Questetra BPM Suite をご利用いただきありがとうございます。
このチュートリアルは、Questetra BPM Suiteを導入しようとしている方、Questetra BPM Suite でワークフローアプリを初めて作成する方を対象としています。
本チュートリアルでは、Questetra BPM Suite に実際に触れながら操作方法と機能を段階的に学んでいただきます。また、実際の業務での Questetra BPM Suite の運用方法についても紹介します。
第1章では、チュートリアルの全体像を紹介します。Questetra BPM Suite の概要とその利点について解説した後、ワークフローアプリを利用開始するまでの大まかな手順や機能の概要を、各章の内容と関連づけながらご案内します。
Questetra BPM Suite とは
Questetra BPM Suite （以降、Questetra ）は、あらゆるワークフローを作成・実行できるプラットフォームです。業務ルールを「ワークフローアプリケーション（ワークフローアプリ、アプリ）」という形で実現し、作成したアプリをシステム上で利用することができます。アプリでは、ユーザ同士や外部システムとの間でデータの受け渡しを行うことができます。
例えば出張申請アプリを作成すれば、従業員はそのアプリを用いて、出張に関する諸申請を Web ブラウザから行えるようになります。「金額によって出張費の承認先を変更する」といった判断がアプリにより自動で行われ、然るべきところに出張に関するデータが届く……といったように、業務ルールを自動化することができるのです。出張申請アプリに関しては今後のチュートリアルで作成するので、Questetra の力を感じていただけることでしょう。
アプリとプロセス
Questetra には「アプリ（ワークフローアプリ）」と「プロセス（インスタンス）」という 2 つの重要な概念があります。
「アプリ」は、業務のルールが定義されたものです。業務の流れ（工程の処理順序）や各工程の担当者、その業務で取り扱うデータなどが定義されます。例えば「出張申請」のアプリは、《ある社員》が、《出張日、出張先、出張者、目的、費用》を《申請》して、《申請者の上司》が《承認／差し戻しを判断》する、というように定義できます。
「プロセス」は、アプリの定義に従って具体的に進められる一つ一つの案件にあたります。例えば、「〇〇地区新店舗出店計画に対する稟議」「□月□日△△への出張申請」「『▽▽様より◇◇についてのお問い合わせ』への対応」といったものです。プロセスでは、アプリに定義されたルールに従って処理が進められていきます。
ワークフローアプリ利用までの手順
すぐに Questetra を使ってワークフローアプリを作り、業務へと活用したいところですが、ちょっとお待ちください。実際にアプリを利用、運用するためには、業務ルールに合わせてユーザや組織の情報やアプリ自体などを、Questetra で設定する必要があります。
大まかには次のような手順です。
ここでは、各手順について本チュートリアルの各章の概要とともに紹介します。
1. ワークフロー基盤へのサインアップ
Questetra では、ワークフローアプリを作成し、実行するための環境をワークフロー基盤と呼び、Questetra を操作する際はワークフロー基盤にログインします。ログインするためには、ワークフロー基盤のアカウントが必須となるので、サインアップしてアカウントを作成してください。
なお、ワークフロー基盤では、アカウントごとに専用の（独立した）環境が提供されます。
無料で二ヶ月間利用できるトライアルもありますので、次章で紹介します。
解説している章
2. ユーザ・組織の設定
Questetra の利用にあたっては、利用者一人ひとりのユーザ登録が必要です。多くの場合、業務の遂行には複数のスタッフがかかわりますので、Questetra を業務遂行のために利用するすべての方々のユーザ登録が必要になります。こうしたユーザ登録や基本的なユーザ設定について第3章で説明します。
さらに、異なる部署間で行われる業務や、上司や所属する部の部長から承認を得る必要がある申請業務など、組織の構造が関係する業務プロセスを処理するために、自社の組織構造を反映した設定をあらかじめ行っておくことが必要です。組織の設定方法についても、第3章で、基礎を紹介します。
解説している章
3. アプリの作成
ワークフローアプリを作成するにあたっては、次の 3 つのことを決め、設定する必要があります。
- どのように業務を進めるのか（ワークフロー図）
- 誰が各工程の処理を担当するか（処理担当者）
- どのようなデータを取り扱うか（データ項目）
詳しくは第4章で説明しますが、ここではどんなことを設定するのか簡単に紹介します。
3.1. どのように業務を進めるのか
アプリを作成する際には、処理するタスクの種類とそれらの処理順序を決め、設定する必要があります。設定するには、タスクやプロセス処理の種類に応じたアイコンを配置し矢印で繋いで処理順序を示す、ワークフロー図を作成して行います。
第2章ではアプリとして最低限必要なアイコンについて解説し、第4章では実際に自分でアイコンを配置してワークフロー図を作成する方法を学びます。第7章と第8章では、より高度な処理に関するアイコンについて紹介します。
解説している章
3.2. 誰が各工程の処理を担当するか
Questetra では、関連する工程をグループとしてまとめ、それらの処理を担当するユーザを設定できます。第2章と第3章で、処理担当者を直接指名する方法を体験します。第4章では工程の処理担当者を設定する方法を簡単に紹介し、第5章ではその設定方法をより詳しく解説します。
解説している章
3.3. どのようなデータを取り扱うか
ワークフローの中では、様々なデータを受け渡しながら処理していきます。第4章では、Questetra で利用できる基本的な種類のデータ型（データの形式）を紹介し、データ入力や確認を行うためのフォーム設定の基礎を説明します。さらに、第5章と第6章では、さらなる種類のデータ型や、各工程での各データの表示／非表示設定などについて解説します。
解説している章
4. アプリのリリースと実行
ワークフローアプリを作成完了したら、アプリをリリースして稼働させましょう。これにより、作成したアプリを利用できるようになります。
前述したように、第2章ではまずは既に用意されているアプリを使ってみます。そして、第4章でご自身でアプリを作成し、リリースする過程を体験します。その他の章でも、アプリを実際にリリースし、実行することを通じて、Questetra の機能や利用方法を学んでいきます。
解説している章
それでは、次の章から実際に Questetra を操作していきましょう。
第2章では、あらかじめ用意されたワークフローアプリを動かします。アプリがどのように動作するのかイメージを掴んでみましょう！