情報管理

質問管理プロセス

ベンダにメール送付した質問を管理するワークフローです。
質問メールは、件名に自動採番したIDを記載され、ベンダに送付されます。
回答メールを受信し、回答メールの件名内のIDにより、質問メールと回答メールの情報がひもづけされます。

社内報メール送信プロセス

特定メールアドレス(全社MLなど)へ “社内報” を送信する業務プロセスです。「社内勉強会のお知らせ」や「健康診断のお知らせ」が想定されます。起案者は、メール本文の原稿や添付ファイルを登録します。上司は、起案内容を承認します。承認された社内報は、配信予定時刻に自動送信されます。

アカウント発行プロセス, API開始対応

入社者へ社内システムアカウントを発行するワークフローです。
入社リストから1件ずつ、自動で登録されます。総務担当者は、各部署に貸与を指示します。
各担当部署は、作業完了を記録します。総務部は、指示忘れを気にせず進捗管理ができます。

おすすめコンテンツ追加・削除

「おすすめコンテンツ」選択肢マスターに選択肢が自動追加されるワークフローです。追加申請者は、コンテンツの基本情報(制作者、ファイル名、ファイルURL)を登録します。責任者が承認すると、登録された情報に基づいて、選択肢マスターが追加更新されます。(削除フローも含まれています)

選択肢マスター管理プロセス,ウェブコンテンツ

コンテンツ情報が選択肢マスターに追加・変更・削除されるワークフローです。
情報の構成は、URL/作成者/公開日時等です。入力された情報を元にマスターが自動更新されます。
マスターは、ページ更新/アクセス集計業務等で業務データとして利用されます。

選択肢マスタ管理プロセス

選択肢マスタの編集(追加・削除)をするためのプロセスです。
タスク処理画面から編集準備ができ、XMLファイルを意識する必要がありません。
また、上司承認を経て、編集内容が選択肢マスタに自動反映されます。

セミナー申込情報削除

kintone アプリのセミナー申込情報が自動的に削除されます。公開フォームからセミナー申込情報の削除申請がされると、削除確認メールが申請者に送信されます。申請者が、メールに記載された削除確認フォームを処理すると、kintone に登録されたセミナー申込情報(申請者のもの)が自動的に削除されます。

提案書提出管理, 宛先自動記載

顧客向提案書の提出が自動記録されるワークフローです。営業担当者は、リード管理プロセスや提案書作成プロセスから本ワークフローを開始します。提出提案書・顧客情報の指定だけで宛先付提案書がメールで自動送付されます。提案書ファイルは、サムネイル画像ファイル及びPDFが自動で作成され、メールに添付されます。送付先顧客情報に加え、雛形の流用・スクラッチ作成情報が自動記録されます。提案書種類等の提出傾向を把握することができます。

提案書提出管理

提案書の提出履歴を管理するプロセスです。
流用作成の場合、提案書の宛先変更・送付PDF/画像生成・メール送付まで自動で行われます。
流用作成でない場合も含め、誰がいつどこ宛に提出したかが記録されます。

次の業務を自動で開始

「受注登録」プロセスが完了したら、自動的に「請求書発行プロセス」が担当者のタスクとして立ち上がる仕組みです。必ず行う作業を業務別に終わらせるのではなく、繋がりがある業務は、次の作業を自動的に立ち上げる事により、社員は、流れを理解しやすいです。

住所変更届受付管理

住所変更届をメールで受け付けるワークフローです。届出メールのFromアドレスが顧客台帳(Google シート)に存在するか自動確認されます。確認後、本人確認フォームへの誘導メールが届出者へ自動通知されます。届出者は、本人確認フォームで新住所を確認します。本人確認後、営業担当者が顧客台帳を更新します

提案書作成管理

提案書をレビューしてもらえるワークフローです。作成者は、ファイルURLと読者想定を登録します。レビュー完了時、提案書ファイルが提案書管理台帳(Googleシート)に自動登録される仕組みになっています。