ワークフロー アプリ

資料請求対応フロー

Webフォームで資料請求を受け付け、資料発送後、顧客情報を登録します。〔1.住所確認/対応判断〕の工程でフォームの入力内容等がチェックされた後、送り状PDFが自動生成されます。また、資料発送後に顧客情報がデータベース(kintone)に登録されます。営業による急ぎ対応が必要な場合は、〔3.引受/対応結果の記録〕の工程に進みます。

顧客マスタ同期プロセス

Google スプレッドシートで管理されている「顧客マスタ」を自動的に同期します。毎日深夜 1:00 に自動開始され、Google スプレッドシートに API 接続して、「顧客リスト」を取得します。取得した顧客リストは、整形され、ワークフロー基盤の「顧客マスタ(選択肢 XML)」として更新されます。人による手動開始やリストのチェックにも対応します。

見積書作成承認プロセス

見積書PDFが自動生成され、上司が承認します。〔1.見積内容の起案〕の工程で提出先や明細、総計金額が入力された後、「見積書PDF」が自動生成されます。上司の承認後、〔3.見積提出〕および〔4.受注失注報告〕の工程で案件状況が記録されます。

物品購入依頼フロー

購入依頼申請から発注・納品、支払いまでを管理します。〔2.購買判断〕の工程で購買が承認されると発注手続きへ進みます。発注後、振込処理が必要な場合は、〔4.納品確認〕の工程と並行して、〔5.振込手続〕の工程に進みます。「発注処理待ち」「納品待ち」などステータスが管理され、進捗状況を確認することができます。

PayPal請求プロセス

複数の業務フローから呼び出される独立したサブプロセスです。「PayPal Invoicing API」を通じて、1. PayPal 側に『PayPal請求書』を生成させ、2. PayPal から『PayPal請求書』を送信させ、3. PayPal に対して『PayPal請求書』の決済状況を確認することができる仕組みになっています。また、会計システム向けの『振替伝票CSV』も自動生成されます。

見積作成・保管フロー

見積書PDFが自動的に保管・共有されます。〔1.見積内容の起案〕の工程で提出先や明細、総計金額が入力された後、「見積書PDF」が自動生成されます。見積提出後、成約に至った見積書は Dropbox フォルダに自動的にアップロードされます。

出荷BPOフロー

梱包・検査・発送業務がアウトソースされます。〔1.出荷指示入力〕の工程で配送先や配送商品が入力され、リーダの確認後、〔4.梱包〕や〔5.検針検査〕の工程が物流会社にアウトソースされます。

受注報告プロセス

営業部長により、承認されます。営業リーダが〔2.確認〕し、営業部長が〔3.承認〕します。受注金額が100万円以上の場合、役員にも報告されます。見積承認プロセスなどから呼び出されることも想定されています。

出張申請フロー

複数の承認者を登録できるフローです。課長代理や課長補佐を「部署のリーダ(上司)」として登録することで、課長以外も〔2. 出張の承認〕を引き受けることが可能となります。なお、〔2.出張の承認〕の処理は、〔1.出張内容の登録〕の処理者とは別人になるように設定されています。

稟議フロー

副部長による「代理決裁」を実現するフローです。すなわち、100万円以下の申請は〔3a. 承認決裁する〕の工程に進められ、副部長でも決裁を引き受けることが可能となります。なお、100~500万円の申請についても、24時間後には引き受けることが可能となります。一方で、500万円を超える申請では、代理決裁は認められておりません。

ファクス受信プロセス

インターネットFAX(クラウド型FAXサービス)は、受信したFAXをPDFに変換してメール通知する仕組みです。このワークフローアプリは、メーリングリストを経由して、そのメール通知を受信します。その後、PDFデータは〔1.受注内容確認〕の工程にてチェックされます。迷惑FAXやマチガイFAXなどのノイズデータは排除されます。さらに、自動処理工程〔G Drive 保存〕にて、ルールに従ってフォルダ保存されます。

宿泊客苦情の共有プロセス

宿泊客からの苦情があれば〔0.宿泊客登録/苦情記録〕の工程で記録されます。フロント担当は朝5時の自動メールで苦情の発生を認識できます。フロント担当から清掃担当に対して共有すべき内容については、〔1.チェックアウト完了〕の工程で入力されます。

請求プロセス

請求データは〔1. データ入力/確認〕の工程で入力されます。請求書PDFが〔PDF 自動生成〕の工程にて自動的に生成されます。経理によって入金が確認されると、全ての処理が完了します。

アイデア管理プロセス

ナイスアイデアに対して、回答メールが送られます。〔1. アイデア投稿〕の工程で投稿されたアイデアに対し、〔2. アイデアに対するコメント〕で回答されます。アイデアはメールで受信することもできます。その場合、プロセスは自動的に開始されます。

デザイン依頼フロー

アイコンやポスターなどが作成されるフロー。基本的には〔3.成果物の制作〕の工程で制作され、〔4.成果物の確認〕の工程でチェックされる。繁忙期などには〔3x.制作の委託〕の工程で Crowd Sourcing などに外注される場合もある。