ユーザの削除はシステム管理者の作業ですが、影響はアプリ側に出ます。削除したユーザを処理担当者設定などで参照しているアプリは、アプリ設定エラーになります。削除されたユーザを同じ ID で復活させることはできないため、エラーを解消するには、アプリ管理者がアプリ設定を修正するしかありません。
この記事では、エラーを出さずにユーザを削除する手順を説明します。読み手はシステム管理者です。
手順の全体像
- ［ユーザを参照しているアプリ一覧］で、影響を受けるアプリを洗い出す
- 各アプリの管理者に、処理担当者設定の変更を依頼する
- 変更が済んだことを確認する
- ユーザを削除する
参照しているアプリの洗い出し
［システム設定］＞［ユーザ一覧］で対象のユーザを開き、画面右下にある［ユーザを参照しているアプリ一覧］をクリックします。アプリ定義でそのユーザが指定されているアプリが一覧されます。このボタンは、［ユーザ管理権限］に加えて［システム管理権限］を持つユーザにだけ表示されます。
洗い出した各アプリの管理者に、処理担当者設定を別のユーザや組織へ変更するよう依頼します。どの設定値が正しいかは、そのアプリの業務上の意図によって決まります。システム管理者の側では判断できないため、変更内容はアプリ管理者に決めてもらいます。
［削除予定］チェックの使いどころ
ユーザのプロパティ編集で［削除予定］にチェックを入れると、次の 2 つが起こります。
- そのユーザを処理担当者設定などで参照しているアプリが、その時点でアプリ設定エラーになる
- そのユーザを処理担当者設定の候補で選ぶと、アプリ設定エラーになる（一覧では取り消し線付きで表示されます）
新しい参照が増えるのを抑えられる一方で、依頼が済む前にチェックを入れると、その間ずっとアプリ設定エラーが表示されます。エラーを出さずに進めたい場合は、アプリ管理者の設定変更が済んでからチェックを入れてください。参照が増え続けるのを先に抑えたい場合は、先にチェックを入れて、エラーが出ることをアプリ管理者に伝えたうえで依頼します。
ユーザの削除
削除したユーザに割り当てられていたタスクは、そのままでは処理できなくなります。削除する前に、対象ユーザのタスクを完了させるか、コントロール権限を持つユーザに［強制割当］で別のユーザへ割り当て直してもらってください。残ったタスクをどう扱うかはアプリ管理者の判断になるため、削除の予定はあらかじめ伝えておきます。
組織・役職・ロールの場合
考え方は同じです。［組織を参照しているアプリ一覧］［役職を参照しているアプリ一覧］［ロールを参照しているアプリ一覧］があり、いずれも［システム管理権限］が必要です。
組織には、削除の順序に制約があります。子組織を持つ親組織は削除できないため、先にすべての子組織を削除してください。
アプリ共有アドオンの場合
［システム設定］＞［アプリ共有アドオン］に登録した選択肢マスタ・PDF フォーム・サービスタスク定義ファイルを削除すると、それらを参照しているアプリはアプリ設定エラーになります。削除する前に、利用しているアプリがないかをアプリ管理者に確認してください。
ユーザや組織と違い、こちらは同じ名前・同じ内容で再登録すればエラーを解消できます。
エラーが出てしまった後の対処は、「設定を変更していないのに発生する、アプリ設定エラー」（アプリ管理者向け）で説明しています。
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