会議資料共有フロー 20220719
経営会議などで使用される資料を会議参加者と共有するフローです。添付された会議資料ファイルは、自動的にGoogleドライブの共有フォルダにアップロードされます。共有期限になると、ファイルは共有フォルダから削除されます。
仕事の流れ （ワークフロー図の複雑度：16）
- 18 Google ドライブ確認
- 担当者は、会議資料が Google ドライブに正しくアップロードされているか確認します。確認後、レポートメールが直ちに送信されるようにするには、「OK」ボタンを押下して本工程を終了させます。「レポートメール送信時刻」に自動的に送信されるようにするには、本工程を処理せず放置します。
- 17 NG 対応
- 1 会議資料添付
- 担当者は、会議資料ファイルを添付し、コメントを入力します。
- 14 承認
- 8 保管フォルダへアップロード
- データ項目「レポートファイル」のファイルが保管フォルダにアップロードされます。
- 4 共有フォルダから削除
- 共有フォルダにアップロードされたファイルが削除されます。
- 2 共有フォルダへアップロード
- データ項目「レポートファイル」のファイルが共有フォルダにアップロードされます。
受け渡しされるビジネスプロセス変数 （データ項目の数：16）
- 報告者メールアドレス q_Reporter
9 *- #{processInstanceInitQuser?.email}
- To Email（その1） q_to_email_1
2 *- レポートメールの To にセットされるメールアドレス。(その1)
- To Email（その2） q_to_email_2
3 - レポートメールの To にセットされるメールアドレス。(その2)
- Cc Email q_cc_email
4 - レポートメールの Cc にセットされるメールアドレス。
- メール件名 q_Email_Subject
10 *- ○○会議資料 #{#dateFormatter.format(‘yyyy-MM’, processInstanceStartDatetime)}
- コメント q_Comment
5 * - メール署名 q_Email_Signature
11 - —
担当：#{processInstanceInitQuser}
- 共有フォルダID q_Folder_ID_for_Sharing
0 *- 会議参加者と「レポートファイル」を共有するための Google ドライブのフォルダID。
- exampleEXAMPLEexampleEXAMPLE
- 保管フォルダID q_Folder_ID_for_Storage
1 *- 共有期間終了後、「レポートファイル」が保管される Google ドライブのフォルダID。
- example—–example—–example
- 会議資料ファイル q_Report_Files
6 * - レポートメール送信時刻 q_Report_Email_Sending_Time
12 * - 共有終了時刻 q_Share_End_Time
13 *- Google ドライブにアップロードされた会議資料ファイルが削除される時刻
- processInstanceStartDatetime.addDays(14)
- ファイル表示用URL q_URLs_for_File_Display
7 - Google ドライブにアップロードされたファイルの表示用URL。レポートメールに挿入される。
- ファイルダウンロード用URL q_URLs_for_File_Download
8 - Google ドライブにアップロードされたファイルのダウンロード用URL。レポートメールに挿入される。
- 通信欄 q_Discussion
15 - ファイルID q_File_ID
14 - Google ドライブにアップロードされたファイルのID
フィールド名, Num, 初期値
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Notes
- インポート時に組織構造に合わせて、処理担当者設定の関連付けを行います
- 「共有フォルダID」「保管フォルダID」は、初期値に設定されていると便利です。
- 「共有フォルダID」で特定されるフォルダは、会議参加者から閲覧可能な状態にしておきます。
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