システム連携ネタでよくブログを書いている日下です。
あるお客様より、Microsoft Forms への入力から業務開始させたい、との相談をいただきました。Forms への入力をトリガに Microsoft Power Automate 経由で業務開始する設定について説明します。
2: Questetra 側の設定
3: Microsoft Forms / Power Automate 側の設定
4: まとめ
1: Microsoft Forms / Power Automate と Questetra の連携の概要
処理の流れとしては、以下の図のようになります。
2: Questetra 側の設定
HTTPリクエスト受信により Questetra の業務を開始されるよう、「メッセージ開始イベント（HTTP）」を使ってワークフローアプリを準備します。
マニュアル M220: 公開フォーム画面に入力があった時に自動的に開始されるように設定する を参考にしてください。
もしワークフローアプリサンプルの設定を使って試す場合、こちらのサンプルをインポートしてください。
ワークフローアプリをリリースし、「メッセージ開始イベント（HTTP）」のプロパティから「URL, 受信パラメータ」を確認すると、以下の図のように HTTP リクエスト送付のための URL やパラメータを確認できます。この URL 等に合わせて、Power Automate 側を設定すれば OK です。
3: Microsoft Forms / Power Automate 側の設定
まず Microsoft Forms の設定を行います。
Forms の設定は「Microsoft Forms 使い方」で Web 検索してヒットしたページを参考にしてください。今回は以下のように「テキスト」の質問項目を複数並べて準備します。
次に Power Automate の設定について説明します。
Power Automate のページの左メニューから「作成」を選択し、「自動化したクラウドフロー」を選択します。
「フロー名」を指定し、「新しい応答が送信されるとき Microsoft Forms」を選択し、「作成」を選択します。
「フォーム ID」は、さきほど Forms で作成したフォームを指定します。
「新しいステップ」を選択し、検索ワードに「Forms」を指定し、「応答の詳細を取得する Microsoft Forms」を選択します。
「フォーム ID」は、さきほどと同じく Forms で作成したフォームを指定します。「応答 ID」は、候補表示される「動的なコンテンツ」の「応答 ID」を指定します。
「新しいステップ」を選択し、検索ワードに「HTTP」を指定し、「組み込み」で絞り込み、「HTTP」を選択します。
「方法」は、「POST」を指定します。「URI」は、Questetra 側の「メッセージ開始イベント（HTTP）」の URL を指定します。「クエリ」は、Questetra 側の「メッセージ開始イベント（HTTP）」の key および各受信パラメータを指定します。key の値は Questetra 側の固定値を入力します。各受信パラメータの値は、候補表示される「動的なコンテンツ」から Forms の該当項目を選択します。必要なパラメータが全て設定できたら「保存」します。
4: まとめ
設定が正しくできれいれば、Forms で入力・送信すると、Questetra 側のプロセスが開始されます。
もし想定通りに動かなかった場合、以下を確認・対応してください。
・Power Automate のページの左メニューの「マイフロー」から作成したフローを選択し、実行履歴を確認してください。もし履歴が想定通りでない場合、Power Automate の Forms 関連の設定に誤りがないかを一通り確認してください。
・Questetra 側のエラー通知メールが届いてないかを確認してください。メールが届いている場合、メールに記載されたエラー内容に応じて、設定を修正してください。
・Questetra 側の業務は開始したがデータ項目に正しく値が入っていない場合、受信側（Questetra 側）と送信側（Power Automate 側）の設定にズレや不備がないかを確認してください。
ご質問等がございましたら、お問い合わせフォームからご連絡ください。