稟議プロセス,月次自動集計

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稟議プロセス,月次自動集計 20211215
決裁データがGoogleシートに自動保管される稟議ワークフローです。決裁完了時、起案部署や金額等のデータが自動追記されます。部署、予算科目毎の決裁件数や金額が月次で自動集計されます。本アプリでは、稟議申請も開始することができます。申請部分は稟議フロー https://support.questetra.com/ja/templates/approval-flow-budget-control-20160920/ を改良しています。
作業担当者 （スイムレーンの数：4）
  • 処理担当者
  • 申請者
  • 上司（申請者の所属組織のリーダ）
  • 役員（ルート組織のリーダ）
仕事の流れ （ワークフロー図の複雑度：37）
  • 1 1.稟議を提出する
    • 申請者は、稟議を起案します
  • 4 1x.差戻に対応する
    • 起案者は、起案した内容を修正して再提出するか、取り下げます。
  • 3 2.決裁する
    • 申請者の上司は、起案を承認します。不備があれば差し戻します
  • 14 3.役員承認する
    • 外部支払が100万以上の場合、役員が決裁します。
  • 30 x1. 累計参照
    • システムは、スプレッドシートの金額列の値を取得し合計値をデータ項目にセットします。
  • 5 x2. 取下の記録
    • システムは「ステータス（選択型）」データ項目を上書きし「取下」の表示にします
  • 8 x3a. 決裁の記録
    • システムは「ステータス（選択型）」データ項目を上書きし「決裁済」の表示にします
  • 17 x3b. 役員承認の記録
    • システムは「ステータス（選択型）」データ項目を上書きし「決裁済」の表示にします
  • 9 x4a. PDF生成
    • システムは、指定されたデータ項目の値を台紙PDF に挿し込んで PDF ファイルを生成します
  • 18 x4b. PDF生成
    • システムは、指定されたデータ項目の値を台紙PDF に挿し込んで PDF ファイルを生成します
  • 13 x5a. TSV作成
    • システムは、指定されたデータ項目の値を TSV形式のデータに加工してデータ項目にセットします。
  • 27 x5b. TSV作成
    • システムは、指定されたデータ項目の値を TSV形式のデータに加工してデータ項目にセットします。
  • 54 x6a-1. Sheet 記録（全社員用）
    • システムは、データ項目の値を指定された Googleスプレッドシートに追記します。（全社員申請稟議の決裁情報を格納するシート）
  • 33 x6a. Sheet 記録（部門別）
    • システムは、データ項目の値を指定された Googleスプレッドシートに追記します。
  • 55 x6b-1. Sheet 記録（全社員用）
    • システムは、データ項目の値を指定された Googleスプレッドシートに追記します。（全社員申請稟議の決裁情報を格納するシート）
  • 34 x6b. Sheet 記録（部門別）
    • システムは、データ項目の値を指定された Googleスプレッドシートに追記します。
  • 12 x7. 承認期限セット
    • システムは、処理が到達した時点の時刻に24時間を追加して、その値をデータ項目にセットします。
  • 21 x8. 役員不承認の記録
    • システムは「ステータス（選択型）」データ項目を上書きし「役員不承認」の表示にします
  • 24 x9. 自動承認時刻の記録
    • システムは、処理が到達した時点の時刻をデータ項目にセットします。
  • 49 決裁金額／件数 集計
    • ワークフロー基盤は、前月分決裁リストから科目と件数/金額のクロス集計します。
  • 39 部門分 決裁リスト取得
    • ワークフロー基盤は、決裁リスト（G シート）を取得します。
  • 50 金額集計結果 HTML 変換
    • ワークフロー基盤は、集計結果をHTMLメールに変換します。
  • 52 集計対象月（前月）分抽出
    • ワークフロー基盤は、前月分の決裁リストを抽出します。
ワークフロー図　（クリックして開く）
受け渡しされるビジネスプロセス変数 （データ項目の数：34）
  • ▼申請▼ 0
  • 起案者所属 q_Affiliation 1
    • processInstanceInitQgroupId
  • 起案者 q_Drafter 2
    • ${processInstance.initQuserId}
  • 提出時刻 q_Submission 3
  • 起案の内容および理由 q_Contents 4
  • 添付資料 q_Attachment 5
  • 外部支払 q_Payment 6
  • 内部工数 q_Hours 7
  • 予算区分 q_Budget 8
  • 予算区分備考 q_Remarks 9
  • ▼予算管理▼ 22
  • 参照する予算消費ログ q_Reference 23
  • これまでに消費した外部支払 q_Total 24
    • x1にて自動セットされます
  • （記録用TSV） q_TSV 25
    • x5にて自動セットされます
  • ▼決裁および役員承認▼ 10
  • 決裁者 q_Superior 11
    • 「2.決裁する」にて自動セットされます
  • 上司決裁時刻 q_Approval 12
    • 「2.決裁する」にて自動セットされます
  • 役員承認締切 q_Limit 13
    • x7 にて自動セットされます
  • 承認役員 q_Officer 14
    • 「3.役員承認する」にて自動セットされます
  • 役員判断時刻 q_Decision 15
    • 「3.役員承認する」又は x9 にて自動セットされます
  • ▼稟議結果▼ 16
  • ステータス q_Status 17
    • x2、x3、x8 にて自動上書きされます
    • 1
  • 稟議PDF名 q_PDF 18
    • p#{processInstanceId}-r#{processInstanceSequenceNumber}.pdf
  • 稟議PDF q_File 19
    • x4 にて自動セットされます
  • ▼社内コミュニケーション▼ 20
  • コメント・メッセージ q_Message 21
  • ▼月次集計情報▼ 26
  • 集計対象日：開始 q_totalizing_start_date 37
    • processInstanceStartDatetime.addMonths(-1).getFirstTimeInMonth()
  • 集計対象日：終了 q_totalizing_end_date 38
    • processInstanceStartDatetime.addMonths(-1).getLastTimeInMonth()
  • 集計結果 金額 q_amount_summary 29
  • 集計結果 件数 q_count_summary 27
  • HTML：集計結果 金額／件数 q_amount_summary_html 35
  • 全部門 決裁済 稟議リスト q_all_approval_list 32
  • 集計期間 全部門 決裁済 稟議リスト q_filetred_all_approval_list 36

フィールド名, Num, 初期値

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This archive contains the BPMN icons that are not available in the Professional edition.

Notes

  • インポート時に組織構造に合わせて、処理担当者設定の関連付けを行います
  • ２つのワークフローブロックで構成されている稟議プロセスです。
    • 稟議申請から決裁されるワークフロー
    • 決裁データがクロス集計・（経理部門へ）通知されるワークフロー

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