2022-06-01 / Questetra Developers Blog

こんにちは、クエステトラの坂井です。今回は、ワークフローの途中でメールを送信する「メッセージ送信中間イベント（メール）」について紹介します。「メッセージ送信中間イベント（メール）」とは、業務プロセスの途中でメールを送信する自動工程です。

「メッセージ送信中間イベント（メール）」をフロー図の途中に配置すると、そこをトークンが通過したときにメールが自動送信されるようになります。メールの内容や宛先に前の工程の入力内容を反映させることもできます。以下の 3 ステップでこの「メッセージ送信中間イベント（メール）」の設定方法について学んでいきましょう。

  • 基本編: 固定の宛先・内容のメールを送る
  • 内容設定編：業務データを利用してメールの内容を変更する
  • 宛先設定編：業務データを利用してメールの宛先を変更する
  • HTML メール編：HTML 形式のメールを送る
  • 不達対応編： メールが届かなかった時のトラブルシューティングについて

ちなみに本記事では、すべて 「はじめての Questetra BPM Suite」 と同じ環境を使用します。このチュートリアルを行ったことがない方は、Chapter 1 の「チュートリアルのための環境構築」節に目を通しておいてください。

固定の宛先・内容のメールを送る

まずは、固定の宛先に固定の本文のメールを送信するように設定します。まずは簡単な設定でメッセージ送信中間イベントの基本的な使い方を学んでいきましょう。

まず、アプリ一覧ページからアプリの新規作成を行いましょう。この際、アプリの名前は「メッセージ送信中間イベント（メール）テスト」としてください。アプリを新規に作成したら、さっそくモデラーを起動して、次のようなワークフロー図を描いてください。

「はじめての Questetra BPM Suite」のときと同じように、各オブジェクトを選択して並べてください。今回初めて使う「メッセージ送信中間イベント（メール）」は、 中間イベントのパレットの中にあります。

二重丸で囲まれた手紙マークに email と書かれたアイコンを配置してください。そしてフローを引き、すべてのオブジェクトを繋げましょう。また、開始イベントの次のヒューマンタスクの名称を「確認」に変更しておきましょう。

手紙マークに HTTP と書いてあるものは「メッセージ送信／受信中間イベント (HTTP)」です。間違えないように気をつけてください。

今の状態では、「メッセージ送信中間イベント（メール）」アイコンの横にがついています。オブジェクトの設定ダイアログを見ると、「宛先, Cc, Bcc のいずれか 1 つは、設定してください」と表示されているはずです。送信先の指定が必要ということなので、今回は管理部のリーダである「スマトラ」のメールアドレスを宛先に設定してみましょう。以下のように宛先にメールアドレスを入力してください。今回は「スマトラ」にだけメールを送る設定にします。

また、「メールの件名」に「報告」、「本文」に「本日の業務完了しました」と入力しましょう。

  • バージョン13.1 から「本文（プレーンテキスト）」と「本文（HTML）」の2つの入力欄があります。
    • 今回は「本文（プレーンテキスト）」に入力し「本文（HTML）」は空白にしてください
  • 「本文（HTML）」の使い方は別記事にて説明します

これで「確認」タスク完了後、「スマトラ」にこの通りの内容のメールが自動送信されるようになります。

データ項目や編集許可、処理担当者に関する設定は確認だけしておきましょう。今回は特に変更することはありません。

では、アプリはひとまずこれで完成です。保存・リリースし、動作を確認してみましょう。「ワークフロー→新規開始」から「メッセージ送信中間イベント（メール）テスト」を選択し、「確認」タスクを処理してください。

完了後、「スマトラ」のメールアドレス宛に上のようなメールが届くはずです。もし届いていなかった場合は、「宛先」に入力したメールアドレスが間違っていなかったか確認してください。メールが届けばアプリの基本的な部分は完成です！

利用環境によっては、メールの送信元 (From) は no-reply@s.questetra.net になります。

複数人に送信する場合は？

今回は 1 人だけにメールを送信する設定にしていましたが、複数人に宛てて送信することも可能です。

たとえば、「スマトラ」に加えて「カナリア」や「オアフ」にもメールを送信する場合の設定例を以下に挙げます。今回は宛先 (To) に「スマトラ」「カナリア」、Cc に「オアフ」のメールアドレスを入力しました。宛先 (To), Cc, Bcc 欄には、カンマ (,) 区切りで複数のメールアドレスを入力することができます。バージョン13.1 から、入力欄の右端にある「＋」をクリックし入力欄を追加して、１つずつアドレスを入力します。

宛先 (To) 欄だけでなく、Cc 欄に入力したメールアドレスにも同じメールがコピーして送信されます。また、Bcc 欄に入力したメールアドレスも同じくメールのコピーの送信先になりますが、Bcc 欄のメールアドレスは送信者にしか見えません。今回の場合は送信者が Questetra BPM Suite なので、Bcc 欄に入力したメールアドレスはアプリ上でしかわかりません。

今回はメッセージ送信中間イベント（メール）の基本的な使い方のみ紹介しました。次の「内容設定編」ではさらに進んだ内容として、本文にデータを埋め込み、タスクの処理内容によってメールの内容を変更する設定について説明します。

次: 内容設定編

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