請求書保存プロセス

請求書保存プロセス 2023

受領した請求書や領収書を電子保管するためのプロセスです。「電帳法の改正2022」や「インボイスの開始2023」に適応順応するためのワークフローです。請求書の受領者は、「PDF請求書」や「受信した取引データ」にある請求金額等を登録します。上司は、登録された請求内容を承認します。ワークフロー基盤は請求書ファイルを、デジタルデータのまま各種ストレージに保存します。

作業担当者（スイムレーンの数：6）

担当者の上司
- 調達担当者の上司。請求書（電子インボイスを含む）の内容を承認する。
経理部
- 経理部門。請求書（電子インボイスを含む）の内容を最終的に確認する。〔毎回、引き受け待ち〕
担当者（工程1xの処理者）
- 調達担当者。請求書や領収書を受領した人、あるいは請求データを登録した人。（ユーザ型データ『支払の担当者』にて指定されているユーザ）
担当者
- 調達担当者。請求書や領収書を受領した人。
電子取引担当（営業部）
- 調達担当者。電子インボイスの内容を確認し登録する人。
電子取引担当（開発部）
- 調達担当者。電子インボイスの内容を確認し登録する人。

仕事の流れ（ワークフロー図の複雑度：33）

21a. 添付＋日付金額等入力
- 調達担当者は、請求書PDF（その他「領収書」等を含む）の内容を登録します。
31b. 日付金額等入力
- 調達担当者は、（請求書PDFが添付されたメールを転送したうえで）、請求書PDFの内容を登録します。
8 1c. 日付金額等の確認転記
18 1c. 日付金額等の確認転記
112. 上司承認
- 調達担当者の上司は、請求内容を承認します。
193. 経理承認
- 経理部は、保存される「請求書」（その他「領収書」等を含む）を最終的に確認します。
264. 振込処理
- 経理部は、振込処理が必要な「請求書」に対応します。
139. 差戻対応
- 調達担当者は、請求書PDF（その他「領収書」等を含む）の内容を改めて登録し直します。
9From to Quser
- ワークフロー基盤は、文字列型「From」を参照し、Quser型「担当者」をセットします。
30G-Drive へバックアップ
- ワークフロー基盤は、ファイルを Google Drive に保存します。
32parse Peppol
- ワークフロー基盤は、受信 Peppol を解析し、日付/取引金額/取引先名等をセットします。
33parse Peppol
- ワークフロー基盤は、受信 Peppol を解析し、日付/取引金額/取引先名等をセットします。
31ファイル名のリネーム
- ワークフロー基盤は、ファイル名の Prefix に「PID-日付-」を追加します。
28削除不可域へタイトル記入
- ワークフロー基盤は、案件タイトルをログ（消去不可領域）に書き出します。
34受領タイトル自動セット
- ワークフロー基盤は、案件タイトルに「日付/取引金額/取引先名」をセットします。

ワークフロー図　（クリックして開く）

BPMN Icons
- 開始イベント
- 終了イベント
- 統合 XOR ゲートウェイ
- メッセージ開始イベント (メール)
- メッセージ開始イベント (HTTP)
- メッセージ開始イベント (Webhook)
- 排他ゲートウェイ（XORゲートウェイ）

受け渡しされるビジネスプロセス変数（データ項目の数：24）

▽支払の概要 0
支払の担当者q_Procurer1*
- ${processInstance.initQuserId}
受領した請求書ファイル（電子ファイルもしくはスキャン画像ファイル） q_E_Invoice_File 2
ファイル備考情報（ファイルがない理由など） q_File_Remarks 3
▽支払に伴って経理部に依頼する事 4
経理部へのメッセージ q_Message_to_Accounting 5 *
払込の場合の期限 q_Bank_Deadline 6
経理依頼備考 q_q_Message_to_Accounting_Remarks 7
▽受領した適格請求書に記載されている内容 8
請求書発行会社の正式商号 q_Corporate_Name 9 *
請求書発行会社の登録番号 q_Corporate_Number 10
取引の内容（購入した商品の名前等） q_Transaction_Title 11
取引年月日 q_Transaction_Date 12 *
取引金額（税込合計） q_Total 13 *
10%対象計（原則税抜） q_Taxable10Total 14
8%対象計（原則税抜） q_Taxable8Total 15
10%消費税額 q_Tax10 16
8%消費税額 q_Tax8 17
▽経理記入欄 18
勘定科目 q_JournalAccount 19
仕訳備考 q_JournalAccount_Remarks 20
Transmission_Log 21
EmailFromAddress q_EmailFromAddress 22
EmailBody q_EmailBody 23

フィールド名, Num, 初期値

Download

e-invoice-storage-2023-ja.qar
- e-invoice-storage-2023-ja.csv （データ項目定義インポート用）

This archive contains the BPMN icon, which is only available in the Professional edition.

Notes

インポート時に組織構造に合わせて、処理担当者設定の関連付けを行います
「G-Drive へバックアップ」の設定項目［Google ドライブに接続するユーザ］はアプリ管理権限を持ち、かつ［アカウント設定］にて［Google 連携］を［連携済み］にしている必要があります

Arrangement Tips

スクリプトタスク「parse Peppol」は Peppol の仕様に合わせてスクリプトを記述してください