ワークフローの途中でメールを自動送信しよう（内容設定編）

基本編：固定の宛先・内容のメールを送る
内容設定編：業務データを利用してメールの内容を変更する
宛先設定編：業務データを利用してメールの宛先を変更する
HTML メール編：HTML 形式のメールを送る
HTML メール　Markdown編: マークダウンをHTMLに変換し、HTMLメールを送信する
HTML メール　画像埋め込み編: メールに画像を設定し、HTMLメールを送信する
不達対応編：メールが届かなかった時のトラブルシューティングについて

プロセスによって、メールの内容を変更する

「基本編」では、「メッセージ送信中間イベント（メール）」を最低限動作させるアプリを作成しました。今回の「内容設定編」では、メールの件名や本文、添付ファイルなどを、「確認」タスクから設定できるようにアプリを変更します。また、「メッセージ送信中間イベント（メール）」が作成するメール本文のテンプレートをさらに整ったものにします。

「確認」タスクで件名を入力する
「確認」タスクで本文の一部を入力する
「確認」タスクでメールに添付するファイルを指定する
メールを送信したアプリ名を本文に挿入する
プロセス詳細ページの URL を本文に挿入する
メールにプロセス開始者の署名を入れる

これらを組み合わせられれば、送信できるメールの内容がぐっと広がります。一つずつ見ていきましょう。「基本編」で作成した「メッセージ送信中間イベント（メール）テスト」アプリの編集画面を開けてください。

以降、上の 6 項目についてアプリの設定方法を一つずつ説明します。設定した結果については記事の最後で触れますが、各項目の終わりでアプリを保存・リリースし、動作を確認してみても構いません。

「確認」タスクで件名を入力する

まず、「件名」のデータ項目を「確認」タスクから編集できるようにしてください。データ編集許可の設定は「確認」タスクの設定ダイアログから変更できます。

これで「確認」タスクの入力フォームで「件名」が入力できるようになりました。あとは「メッセージ送信中間イベント（メール）」が作成するメールのテンプレートに、「件名」のデータ項目を埋め込むだけです。「メッセージ送信中間イベント（メール）」の設定ダイアログを開いてください。「メールの件名」の右端の「参照を挿入する」メニューから

「件名」を選択すると、データ埋込み用の文字列が設定されます。データ項目「件名」の内容が送信される「メールの件名」に設定されます。

この「メッセージ送信中間イベント（メール）」の設定ダイアログで行う手順によって、データ項目やプロセス固有の情報をメールに埋め込むことができます。以降の内容でもこの手順を何度も踏みますので、覚えておいてください。

「確認」タスクで本文の一部を入力する

「確認」タスクで入力された文章が自動送信メールの本文に埋め込まれるようにしましょう。まずは「確認」タスクに入力フォームを追加するため、「文字」型データ項目を追加してください。各設定項目は次のように変更してください。

項目名	本文
フィールド名	q_string0
データタイプ	文字・複数行
データ編集許可	「確認」タスク: 編集可

本文に埋め込みたいデータ項目が用意できたので、あとは「件名」と同じように「メッセージ送信中間イベント（メール）」設定ダイアログで埋込み設定をしましょう。

埋込みの手順は「件名」と同じ

参照するデータ項目の数字部分（例えば、q_string0の”0″）がお手元の環境と違うかもしれませんが、気にする必要はありません。数字部分はデータ項目番号なので、ズレることがあります。

「メッセージ: #{#q_string0}」のように入力すると、例えばデータ項目「本文」の内容が「こんにちは」の場合、「メッセージ: こんにちは」という本文が生成されます。このように、そのときどきで書き換えたい部分をデータ埋込にすることで、柔軟にメールの内容を変えられるようになります。

「確認」タスクでメールに添付するファイルを指定する

先ほど本文に埋め込んだのは「文字」型データ項目でしたが、「ファイル」型データ項目を埋め込むとメールにファイルを添付することができるようになります。「ファイル」型データ項目を追加し、次のように設定してください。

項目名	添付ファイル
フィールド名	q_file0
総ファイルサイズの最大値	5MB
説明	ファイルサイズの合計を 5 MB 以下にしてください。
データ編集許可	「確認」タスク: 編集可

Questetra BPM Suite が送信するメールのサイズは 10MB 以内である必要があるため、添付ファイルの合計サイズは 5MB 以下としておきます。

「確認」タスクで編集できるように設定することで、「確認」タスクの入力フォームにファイルアップロード欄が表示されるようになります。そして「メッセージ送信中間イベント（メール）」の設定ダイアログで次のように埋込み設定をしてください。

埋込みの手順は「件名」と同じ

ファイル型データ項目を埋め込むことで、「確認」タスクでアップロードされたファイルがメールに添付されます。本文の #{#q_file1} の部分には添付されたファイル名が埋め込まれます。複数添付した場合はカンマ区切りでファイル名が並べられます。1 つも添付しなかった場合は何も挿入されません。

バージョン13.1 から、ファイルの添付は設定画面下部の「添付ファイル」の項目でファイル型のデータ項目を選択指定する方式に変更されました
上記のように本文に埋め込むだけでは、本文にファイル名が表示されるだけになります

メールを送信したアプリ名を本文に挿入する

メールの受信者が「どのアプリがメールを送ってきたのか」がわかるように、メールの本文にアプリ名を埋め込みましょう。アプリ名は、データ項目を用意しなくてもデータ埋込することができます。

「アプリ名」の項目は用意されているので、選択するだけ

プロセス詳細ページの URL を本文に挿入する

「どのような処理を経てこのメールが届いたのか／これからどういう処理に続くのか」ということをメールの受信者が知りたい場合、プロセス詳細ページが開けると便利です。本文にプロセス詳細ページの URL を入れるようにしましょう。

プロセス詳細ページの URL は http://example.questetra.net/OR/ProcessInstance/#{processInstanceId}/view というフォーマットです。このうち http://example.questetra.net/ の部分は、「システム変数: アプリケーションルート URL」という名称でデータ埋込ができるようになっています。プロセス ID も埋込が可能なので、プロセスに応じてこの URL を動的に生成することができます。

データを組み合わせて URL を作る

上のスクリーンショットのように、 ${var[applicationRoot]}OR/ProcessInstance/#{processInstanceId}/view となるように入力してください。「システム変数: アプリケーションルート URL」を選択すると ${var[applicationRoot]} が、「プロセス ID」を選択すると #{processInstanceId} が本文に埋め込まれます。間の OR/ProcessInstance/#{processInstanceId}/view の部分は手入力で補ってください。