ワークフロー アプリ

記事作成プロセス

テーマに沿った Web 記事を公開します。〔1.テーマ設定〕で指定されたテーマでライターが執筆します。〔3.掲載判定〕では編集デスクが、a:原稿OK、b:原稿修正、c:掲載不可、d:監修依頼、の判断を行い、処理を進めます。記事の掲載が完了すると、メール通知されます。

経費および立替金の報告

経費を申告し、承認・修正後に記録されます。毎月月初に全社員分のプロセスが自動開始されます。社員は〔1.申請〕の工程を締日まで滞留させ、その間に支出した経費や立替金を入力します。〔3.確認/微修正〕の工程では経理担当が「法人カードによる支払い」等の修正を行い、その後 Google スプレッドシートに自動記録されます。

稟議フロー

決裁した支出金額が「予算消費ログ」に自動記録される稟議フローです。〔1.稟議を提出する〕の工程で新規案件が入力されると、「予算消費ログ」(Google シート)を参照し、これまでの支出総額が自動計算されます。〔2.決裁する〕の工程では、予算消費状況を把握したうえで、上司が決裁することができます。決裁された金額は、「予算消費ログ」に自動的に追記されます。

検収対応フロー

受託業務の納品後の検収に対応します。〔1.納品情報入力〕の入力情報から納品書PDFが自動生成され送付されます。〔2.検収対応・検収報告書受領〕の工程では、a. 検収報告の受領 / b. 検収期限によるみなし検収 / c. 検収期限の延長 / d. 検収納品の断念、の4つの対応パターンが想定されています。

翻訳フロー

原稿文を翻訳します。〔1.翻訳依頼〕に入力された文章が翻訳担当者に届けられます。〔2.翻訳作業〕の作業画面は、ストップウォッチボタンにより作業時間を計測したり、入力文字数をカウントしたりするスクリプトが設定されており、計測値が業務データとして入力されます。HTTP 通信によって、他のワークフローからサブプロセスとして呼び出すことも可能です。

受託〜納品フロー

案件受注から納品までを管理します。〔1.受注情報入力〕の工程で案件情報等が入力され、〔2.納期等確認〕の工程を経て案件が開始されます。「納品日」は Google カレンダーに自動登録されます。複数の案件が同時並行で進捗している場合、各案件の納品日を Google カレンダーで一覧できます。

製品デモ対応フロー

製品デモ依頼を受け付けて、デモを実施します。Web フォームやメールでの申し込みによって開始されると、〔1.デモ担当の決定〕工程で担当者が割り当てられます。担当者がデモ日程を決定すると、Google カレンダーに自動的に登録されます。製品デモが完了後、担当者は〔3.デモ実施報告〕の工程で報告し、上司は〔4.状況確認〕の工程で確認します。

問合対応プロセス

顧客からの問い合わせを受け付け、回答します。Web フォームやメールで問い合わせを受け付けると自動的に回答テンプレートが作成されます。翻訳や技術的な助言が必要な場合は、〔2ab.回答支援〕の各工程が専門チームに割り当てられます。サポート担当者が
〔1.回答の作成〕の工程から回答を送信することもできますし、営業担当者が〔2x.営業対応〕の工程で対応することもできます。回答メールが送信されると、回答に要した時間が自動計算されます。

SLA申請対応フロー

SLA(品質保証制度)に基づく減額請求を顧客から受け付け、サービスクレジットを発行します。公開 Web フォームから申請があるとワークフローが開始され、〔2.ダウンタイム等の確認〕の工程でサービス運用担当が実績を確認します。SLA を満たしていない場合、サービスクレジットが発行され、メール回答します。

ブログ執筆投稿フロー

ブログ記事の草稿が登録され、校正・投稿します。〔1.草稿執筆〕の工程でブログ草稿が登録されると関係者にメール通知されます。公開担当者が、草稿を校正し記事を公開(予約)すると、社内にメール通知されます。原稿の書き直しや修正を依頼したり(差し戻し)、却下(ボツ)することもできます。

マンガ制作フロー

原作シナリオを元に、ラフ・下書き・仕上げの段階を経て、マンガが制作されます。各段階で、制作者は成果物を作成し、依頼者が確認します。工程を移動するたびに、制作状況(ステータス)が記録されます。マンガだけでなく、様々な制作系フローに転用できます。

記事アイデア受付プロセス

記事のアイデアを社内から収集します。 社員がアイデアを投稿し、編集者に届けられます。メール送信によってアイデアを投稿することも可能です。 編集者は提案に対してコメントしたり他者と相談することができます。編集者によるコメントは、提案者へのEメールで通知されます。

翻訳プロセス

原稿文の翻訳を依頼します。[1.草稿セット]に入力された文章が翻訳担当者に届けられます。翻訳が完了すると(2.翻訳)、文字数が記録され、依頼者に通知されます。

郵便物郵送プロセス

社内からの郵送の依頼を受け付け、投函を支援します。〔1.送付先情報+送付物の入力〕の工程で入力された情報を元に、「送付状PDF」が自動生成されます。総務担当者は、送付状を印刷し、封入後に投函します。投函完了後、依頼者に通知メールが送付されます。別プロセスから依頼を受け付けることも可能です。

日次報告フロー

毎朝、自動起動し、日々の業務報告を行います。〔1.日報記入〕の工程が処理されると〔2.日報の確認〕の工程で上司が内容を確認します。コメントがある場合は報告者へメール送信されますが、報告内容の修正等が必要な場合は〔1x.差し戻し対応〕の工程に差し戻されます。第一工程が締め切り日時までに処理されなかった場合は、「未報告」として自動終了されます。

出退勤報告フロー

出退勤時刻を報告し、勤務時間を自動計算します。毎朝7時に自動開始され、〔1.出勤時刻の報告〕〔2.退勤時刻の報告〕の工程を処理すると、勤務時間が自動計算され、〔3.勤務時間確認〕の工程に進みます。各工程で処理が完了されない場合、一定時間経過後に自動的に処理が進みます。第一工程が締め切り日時までに処理されなかった場合は、休暇扱いとなります。また、初期値設定や入力支援により、入力負荷を軽減する工夫がなされています。

立替金月次精算フロー

立替金を月ごとにまとめて一括申請します。「毎月1日の朝」に自動開始され、全社員に〔1.都度入力/月末提出〕の工程が割り当てられます。社員は、都度、立替金データを入力し保存し、月末にすべての入力が完了すれば申請します。上司承認、経理確認後、「立替金申請PDF」が自動生成されるので、領収書等を添付して提出します。

立替金逐次精算フロー

立替金が発生するたびに逐次申請します。「スマホ撮影」した領収書画像をメールすることで開始され、メール本文から立替金額や立替日などが自動入力されます。〔1.申請する(追記修正)〕の工程では、申請データを追記・修正することもできますが、24時間経過すると自動申請となります。Web申請にも対応し、申請の進捗状況を確認できます。