個人情報持出プロセス 20220420
個人情報の持出許可を承認するワークフローです。持出許可の承認時、管理台帳(G シート)に自動記録されます。返却チェック作業時には、作業結果が自動更新されます。
仕事の流れ (ワークフロー図の複雑度:15)
- 1 1.持出申請
- 14 1x.持出申請(再)
- 2 2.持出承認
- 5 3.返却報告
- 7 4.返却確認
- 総務部のスタッフが、個人情報の返却確認を記録します。
- 13 x0.title
- 10 x1.Status:持出中
- ワークフロー基盤が、持出した情報の状態を更新します。
- 4 x2.持出記録
- ワークフロー基盤が、Google シートに申請内容を記録します。
- 11 x3.Status:返却中
- ワークフロー基盤が、持出した情報の状態を更新します。
- 15 x4.返却中記録
- ワークフロー基盤が、Google シートに返却状況を記録します。
- 12 x5.Status:返却済
- ワークフロー基盤が、持出した情報の状態を更新します。
- 8 x6.返却記録
- ワークフロー基盤が、Google シートに返却確認結果を記録します。
受け渡しされるビジネスプロセス変数 (データ項目の数:16)
- ◆申請内容
13
- 書類名 q_document_name
0
- 持出者 q_take_out_staff
2
*- ${processInstance.initQuserId}
- 持出日 q_take_out_date
1
*- processInstanceStartDatetime
- 返却予定日 q_scheduled_return_date
4
* - ◆スペーサー(1/2)
14
- 持出理由 q_take_out_reason
7
- 備考 q_note
8
- ◆返却記録
15
- 返却日 q_return_date
5
* - 返却確認日 q_return_check_date
11
* - 通信欄 q_communication
10
- 申請・承認時のコミュニケーション結果が格納されます。
- 持出承認者 q_authorizer
3
- 返却確認者 q_checker
6
- 状態 q_status
9
- 記録行番号(G シート) q_row_number
12
- 申請が記録された、Google シートの行番号が格納されます。
フィールド名, Num
, 初期値
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Notes
- インポート時に組織構造に合わせて、処理担当者設定の関連付けを行います
- “返却予定日”(タイマー中間イベント)による滞留
- “1.持出申請”工程で指定された”返却予定日”まで”3.返却報告”工程まで進みません。
- “x2.持出記録”自動処理工程
- 持出申請情報(持出ステータスを含め)をGoogleシートへ1行追加し、格納します。
- “x4.返却中記録”,”x6.返却記録”自動処理工程
- Googleシート”状態”列(I列)”持出申請のステータス”を更新します。
- “x4.返却中記録”:”返却中”、”x6.返却記録”:”返却済”
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