Box は、Box Inc. 社が提供するクラウドストレージサービスです。Box の新たなサービスとして「Box Sign」の提供が始まりました。本記事では Box Sign と連携する Questetra の自動工程について説明します。

1. Box Sign について

Box Sign とは、Box に保存されているファイルに対して電子署名を付加するサービスです。対象となるファイルを指定し、署名を求める対象者をメールアドレスで指定すると、対象者にリクエストメールが送信されます。メールの受信者は、メールの内容から Box 上のファイルにアクセスして、署名します。すべての署名対象者が署名を終えると、署名されたファイルの様子を示す PDF ファイルと、署名の内容を証明する PDF ファイルが、Box の指定されたフォルダに作成されます。

Box ドキュメント:Box Signの概要

Box Sign の有効化

Box Sign は Box アカウント持つユーザ全てによって利用できるサービスですが、デフォルトでは「無効」になっています。Box プラットフォームの管理者アカウントのユーザによって Box Sign 機能が有効化され、ユーザやグループに対して使用許可が与えられるなどの事前の準備が必要です。
また、個人向けサービスのユーザアカウント(Individual、Personal Pro、Business Starter)では本記事の Questetra の自動工程は動作しません。

Box ドキュメント:Box Signの有効化

2. Questetra の自動工程

Questetra では、上記の Box Sign の署名リクエストを行うビルトイン自動工程が追加されました。(Ver. 14.1、Advanced エディション以上で利用可)

この新たに追加された自動工程「Box Sign: 署名リクエスト作成」を利用すると、ファイルや署名対象者の指定などを Questetra アプリで行うと自動で Box から署名リクエストメールが送信されるようになります。

Box Sign: 署名リクエスト作成

Box Sign: 署名リクエスト作成設定画面

リクエストを送信する際に必要な情報をデータ項目に用意して、入力値をそれぞれの設定項目に指定します。

  • [C1:OAuth2 設定]の認証ユーザの Box 登録メールアドレスが、リクエストメールの送信元になります
  • [C4: 署名者メールアドレス]に指定されたデータ項目の値が空の時あるいは35件を超える場合はエラーとなります
  • パスワードを使用する設定([C5: 署名者ごとのパスワード]で文字型データ項目を指定)の場合、値の件数が署名者メールアドレスの件数と一致しない場合(空など)はエラーとなります
  • 「署名する順序」は設定できません
  • 「リクエストの有効期限」は設定できません
  • Box テンプレートは使用できません

3. Box と Questetra の連携設定

Box と連携するための認証設定を行います。
具体的な方法は「Box を活用して、ファイルを社外の人へ送る」の記事を参考に設定してください。

4. サンプルアプリ

ヒューマンタスク「ファイル / 署名者を指定」でファイルを登録すると、ファイルが Box の指定フォルダにアップロードされます。「ファイル / 署名者を指定」工程で登録されたメールアドレスに、アップロードされたファイルに対して署名を求めるメールが送信されます。メールの受信者は、受信メールからファイルにアクセスして署名します。

ワークフローアプリの設定

データ項目

データ項目名データ型フィールド名必須「ファイル / 署名者を指定」工程説明
件名編集可プロセスの件名です
ファイルファイル型q_file編集可アップロード/署名されるファイルを登録します
フォルダ ID文字型 (単一行)q_folder_id表示なしファイルがアップロードされるフォルダ/署名用 PDF ファイルが保存される Box フォルダ ID をで指定します(初期値を利用) (*1)
ファイル ID文字型 (単一行)q_file_id表示なし対象のファイルの Box での ID が保存されます (*2)
署名者アドレス文字型 (複数行)q_address編集可リクエストメールの送信対象となるメールアドレスを入力します
複数件入力する場合、1件ごとに改行します (*3)
パスワード文字型 (複数行)q_password編集可リクエストの受信者が署名を行う際に求められるパスワードを入力します (*4)
メールアドレスの件数と一致しない場合はエラーとなります (*3)
メール件名文字型 (単一行)q_subject編集可リクエストメールの件名となります
入力が無い場合は Box のデフォルトで送信されます
メール本文文字型 (複数行)q_body編集可リクエストメールの本文となります
入力が無い場合は Box のデフォルトで送信されます
  • (*1) ファイルがアップロードされるフォルダと署名用 PDF ファイルが保存されるフォルダを別にする場合は、データ項目を追加して分けてください
  • (*2) ファイルのアップロード時に ID が取得され、自動で値が入力されます既に Box にアップロードされているファイルの ID を手動で入力指定する場合は、[排他ゲートウェイ]を利用するなどして「ファイルアップロード」工程を迂回するように設定してください
  • (*3) 署名者が毎回特定されているような場合は、[初期値]を利用して設定し、[表示のみ]か[表示なし]に設定します
  • (*4) 署名者は事前にパスワードを知っている想定です

