Questetra BPM Suite を新規に利用開始する際は、ユーザが実際にワークフローを使えるようになるまでに、一定の設定が必要です。このページでは、システム管理者が行うべき初期セットアップの全体像を解説します。
設定作業には システム管理権限 または ユーザ管理権限 が必要です。最初の特権ユーザは Questetra が契約時に指定します。
事前準備
設定作業を始める前に、次の情報を整理しておくとスムーズに進められます。
- 組織ツリー ― 会社の部署・グループをどのような階層で登録するか。ルート組織の直下に部、その下に課、といった構成を図で書いておくと良いでしょう。参考：組織ツリーのサンプル（R3031）
- ユーザ一覧 ― 登録するユーザの「ユーザ名・メールアドレス・所属組織」の一覧。CSVに整理しておくと一括登録に使えます。
- 役職（任意） ― ユーザが組織に所属する際に付与するラベル（例：部長、課長、担当）。役職は処理担当者の絞り込みに利用できるため、承認フローで上長を特定したい場合は事前に定義します。
- ロール（任意） ― 組織階層とは独立したグループ分けの仕組みです。「経費精算承認者」「セキュリティ担当者」など、部署をまたいで共通の役割を持つユーザをまとめたい場合に使います。ワークフローアプリの処理担当者設定や、システム・アプリ権限の付与先として指定できます。
- 管理権限の付与先 ― 設定完了後、どのユーザ（または組織）にシステム管理権限・ユーザ管理権限を付与するか。
ライセンスの確認
設定を始める前に システム設定 – ライセンス を開き、ユーザ数の上限 と エディション を確認してください。
- 登録できるユーザ数は契約プランで決まります。追加が必要な場合はここから手続きできます。
- エディションによって使える機能が異なります（例：メールのなりすまし対策（DKIM）は Advanced 以上）。
設定手順
初期セットアップは次の順序で行います。
ステップ 1：役職を登録する（任意）
システム設定 – 役職一覧 を開き、必要な役職を登録します。
役職はユーザを組織に所属させる際に指定できます。後から追加することもできますが、ユーザ一括登録の CSV で役職まで一度に設定したい場合は先に登録しておく必要があります。
役職に上下関係はなく、「部長」「課長」などの名称を自由に設定できます。
ステップ 2：組織を登録する
システム設定 – 組織一覧 を開き、組織を登録します。
組織は「親組織」を指定することで階層構造を作れます。登録方法は 2 つあります。
- 個別登録：1 件ずつ入力する。組織数が少ない場合に適しています。
- 一括登録（CSV）：「組織名,親組織名」の形式の CSV を読み込む。部署数が多い場合はこちらが効率的です。書式の詳細は CSV一括追加（組織）の書式（R3032） を参照してください。
登録できる組織数の上限は 300 件（一括登録 1 回あたり）です。
ステップ 3：ユーザを登録する
システム設定 – ユーザ一覧 を開き、ユーザを登録します。
登録方法は 2 つあります。
- 個別登録：1 件ずつ入力する。少人数の場合に適しています。
- 一括登録（CSV）：「ユーザ名,メールアドレス,パスワード,組織名」などの形式の CSV を読み込む。書式の詳細は CSV一括追加（ユーザ）の書式（R3051） を参照してください。
登録できるユーザ数の上限は 1,000 件（一括登録 1 回あたり）です。ライセンスの上限も確認してください。
ユーザは必ず 1 つ以上の組織に所属させる必要があります。どの組織にも属していないユーザはワークフロー機能を使用できません。
メールアドレスはログイン ID として使用されるため、有効なアドレスを設定してください。
ステップ 4：ロールを登録する（任意）
システム設定 – ロール一覧 を開き、必要なロールを登録します。
ロールは組織階層とは独立したグループ分けの仕組みです。「経費精算承認者」のように複数部署のメンバが混在するグループや、部署に関係なく共通の処理を担当するユーザをまとめる場合に使います。ワークフローアプリの処理担当者設定と、システム・アプリ権限の付与先として利用できます。
登録方法は 2 つあります。
- 個別登録：1 件ずつ入力する。
- 一括登録（CSV）：「ロール名,所属ユーザ名,所属ユーザ名,…」の形式の CSV を読み込む。ロール名に続けて所属させるユーザ名を並べることで、ロールの作成と所属ユーザの登録を一度に行えます。
登録できるロール数の上限は 300 件（一括登録 1 回あたり）です。
個別登録の場合や、登録後にメンバを変更したい場合は、各ユーザの詳細画面からも所属ロールを設定できます。
ステップ 5：特権（管理権限）を付与する
システム設定 – システム全体 を開き、管理業務を担うユーザに権限を付与します。
| 権限名 | できること |
|---|---|
| システム管理権限 | システムログの閲覧、特権の付与、外部連携の設定など、システム全体の管理 |
| ユーザ管理権限 | ユーザ・組織・役職の管理 |
権限はユーザ個別に付与できるほか、組織やロールに対して付与することもできます。組織に権限を付与すると、その組織に所属するすべてのユーザが権限を持ちます。人事異動が多い場合は組織やロールを使う方が管理しやすくなります。
どの権限を誰に付与すべきかの詳細は システム特権の権限一覧（R3010） を参照してください。
ステップ 6：アプリ作成権限を付与する
ワークフローアプリを作成・編集できるのは、アプリ作成権限を持つユーザだけです。この権限は前ステップのシステム管理権限・ユーザ管理権限とは別の画面で設定します。
システム設定 – ワークフロー を開き、ワークフローを設計するユーザ（または組織・ロール）に権限を付与します。
この権限がないとワークフローアプリを作れません。 運用開始にあたっては、アプリ設計担当者への付与を忘れないようにしてください。システム管理権限とは独立しているため、「システム管理者なのにアプリが作れない」という状態も起こり得ます。
設定後の確認
設定が完了したら システム設定 – システム概要 で 登録ユーザ数 を確認し、ライセンスの上限と比較しておきましょう。
次のステップ
初期セットアップが完了したら、運用に合わせて以下の設定も検討してください。
- ログイン設定・パスワードポリシー：システム設定 – ログイン
- シングルサインオン（SAML）：SAML 2.0 で Microsoft 365 とシングルサインオン / SAML 2.0 で Salesforce とシングルサインオン
- Google Workspace との連携：システム設定 – Google 連携
- メールのなりすまし対策（DKIM）：システム設定 – DKIM
