Box は、Box Inc. 社が提供するクラウドストレージサービスです。Box の新たなサービスとして「Box Sign」の提供が始まりました。本記事では Box Sign と連携する Questetra の自動工程について説明します。
1. Box Sign について
Box Sign とは、Box に保存されているファイルに対して電子署名を付加するサービスです。対象となるファイルを指定し、署名を求める対象者をメールアドレスで指定すると、対象者にリクエストメールが送信されます。メールの受信者は、メールの内容から Box 上のファイルにアクセスして、署名します。すべての署名対象者が署名を終えると、署名されたファイルの様子を示す PDF ファイルと、署名の内容を証明する PDF ファイルが、Box の指定されたフォルダに作成されます。
Box Sign の有効化
Box Sign は Box アカウント持つユーザ全てによって利用できるサービスですが、デフォルトでは「無効」になっています。Box プラットフォームの管理者アカウントのユーザによって Box Sign 機能が有効化され、ユーザやグループに対して使用許可が与えられるなどの事前の準備が必要です。
また、個人向けサービスのユーザアカウント（Individual、Personal Pro、Business Starter）では本記事の Questetra の自動工程は動作しません。
2. Questetra の自動工程
Box Sign: 署名リクエスト作成
Questetra では、上記の Box Sign の署名リクエストを行うビルトイン自動工程が追加されました。（Ver. 14.1、Advanced エディション以上で利用可）
この新たに追加された自動工程「Box Sign: 署名リクエスト作成」を利用すると、ファイルや署名対象者の指定などを Questetra アプリで行うと自動で Box から署名リクエストメールが送信されるようになります。
リクエストを送信する際に必要な情報をデータ項目に用意して、入力値をそれぞれの設定項目に指定します。
- ［C1：OAuth2 設定］の認証ユーザの Box 登録メールアドレスが、リクエストメールの送信元になります
- ［C4: 署名者メールアドレス］に指定されたデータ項目の値が空の時あるいは35件を超える場合はエラーとなります
- パスワードを使用する設定（［C5: 署名者ごとのパスワード］で文字型データ項目を指定）の場合、値の件数が署名者メールアドレスの件数と一致しない場合（空など）はエラーとなります
- 「電子すかし」を適用したファイルを対象とした場合はエラーとなります（2022-10-28 現在）
- 「署名する順序」は設定できません
- Box テンプレートは使用できません
Box Sign: 署名リクエストの進捗確認
さらに Ver.15.1 より、ビルトイン自動工程［Box Sign: 署名リクエストの進捗確認］が追加されました。この工程は、［Box Sign の署名リクエスト］の進捗を、リクエストが完了するまで確認し続けます。
3. Box と Questetra の連携設定
Box と連携するための認証設定を行います。
具体的な方法は「Box を活用して、ファイルを社外の人へ送る」の記事を参考に設定してください。
4. サンプルアプリ
ヒューマンタスク「ファイル / 署名者を指定」でファイルを登録すると、ファイルが Box の指定フォルダにアップロードされます。「ファイル / 署名者を指定」工程で登録されたメールアドレスに、アップロードされたファイルに対して署名を求めるメールが送信されます。メールの受信者は、受信メールからファイルにアクセスして署名します。すべての署名依頼者が署名を終えるまで、進捗状況を監視し続けます。
ワークフローアプリの設定
データ項目
| データ項目名 | データ型 | フィールド名 | 必須 | 「ファイル / 署名者を指定」工程 | 説明 |
| 件名 | – | ― | – | 編集可 | プロセスの件名です |
| ファイル | ファイル型 | q_file | ✓ | 編集可 | アップロード/署名されるファイルを登録します |
| フォルダ ID | 文字型 (単一行) | q_folder_id | – | 表示なし | ファイルがアップロードされるフォルダ/署名用 PDF ファイルが保存される Box フォルダ ID をで指定します（初期値を利用） (*1) |
| ファイル ID | 文字型 (単一行) | q_file_id | – | 表示なし | 対象のファイルの Box での ID が保存されます (*2) |
| 署名者アドレス | 文字型 (複数行) | q_address | ✓ | 編集可 | リクエストメールの送信対象となるメールアドレスを入力します 複数件入力する場合、1件ごとに改行します (*3) |
| パスワード | 文字型 (複数行) | q_password | – | 編集可 | リクエストの受信者が署名を行う際に求められるパスワードを入力します (*4) メールアドレスの件数と一致しない場合はエラーとなります (*3) |
