情報管理

選択肢マスタ管理プロセス

選択肢マスタの編集(追加・削除)をするためのプロセスです。
タスク処理画面から編集準備ができ、XMLファイルを意識する必要がありません。
また、上司承認を経て、編集内容が選択肢マスタに自動反映されます。

セミナー申込情報削除

kintone アプリのセミナー申込情報が自動的に削除されます。公開フォームからセミナー申込情報の削除申請がされると、削除確認メールが申請者に送信されます。申請者が、メールに記載された削除確認フォームを処理すると、kintone に登録されたセミナー申込情報(申請者のもの)が自動的に削除されます。

提案書提出管理, 宛先自動記載

顧客向提案書の提出が自動記録されるワークフローです。営業担当者は、リード管理プロセスや提案書作成プロセスから本ワークフローを開始します。提出提案書・顧客情報の指定だけで宛先付提案書がメールで自動送付されます。提案書ファイルは、サムネイル画像ファイル及びPDFが自動で作成され、メールに添付されます。送付先顧客情報に加え、雛形の流用・スクラッチ作成情報が自動記録されます。提案書種類等の提出傾向を把握することができます。

提案書提出管理

提案書の提出履歴を管理するプロセスです。
流用作成の場合、提案書の宛先変更・送付PDF/画像生成・メール送付まで自動で行われます。
流用作成でない場合も含め、誰がいつどこ宛に提出したかが記録されます。

次の業務を自動で開始

「受注登録」プロセスが完了したら、自動的に「請求書発行プロセス」が担当者のタスクとして立ち上がる仕組みです。必ず行う作業を業務別に終わらせるのではなく、繋がりがある業務は、次の作業を自動的に立ち上げる事により、社員は、流れを理解しやすいです。

住所変更届受付管理

住所変更届をメールで受け付けるワークフローです。届出メールのFromアドレスが顧客台帳(Google シート)に存在するか自動確認されます。確認後、本人確認フォームへの誘導メールが届出者へ自動通知されます。届出者は、本人確認フォームで新住所を確認します。本人確認後、営業担当者が顧客台帳を更新します

提案書作成管理

提案書をレビューしてもらえるワークフローです。作成者は、ファイルURLと読者想定を登録します。レビュー完了時、提案書ファイルが提案書管理台帳(Googleシート)に自動登録される仕組みになっています。

セミナー申込受付 3

「セミナー申込受付 2」アプリに機能が追加されました。セミナー参加者がアンケートに回答できるようになります。セミナー終了後、セミナー参加者にアンケート回答依頼メールが送信され、セミナー参加者は、メールに書かれたURLにアクセスすると、アンケートに回答できます。セミナー運営者は、アンケートの回答状況をグラフィカルな画面で確認できます。

URL 文字列, パーツの抽出

URL 文字列, パーツの抽出

URL/URI文字列を解析し、各コンポーネントを抽出します。プロトコル(スキーム)、ホスト部、ホスト名、パス、クエリ、フラグメントなどの抽出が可能です。URLデコードが必要なコンポーネントは、別途、下流工程にて decodeURIComponent の処理が必要です。

稟議フロー

稟議の申請から決裁までを記録します。決裁権限を持つ部長は、申請・決裁の工程を経ず、〔2x.部長自身が作成する〕の工程を処理するだけで決裁の記録が可能です。ただし、部長起案であっても、100万円を超える場合は、役員による承認が必要となります。全ての稟議は記録され、自動的に稟議書PDFが生成されます。

他部署間・分業下の情報共有

ホテルでの顧客対応業務を管理します。〔1.チェックアウト完了〕の工程でフロント担当が顧客のチェックアウトを入力すると客室清掃担当が清掃を実施し〔3.清掃完了点検〕を経て終了します。夜間シフト担当者が顧客への対応を入力していれば、フロント担当に通知され、チェックアウト時に適切な対応が可能となります。

顧客マスタ同期プロセス

Google スプレッドシートで管理されている「顧客マスタ」を自動的に同期します。毎日深夜 1:00 に自動開始され、Google スプレッドシートに API 接続して、「顧客リスト」を取得します。取得した顧客リストは、整形され、ワークフロー基盤の「顧客マスタ(選択肢 XML)」として更新されます。人による手動開始やリストのチェックにも対応します。

共有パスワード問合

共用パスワードを管理します。パスワードは Google スプレッドシートに記録され、API 経由で取得・更新されます。パスワード使用者は〔1.PWリクエスト〕の工程で開示を依頼します。管理者が承認すると、自動的にパスワードが取得され、〔3.PW確認〕の工程で開示されます。確認後、データ項目に記録されたパスワードは消去されます。

社員個人情報の申請受付

社員情報の追加・更新を管理し、必要に応じて社員マスターを更新します。〔1.社員情報の追加・更新〕の工程で入力されたデータは、上司確認ののち、人事部へ受け渡されます。社員マスターの更新が必要である場合は、現マスターを取得後にデータを追加し、社員マスターが自動的に更新されます。

宿泊客苦情の共有プロセス

宿泊客からの苦情があれば〔0.宿泊客登録/苦情記録〕の工程で記録されます。フロント担当は朝5時の自動メールで苦情の発生を認識できます。フロント担当から清掃担当に対して共有すべき内容については、〔1.チェックアウト完了〕の工程で入力されます。