請求書保存プロセス, 適格請求書
受領した請求書や領収書を電子保管するためのプロセスです。「電帳法の改正2022」や「インボイスの開始2023」に適応順応するためのワークフローです。請求書の受領者は、「PDF請求書」や「受信した取引データ」にある請求金額等を登録します。上司は、登録された請求内容を承認します。ワークフロー基盤は請求書ファイルを、デジタルデータのまま各種ストレージに保存します。
作業担当者 （スイムレーンの数：6）
- 担当者の上司
- 調達担当者の上司。請求書（電子インボイスを含む）の内容を承認する。
- 経理部
- 経理部門。請求書（電子インボイスを含む）の内容を最終的に確認する。〔毎回、引き受け待ち〕
- 担当者（工程1xの処理者）
- 調達担当者。請求書や領収書を受領した人、あるいは請求データを登録した人。（ユーザ型データ『支払の担当者』にて指定されているユーザ）
- 担当者
- 電子取引担当（営業部）
- 調達担当者。電子インボイスの内容を確認し登録する人。
- 電子取引担当（開発部）
- 調達担当者。電子インボイスの内容を確認し登録する人。
仕事の流れ （ワークフロー図の複雑度：33）
- 2 1a. 添付＋日付金額等入力
- 調達担当者は、請求書PDF（その他「領収書」等を含む）の内容を登録します。
- 3 1b. 日付金額等入力
- 調達担当者は、（請求書PDFが添付されたメールを転送したうえで）、請求書PDFの内容を登録します。
- 8 1c. 日付金額等の確認転記
- 18 1c. 日付金額等の確認転記
- 11 2. 上司承認
- 19 3. 経理承認
- 経理部は、保存される「請求書」（その他「領収書」等を含む）を最終的に確認します。
- 26 4. 振込処理
- 経理部は、振込処理が必要な「請求書」に対応します。
- 13 9. 差戻対応
- 調達担当者は、請求書PDF（その他「領収書」等を含む）の内容を改めて登録し直します。
- 9 From to Quser
- ワークフロー基盤は、文字列型「From」を参照し、Quser型「担当者」をセットします。
- 30 G-Drive へバックアップ
- ワークフロー基盤は、ファイルを Google Drive に保存します。
- 32 parse Peppol
- ワークフロー基盤は、受信 Peppol を解析し、日付/取引金額/取引先名等をセットします。
- 33 parse Peppol
- ワークフロー基盤は、受信 Peppol を解析し、日付/取引金額/取引先名等をセットします。
- 31 ファイル名のリネーム
- ワークフロー基盤は、ファイル名の Prefix に「PID-日付-」を追加します。
- 28 削除不可域へタイトル記入
- ワークフロー基盤は、案件タイトルをログ（消去不可領域）に書き出します。
- 34 受領タイトル自動セット
- ワークフロー基盤は、案件タイトルに「日付/取引金額/取引先名」をセットします。
受け渡しされるビジネスプロセス変数 （データ項目の数：24）
- ▽支払の概要
0 - 支払の担当者 q_Procurer
1 *- ${processInstance.initQuserId}
- 受領した請求書ファイル（電子ファイルもしくはスキャン画像ファイル） q_E_Invoice_File
2 - ファイル備考情報（ファイルがない理由など） q_File_Remarks
3 - ▽支払に伴って経理部に依頼する事
4 - 経理部へのメッセージ q_Message_to_Accounting
5 * - 払込の場合の期限 q_Bank_Deadline
6 - 経理依頼備考 q_q_Message_to_Accounting_Remarks
7 - ▽受領した適格請求書に記載されている内容
8 - 請求書発行会社の正式商号 q_Corporate_Name
9 * - 請求書発行会社の登録番号 q_Corporate_Number
10 - 取引の内容（購入した商品の名前等） q_Transaction_Title
11 - 取引年月日 q_Transaction_Date
12 * - 取引金額（税込合計） q_Total
13 * - 10%対象計（原則税抜） q_Taxable10Total
14 - 8%対象計（原則税抜） q_Taxable8Total
15 - 10%消費税額 q_Tax10
16 - 8%消費税額 q_Tax8
17 - ▽経理記入欄
18 - 勘定科目 q_JournalAccount
19 - 仕訳備考 q_JournalAccount_Remarks
20 - Transmission_Log
21 - EmailFromAddress q_EmailFromAddress
22 - EmailBody q_EmailBody
23
フィールド名, Num, 初期値
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Appendix
- 電子帳簿保存法
- 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律
- インボイス
- 紙の請求書（Paper Invoice）
- PDF等の構造化されていない電子インボイス（Unstructured E-Invoice）
- XML等の構造化された電子インボイス（Structured E-Invoice）
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