個人情報持出プロセス 20220420
個人情報の持出許可を承認するワークフローです。持出許可の承認時、管理台帳(G シート)に自動記録されます。返却チェック作業時には、作業結果が自動更新されます。
作業担当者 (スイムレーンの数:3)
  • 社員
  • 部門長
  • 総務部
仕事の流れ (ワークフロー図の複雑度:15)
  • 1 1.持出申請
    • 社員が個人情報の持出しを申請します。
  • 14 1x.持出申請(再)
    • 社員が個人情報の持出しを再申請します。
  • 2 2.持出承認
    • 申請者の所属する部門長が、申請を承認します。
  • 5 3.返却報告
    • 申請者が、個人情報の返却を報告します。
  • 7 4.返却確認
    • 総務部のスタッフが、個人情報の返却確認を記録します。
  • 13 x0.title
    • ワークフロー基盤が、件名を設定します。
  • 10 x1.Status:持出中
    • ワークフロー基盤が、持出した情報の状態を更新します。
  • 4 x2.持出記録
    • ワークフロー基盤が、Google シートに申請内容を記録します。
  • 11 x3.Status:返却中
    • ワークフロー基盤が、持出した情報の状態を更新します。
  • 15 x4.返却中記録
    • ワークフロー基盤が、Google シートに返却状況を記録します。
  • 12 x5.Status:返却済
    • ワークフロー基盤が、持出した情報の状態を更新します。
  • 8 x6.返却記録
    • ワークフロー基盤が、Google シートに返却確認結果を記録します。
ワークフロー図 (クリックして開く)
受け渡しされるビジネスプロセス変数 (データ項目の数:16)
  • ◆申請内容 13
  • 書類名 q_document_name 0
    • 持ち出させる個人情報の文書名が格納されます。
  • 持出者 q_take_out_staff 2 *
    • 個人情報の持出者が格納されます。
    • ${processInstance.initQuserId}
  • 持出日 q_take_out_date 1 *
    • 個人情報の持出日が格納されます。
    • processInstanceStartDatetime
  • 返却予定日 q_scheduled_return_date 4 *
    • 持出された個人情報の返却予定日が格納されます。
  • ◆スペーサー(1/2) 14
  • 持出理由 q_take_out_reason 7
    • 持出理由が格納されます。
  • 備考 q_note 8
    • 持出し、返却の際の注意点が格納されます。
  • ◆返却記録 15
  • 返却日 q_return_date 5 *
    • 持出された個人情報の返却日が格納されます。
  • 返却確認日 q_return_check_date 11 *
  • 通信欄 q_communication 10
    • 申請・承認時のコミュニケーション結果が格納されます。
  • 持出承認者 q_authorizer 3
    • 持出を承認するスタッフが格納されます。
  • 返却確認者 q_checker 6
    • 返却確認するスタッフが格納されます。
  • 状態 q_status 9
    • 持出しから返却済までの状態が格納されます。
  • 記録行番号(G シート) q_row_number 12
    • 申請が記録された、Google シートの行番号が格納されます。

フィールド名, Num, 初期値

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Notes

  • インポート時に組織構造に合わせて、処理担当者設定の関連付けを行います
  • “返却予定日”(タイマー中間イベント)による滞留
    • “1.持出申請”工程で指定された”返却予定日”まで”3.返却報告”工程まで進みません。
  • “x2.持出記録”自動処理工程
    • 持出申請情報(持出ステータスを含め)をGoogleシートへ1行追加し、格納します。
  • “x4.返却中記録”,”x6.返却記録”自動処理工程
    • Googleシート”状態”列(I列)”持出申請のステータス”を更新します。
      • “x4.返却中記録”:”返却中”、”x6.返却記録”:”返却済”

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