「ファイルアップロード」工程

項目名必須説明
C1: OAuth2 設定Boxへの接続に使用する OAuth2 設定を指定します。指定する OAuth2 設定ではあらかじめトークンを取得しておく必要があります(「Box と Questetra の連携設定」を参照)
C2: アップロードするファイルが保存されているファイル型データ項目アップロードするファイルの入ったデータ項目を指定します今回は「ファイル」を指定します
C3: ファイルをアップロードするフォルダの ID (指定がない場合は、ルートフォルダ)アップロードしたファイルを保存するフォルダの ID を指定します
今回は、データ項目「フォルダ ID」のフィールド名である「#{#q_folder_id}」を指定します。
C4: ファイル ID を保存する文字型データ項目アップロードしたファイルの ID の保存先となるデータ項目を指定します
C5: ファイル URL を保存する文字型データ項目アップロードしたファイルの URL の保存先となるデータ項目を指定します。今回は使用しません。

「署名リクエスト」工程

項目名必須説明
C1: OAuth2 設定Boxへの接続に使用する OAuth2 設定を指定します。指定する OAuth2 設定ではあらかじめトークンを取得しておく必要があります(「Box と Questetra の連携設定」を参照)。
C2: 署名用ドキュメントの作成元ファイル IDアップロードしたファイルの ID の保存先となるデータ項目「ファイル ID」を指定します
C3: 署名用ドキュメントを保存するフォルダ ID (ルートフォルダは使用できません) 署名された PDF ファイルと証明書 PDF を保存するBox フォルダの ID を指定します
今回は、データ項目「フォルダ ID」を指定します
C4: 署名者メールアドレス (複数設定する場合、1件ごとに改行してください) 署名者のメールアドレスが入力されるデータ項目「署名者アドレス」を指定します
C5: 署名者ごとのパスワード (1件ごとに改行してください)パスワードが入力されるデータ項目「パスワード」を指定します
パスワードを使用しない場合はドロップダウン上部の「空白」を指定し、データ項目「パスワード」を削除します
C6: 送信されるメールの件名(空白の場合、デフォルトの件名が使用されます)送信されるメールの件名となる文字列が入力されるデータ項目「メール件名」を参照する「#{#q_subject}」を指定します
C7:メール本文に含めるメッセージ(空白の場合、デフォルトの件名が使用されます)送信されるメールの本文となる文字列が入力されるデータ項目「メール本文」を参照する「#{#q_body}」を指定します

ワークフローアプリの動作

最初のヒューマンタスク「ファイル選択」工程で必要となる情報を入力します。署名者やフォルダが毎回同じ場合は、[初期値]にアドレスやフォルダ ID を設定しておけば、ファイルを選択するだけで入力を終えるようになります。

続く自動工程「ファイルアップロード」では、ファイルが「フォルダ ID」 データ項目で指定されたBox のフォルダにアップロードされ、Box でのファイル ID が取得されて、データ項目「ファイル ID」に保存されます。

「署名リクエスト」の工程では、指定されたデータ項目の値が Box に渡され、それらの情報に基づいて Box から署名リクエストメールが送信されます。送信元の情報は、OAuth2認証を設定したユーザが Box に登録しているものが利用されます。

なお、紹介したサンプルアプリは Box Sign の動作を確認するためだけの、シンプルなものになっています。Questetra では他にも Box と連携する自動工程が多く提供されていますので、それらを組み合わせて利用した、より便利なワークフローアプリの開発にチャレンジしてください。

参考:
ワークフローから Box を活用する
Box にファイルをアップロードすると、プロセスが開始される

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