| メール件名 | 文字型 (単一行) | q_subject | – | 編集可 | リクエストメールの件名となります 入力が無い場合は Box のデフォルトで送信されます |
| メール本文 | 文字型 (複数行) | q_body | – | 編集可 | リクエストメールの本文となります 入力が無い場合は Box のデフォルトで送信されます |
| リクエスト ID | 文字型 (単一行) | q_request_id | – | 表示なし | ［Box Sign の署名リクエスト］で取得された値が保存されます。 |
| ステータス | 文字型 (単一行) | q_status | – | 表示なし | リクエストについての状況が保存されます。 |
| 未署名 | 文字型 (複数行) | q_not_signed | – | 表示なし | 署名を終えてないリクエスト先のアドレスが保存されます。 |
| 署名済 | 文字型 (複数行) | q_signed | – | 表示なし | 署名を終えたリクエスト先のアドレスが保存されます。 |
| 署名拒否 | 文字型 (複数行) | q_declined | – | 表示なし | 署名を拒否したリクエスト先のアドレスが保存されます。 |
| 署名済ドキュメント ID | 文字型 (単一行) | q_signed_file_id | – | 表示なし | 署名用に複製された PDF ファイルの ID が保存されます。 |
| ログファイル ID | 文字型 (単一行) | q_log_file_id | – | 表示なし | Box で作成される、署名のログファイルの ID が保存されます。 |
- (*1) ファイルがアップロードされるフォルダと署名用 PDF ファイルが保存されるフォルダを別にする場合は、データ項目を追加して分けてください
- (*2) ファイルのアップロード時に ID が取得され、自動で値が入力されます。既に Box にアップロードされているファイルの ID を手動で入力指定する場合は、［排他ゲートウェイ］を利用するなどして「ファイルアップロード」工程を迂回するように設定してください
- (*3) 署名者が毎回特定されているような場合は、［初期値］を利用して設定し、［表示のみ］か［表示なし］に設定します
- (*4) 署名者は事前にパスワードを知っている想定です
「ファイルアップロード」工程
［Box: ファイルアップロード］工程では、ワークフローに添付されたファイルが指定の Box フォルダにアップロードされます。
| 項目名 | 必須 | 説明 |
| C1: OAuth2 設定 | ✓ | Boxへの接続に使用する OAuth2 設定を指定します。指定する OAuth2 設定ではあらかじめトークンを取得しておく必要があります（「Box と Questetra の連携設定」を参照） |
| C2: アップロードするファイルが保存されているファイル型データ項目 | ✓ | アップロードするファイルの入ったデータ項目を指定します今回は「ファイル」を指定します |
| C3: ファイルをアップロードするフォルダの ID (指定がない場合は、ルートフォルダ) | – | アップロードしたファイルを保存するフォルダの ID を指定します 今回は、データ項目「フォルダ ID」のフィールド名である「#{#q_folder_id}」を指定します。 |
| C4: ファイル ID を保存する文字型データ項目 | – | アップロードしたファイルの ID の保存先となるデータ項目を指定します |
| C5: ファイル URL を保存する文字型データ項目 | – | アップロードしたファイルの URL の保存先となるデータ項目を指定します。今回は使用しません。 |
「署名リクエスト」工程
［Box Sign: 署名リクエスト作成］工程では、メールアドレスで指定された相手に署名を依頼するメールが送信されます。
| 項目名 | 必須 | 説明 |
| C1: OAuth2 設定 | ✓ | Boxへの接続に使用する OAuth2 設定を指定します。指定する OAuth2 設定ではあらかじめトークンを取得しておく必要があります（「Box と Questetra の連携設定」を参照）。 |
| C2: 署名用ドキュメントの作成元ファイル ID | ✓ | アップロードしたファイルの ID の保存先となるデータ項目「ファイル ID」を指定します |
| C3: 署名用ドキュメントを保存するフォルダ ID (ルートフォルダは使用できません) | ✓ | 署名された PDF ファイルと証明書 PDF を保存するBox フォルダの ID を指定します 今回は、データ項目「フォルダ ID」を指定します |
| C4: 署名者メールアドレス (複数設定する場合、1件ごとに改行してください) | ✓ | 署名者のメールアドレスが入力されるデータ項目「署名者アドレス」を指定します |
| C5: 署名者ごとのパスワード (1件ごとに改行してください) | – | パスワードが入力されるデータ項目「パスワード」を指定します パスワードを使用しない場合はドロップダウン上部の「空白」を指定し、データ項目「パスワード」を削除します |
