ファイル共有プロセス,ファイル自動取得

ファイル共有プロセス,ファイル自動取得 20240611

担当者が案内候補のファイル名を指定すると、OneDriveの資料フォルダより当該ファイルを自動取得します。取得ファイルをダウンロード案内する公開フォームURLを顧客に自動でメール案内します。

作業担当者（スイムレーンの数：2）

提出者
- 共有ファイルの提出者
提出先
- 顧客、資料請求元

仕事の流れ（ワークフロー図の複雑度：19）

11.ファイル登録
- 提出者は、共有したいファイルや期限を登録します。
112.ダウンロードURL確認
- 提出者は、ファイル共有先のアドレス等を設定します。
24x1.自動取得ファイルURL
- システムは、指定されたファイルのOneDriveURLを格納します。
23x2.ファイル取得
- システムは、指定URLからファイルを取得し、格納します。
21x2.メール本文生成
- システムは、ファイル共有先に送るメール本文のサンプルを生成します。
13x3.ダウンロードURL生成
- システムは、ダウンロードフォームのURLを生成します。
2 ファイルダウンロードフォーム
- システムは、ダウンロードフォームを表示します。

ワークフロー図　（クリックして開く）

BPMN Icons
- 開始イベント
- 終了イベント
- 結合ゲートウェイ
- 排他ゲートウェイ（XORゲートウェイ）
- メッセージ送信中間イベント（メール）
- ヒューマンタスク
- データ更新
- Microsoft 365 OneDrive for Business: ファイルダウンロード
- 受信タスク（フォーム）

受け渡しされるビジネスプロセス変数（データ項目の数：16）

【ダウンロードフォーム説明】 8
【ファイル登録画面での説明】 9
（自動取得用）案内ファイルq_auto_getting_file14
- OneDriveから自動取得するファイル名／URLが格納されます。
ファイルq_file1
- ダウンロード用のファイルが格納されます。
送信者からのメッセージq_message2
- 送信者からのメッセージが格納されます。
- ◯◯ 様
  
  以下のファイルをダウンロードできるようにしました。
  
  ・◯◯◯◯◯
  ・◯◯◯◯◯
有効期限q_limit5*
- ダウンロードフォームの有効期限が格納されます。
ダウンロードURLq_url3
- ダウンロードフォームのURLが格納されます。
ファイルをすべてダウンロードしましたか？q_check11*
- ダウンロード記録用チェックが格納されます。
メモq_memo4
- メモが格納されます。
案内メール件名q_subject7
- 案内メール件名が格納されます。
- ファイルダウンロードURLを送ります
案内メール送信先アドレスq_sendTo6
- 案内メール宛先メールアドレスが格納されます。
案内メール本文q_body12
- 案内メール本文が格納されます。
提出者q_user10
- 提出者が格納されます。
◆システム情報 13
APIキーq_key0
- ダウンロード用フォームのURLが格納されます。
- #{#randomString(20)}
自動取得ファイルのURLq_auto_getting_file_url15
- 自動取得ファイルのURLが格納されます。

フィールド名, Num, 初期値

Download

file-sharing-by-auto-getting-20240611.qar
- file-sharing-by-auto-getting-20240611.csv （データ項目定義インポート用）

This archive contains the BPMN icons that are not available in the Basic edition.

Notes

”（自動取得用）案内ファイル” 選択肢型データ項目
- 選択肢ID：OneDrive / SharePoint 上のファイルURL
- 表示ラベル：資料ファイル名
”x1.自動取得ファイルURL”自動処理工程
- ”1.ファイル登録”工程で選択された資料ファイルの選択肢ID（ファイルURL）が、”自動取得ファイルのURL”データ項目へ格納
“ファイルダウンロードフォーム” 受信タスク（フォーム）
- ”1.ファイル登録”工程で入力された”有効期限”（日時型データ項目）まで表示可能