情報管理

稟議フロー

稟議の申請から決裁までを記録します。決裁権限を持つ部長は、申請・決裁の工程を経ず、〔2x.部長自身が作成する〕の工程を処理するだけで決裁の記録が可能です。ただし、部長起案であっても、100万円を超える場合は、役員による承認が必要となります。全ての稟議は記録され、自動的に稟議書PDFが生成されます。

シフト勤務における情報共有

ホテルでの顧客対応業務を管理します。〔1.チェックアウト完了〕の工程でフロント担当が顧客のチェックアウトを入力すると客室清掃担当が清掃を実施し〔3.清掃完了点検〕を経て終了します。夜間シフト担当者が顧客への対応を入力していれば、フロント担当に通知され、チェックアウト時に適切な対応が可能となります。

共有パスワード問合

共用パスワードを管理します。パスワードは Google スプレッドシートに記録され、API 経由で取得・更新されます。パスワード使用者は〔1.PWリクエスト〕の工程で開示を依頼します。管理者が承認すると、自動的にパスワードが取得され、〔3.PW確認〕の工程で開示されます。確認後、データ項目に記録されたパスワードは消去されます。

社員個人情報の申請受付

社員情報の追加・更新を管理し、必要に応じて社員マスターを更新します。〔1.社員情報の追加・更新〕の工程で入力されたデータは、上司確認ののち、人事部へ受け渡されます。社員マスターの更新が必要である場合は、現マスターを取得後にデータを追加し、社員マスターが自動的に更新されます。

顧客マスタ同期プロセス

Google スプレッドシートで管理されている「顧客マスタ」を自動的に同期します。毎日深夜 1:00 に自動開始され、Google スプレッドシートに API 接続して、「顧客リスト」を取得します。取得した顧客リストは、整形され、ワークフロー基盤の「顧客マスタ(選択肢 XML)」として更新されます。人による手動開始やリストのチェックにも対応します。

見積作成・保管フロー

見積書PDFが自動的に保管・共有されます。〔1.見積内容の起案〕の工程で提出先や明細、総計金額が入力された後、「見積書PDF」が自動生成されます。見積提出後、成約に至った見積書は Dropbox フォルダに自動的にアップロードされます。

宿泊客苦情の共有プロセス

宿泊客からの苦情があれば〔0.宿泊客登録/苦情記録〕の工程で記録されます。フロント担当は朝5時の自動メールで苦情の発生を認識できます。フロント担当から清掃担当に対して共有すべき内容については、〔1.チェックアウト完了〕の工程で入力されます。

アイデア管理プロセス

ナイスアイデアに対して、回答メールが送られます。〔1. アイデア投稿〕の工程で投稿されたアイデアに対し、〔2. アイデアに対するコメント〕で回答されます。アイデアはメールで受信することもできます。その場合、プロセスは自動的に開始されます。