| C6: 送信されるメールの件名（空白の場合、デフォルトの件名が使用されます） | – | 送信されるメールの件名となる文字列が入力されるデータ項目「メール件名」を参照する「#{#q_subject}」を指定します |
| C7:メール本文に含めるメッセージ（空白の場合、デフォルトの件名が使用されます） | – | 送信されるメールの本文となる文字列が入力されるデータ項目「メール本文」を参照する「#{#q_body}」を指定します |
| C8: 期限切れまでの日数 | – | 署名の期限を設定する場合、期限切れまでの日数を数値で指定します。 今回は設定しません。 |
| C9: 署名リクエスト ID を保存するデータ項目 | – | Box から返される、署名リクエスト ID を保存するデータ項目を指定します。ここではデータ項目「リクエスト ID」を指定します。 |
「進捗確認」工程
［Box Sign: 署名リクエストの進捗確認］工程は、定期的に Box にアクセスし、Box が管理する署名依頼の進捗状況を取得します。進捗に変化があると、各データ項目に保存される値が更新されます。すべての署名依頼が完了されるまで監視を続けます。
| 項目名 | 必須 | 説明 |
| C1: OAuth2 設定 | ✓ | Boxへの接続に使用する OAuth2 設定を指定します。指定する OAuth2 設定ではあらかじめトークンを取得しておく必要があります（「Box と Questetra の連携設定」を参照）。 |
| C2: 署名リクエスト ID | ✓ | 「署名リクエスト」工程で取得された署名リクエスト ID が保存されるデータ項目を指定します。 「リクエスト ID」を指定します。 |
| C3: 署名リクエストのステータスを保存するデータ項目 | – | 監視によって取得された Box の［ステータス］を保存します。 データ項目「ステータス」を指定します。 |
| C4-A: 未署名者のメールアドレス一覧を保存するデータ項目 | – | データ項目「未署名」を指定します。 |
| C4-B: 署名済みの署名者のメールアドレス一覧を保存するデータ項目 | – | データ項目「署名済」を指定します。 |
| C4-C: 署名を拒否した署名者のメールアドレスを保存するデータ項目 | – | データ項目「署名拒否」を指定します。 |
| C5: 署名済みドキュメントのファイル ID を保存するデータ項目 | – | データ項目「署名済ドキュメント ID」を指定します。 |
| C6: 署名ログのファイル ID を保存するデータ項目 | – | データ項目「ログファイル ID」を指定します。 |
ワークフローアプリの動作
最初のヒューマンタスク「ファイル選択」工程で必要となる情報を入力します。署名者やフォルダが毎回同じ場合は、［初期値］にアドレスやフォルダ ID を設定しておけば、ファイルを選択するだけで入力を終えるようになります。
続く自動工程「ファイルアップロード」では、ファイルが「フォルダ ID」 データ項目で指定されたBox のフォルダにアップロードされ、Box でのファイル ID が取得されて、データ項目「ファイル ID」に保存されます。
「署名リクエスト」の工程では、指定されたデータ項目の値が Box に渡され、それらの情報に基づいて Box から署名リクエストメールが送信されます。送信元の情報は、OAuth２認証を設定したユーザが Box に登録しているものが利用されます。
「進捗確認」の工程では、署名リクエストを受けた人が署名を行ったかどうかを監視します。「署名者アドレス」に複数の受信可能なアドレスを設定して実行すると、全ての人が署名を終えるまで定期的に Box にアクセスして進捗を確認します。受信メールから署名を終えると、データ項目「ステータス」「未署名」「署名済」「署名拒否」の値が更新されます。プロセス詳細画面を再読み込みしながら確認してください。
［ステータス］について
- sent：署名依頼メール送信済み
- viewed：署名依頼メール開封済み
- signed：依頼先全員が署名完了
- declined：依頼先の1人が署名拒否
- error_converting：（Box 内部での）変換エラー
［ステータス］が signed、declined、error_converting になると、自動工程が終了します。
error_converting は［Box Sign: 署名リクエスト作成］の実行時に Box 側でエラー（署名用 PDF の生成に失敗）が発生し、リクエストメールが送信されなかった状態です。
なお、紹介したサンプルアプリは Box Sign の動作を確認するためだけの、シンプルなものになっています。Questetra では他にも Box と連携する自動工程が多く提供されていますので、それらを組み合わせて利用した、より便利なワークフローアプリの開発にチャレンジしてください。
参考：
ワークフローから Box を活用する
Box にファイルをアップロードすると、プロセスが開始される
Box Sign 自動依頼フロー（外部サイト）