アカウントにはわかりやすいアイコンを設定しておくのが実用的でしょう。

オレンジの小さな丸は、トークンと呼ばれるもので、どのタスクまで業務が進んでいるかを示しています。トークンが終了イベントに到達するとプロセスは終了、すなわち一連の業務が完了したことになります。

矢印はフローと呼ばれ、工程間の流れを表しています。赤くなったフローは、トークンが通ってきた道を表しています。

では、業務の進捗を確認したので作業を進めていきましょう。［詳細］の［処理中の工程］もしくは［処理記録］に処理待ちのタスクが記載されているので、「2. 再確認／完了報告」の下にある［処理］ボタンをクリック、タスク「2. 再確認／完了報告」の処理に入ってください。

完了報告などを書ける欄もありますが、今回は練習なので何も書きません。

フォーム下部に［再確認］と［完了］のボタンがありますが、今回は［再確認］を選んでください。ワークフロー図によれば、これで依頼元にタスクが戻されるはずです。

先ほどと同じように、［マイタスク］にタスク［1x. 再確認への対応］が届いています。［詳細］ボタンからワークフロー図を確認すると、依頼先が OK を出すまで延々と差し戻されるような設計になっていますね。

流れがわかったところで、先に進みましょう。［処理中の工程］と［処理記録］に表示されている、「1x. 再確認への対応」タスクの［処理］ボタンからタスクの処理フォームを開いて下さい。フォームが開いたら、最下部の［「1x. 再確認への対応」処理完了］をクリックしてください。これでまた依頼先にトークンが移ります。

サイドメニューの［マイタスク］もしくはメニューバーにある［ワークフロー］をクリックすると、またタスクが届いています。［処理］ボタンから処理しましょう。先ほどと同じですが、今度は差し戻さずに「完了」を選択してください。