情報管理

3回目コロナワクチン予防接種管理

個人病院が “3回目のコロナワクチン予防接種” を円滑に進めるための業務プロセスです。理事長が予診票を元に当日の接種者氏名、病歴、希望ワクチン名を担当看護師に共有します。担当看護師は、その情報を元に現場で用意されているワクチン数と種類に相違がないかを確認します。看護師長がダブルチェックを行い担当医師に情報を共有します。終了後、担当看護師が、使用ワクチン情報を理事長に報告します。理事長は、相違がないか在庫確認をします。

おすすめコンテンツ追加・削除

「おすすめコンテンツ」選択肢マスターに選択肢が自動追加されるワークフローです。追加申請者は、コンテンツの基本情報(制作者、ファイル名、ファイルURL)を登録します。責任者が承認すると、登録された情報に基づいて、選択肢マスターが追加更新されます。(削除フローも含まれています)

選択肢マスター管理プロセス,ウェブコンテンツ

コンテンツ情報が選択肢マスターに追加・変更・削除されるワークフローです。
情報の構成は、URL/作成者/公開日時等です。入力された情報を元にマスターが自動更新されます。
マスターは、ページ更新/アクセス集計業務等で業務データとして利用されます。

選択肢マスタ管理プロセス

選択肢マスタの編集(追加・削除)をするためのプロセスです。
タスク処理画面から編集準備ができ、XMLファイルを意識する必要がありません。
また、上司承認を経て、編集内容が選択肢マスタに自動反映されます。

提案書提出管理, 宛先自動記載

顧客向提案書の提出が自動記録されるワークフローです。営業担当者は、リード管理プロセスや提案書作成プロセスから本ワークフローを開始します。提出提案書・顧客情報の指定だけで宛先付提案書がメールで自動送付されます。提案書ファイルは、サムネイル画像ファイル及びPDFが自動で作成され、メールに添付されます。送付先顧客情報に加え、雛形の流用・スクラッチ作成情報が自動記録されます。提案書種類等の提出傾向を把握することができます。

提案書提出管理

提案書の提出履歴を管理するプロセスです。
流用作成の場合、提案書の宛先変更・送付PDF/画像生成・メール送付まで自動で行われます。
流用作成でない場合も含め、誰がいつどこ宛に提出したかが記録されます。

次の業務を自動で開始

「受注登録」プロセスが完了したら、自動的に「請求書発行プロセス」が担当者のタスクとして立ち上がる仕組みです。必ず行う作業を業務別に終わらせるのではなく、繋がりがある業務は、次の作業を自動的に立ち上げる事により、社員は、流れを理解しやすいです。

住所変更届受付管理

住所変更届をメールで受け付けるワークフローです。届出メールのFromアドレスが顧客台帳(Google シート)に存在するか自動確認されます。確認後、本人確認フォームへの誘導メールが届出者へ自動通知されます。届出者は、本人確認フォームで新住所を確認します。本人確認後、営業担当者が顧客台帳を更新します

提案書作成管理

提案書をレビューしてもらえるワークフローです。作成者は、ファイルURLと読者想定を登録します。レビュー完了時、提案書ファイルが提案書管理台帳(Googleシート)に自動登録される仕組みになっています。

見積作成・保管フロー

見積書PDFが自動的に保管・共有されます。〔1.見積内容の起案〕の工程で提出先や明細、総計金額が入力された後、「見積書PDF」が自動生成されます。見積提出後、成約に至った見積書は Dropbox フォルダに自動的にアップロードされます。

URL 文字列, パーツの抽出

URL 文字列, パーツの抽出

URL/URI文字列を解析し、各コンポーネントを抽出します。プロトコル(スキーム)、ホスト部、ホスト名、パス、クエリ、フラグメントなどの抽出が可能です。URLデコードが必要なコンポーネントは、別途、下流工程にて decodeURIComponent の処理が必要です。

稟議フロー

稟議の申請から決裁までを記録します。決裁権限を持つ部長は、申請・決裁の工程を経ず、〔2x.部長自身が作成する〕の工程を処理するだけで決裁の記録が可能です。ただし、部長起案であっても、100万円を超える場合は、役員による承認が必要となります。全ての稟議は記録され、自動的に稟議書PDFが生成されます。

シフト勤務における情報共有

ホテルでの顧客対応業務を管理します。〔1.チェックアウト完了〕の工程でフロント担当が顧客のチェックアウトを入力すると客室清掃担当が清掃を実施し〔3.清掃完了点検〕を経て終了します。夜間シフト担当者が顧客への対応を入力していれば、フロント担当に通知され、チェックアウト時に適切な対応が可能となります。

顧客マスタ同期プロセス

Google スプレッドシートで管理されている「顧客マスタ」を自動的に同期します。毎日深夜 1:00 に自動開始され、Google スプレッドシートに API 接続して、「顧客リスト」を取得します。取得した顧客リストは、整形され、ワークフロー基盤の「顧客マスタ(選択肢 XML)」として更新されます。人による手動開始やリストのチェックにも対応します。

共有パスワード問合

共用パスワードを管理します。パスワードは Google スプレッドシートに記録され、API 経由で取得・更新されます。パスワード使用者は〔1.PWリクエスト〕の工程で開示を依頼します。管理者が承認すると、自動的にパスワードが取得され、〔3.PW確認〕の工程で開示されます。確認後、データ項目に記録されたパスワードは消去されます。