Questetra に新しいユーザを登録する際、個別にユーザプロファイルを作成するのは簡単です。しかし、複数のユーザを同時に登録したい場合もあります。例えば、あなたの会社や組織で Questetra を導入する時などです。
この場合、同じ作業を繰り返すのは面倒で、時間もかかってしまうかもしれません。
そのような時、複数のユーザを一度に登録できる［ユーザ一括登録］機能を利用すると便利です。本記事では、複数のユーザを効率よく登録する［ユーザ一括登録］の使い方について説明します。
本記事では、以下のユーザ登録や組織構造の基本に関するマニュアルの内容に基づいて説明しています。
詳細を知りたい方は、合わせてご確認ください。
関連記事
・マニュアル：M305: ユーザアカウントを新規追加する
・マニュアル：M307: 組織再編にあわせて ［組織］ や ［ユーザ］ を一括更新する
・マニュアル：M308: Google Workspace の組織・ユーザ・グループの設定を取り込む
［ユーザ一括登録］の使い方
この機能は、システム権限が付与されたユーザ向けの機能です。［ユーザ一覧］画面（［システム設定］＞［ユーザ一覧］と移動）の上部にある、［ユーザ一括登録］ボタンから利用できます。［ユーザ一括登録］画面を開くと、［CSV入力によるインポート］セクションに［CSV入力］という欄があるので、こちらに一括登録するユーザ情報を入力します。
ユーザ情報ファイルの準備
ユーザ情報を登録するためのCSVファイルを作成します。このファイルには、必須項目であるユーザ名やメールアドレスなど、書式として規定されている項目を列に入れてください。その際、データに誤りがなく、正しい形式で記載されていることを確認しましょう。
関連記事
・リファレンス：R3051: CSV一括追加(ユーザ)の書式
一括登録するCSVデータを作成する時、空欄の項目もカンマで正しく区切られていることを確認してください。例えば、フォーマットが「ユーザ名、メールアドレス、パスワード、組織名」の順だとします。Dylan Thomas のパスワードをここでは未設定にする場合、その行は以下のようになります：`Dylan Thomas, dylan.thomas@example.com,,Sales Department`. このように、連続した2つのカンマ（,,）が空欄のパスワード欄を示しています。
さらに組織名も空欄にする場合は、次のように記述します。
`Dylan Thomas, dylan.thomas@example.com,,`.
CSVデータ例
user name, email address, password, Organization name
Dylan Thomas, dylan.thomas@example.com,,Sales Department
Emily Dickinson, emily.dickinson@example.com,,上記の例では、Dylan Thomas のアカウントはパスワードが空欄のまま作成され、Emily Dickinson のアカウントはパスワードと組織名の両方が空欄で作成されます。これらの項目に具体的な記載がなかったためです。
CSVファイルをアップロード
CSVデータの準備ができたら、［CSV入力］のテキストボックスに内容を貼り付けるか、［ファイルを選択］ボタンを使ってCSVファイルをアップロードします。
テキストボックスのすぐ上に記載されているとおり、データは「ユーザ名,メールアドレス,パスワード,組織名」の順にカンマで区切って記述する必要があります。
インポートを正常に行うために必須となるのは、ユーザ名とメールアドレスのみです。
一括登録の際には、パスワード欄を空欄にしておくことをお勧めします。これにより、アカウント作成後に各ユーザ自身でパスワードを設定・更新できるようになります。
レビューと確認
アップロードが完了すると、下の図のように登録予定のユーザ情報のプレビューが表示されます。内容に誤りがないかをよく確認してください。もし間違いがあれば、CSVファイルを修正し、再度アップロードしてください。
一覧に表示された新規ユーザはすべてチェックされています。誤って追加されたユーザが含まれている場合は、この段階でインポート対象から除外するためにチェックを外してください。
一括登録を完了
内容をチェックしたら、［確認］を押してインポートを実行します。
リストに追加されているのを確認します。
ヒント
- インポート前に、CSVファイルに誤字や形式の誤りがないか必ず再確認しましょう。
- ユーザ数が多い場合は、小さな単位に分けて登録すると、トラブル発生のリスクを減らすことができます。
- 必須項目やファイル形式の最新情報については、Questetra BPMSの公式ドキュメントを確認してください
関連記事
・リファレンス：システム設定 – ユーザ一覧
パスワードの設定方法
ユーザ一括登録機能を使用した場合、新しく作成されるユーザアカウントには初期パスワードが設定されていません。そのため、各ユーザはログインページの「パスワードを忘れた場合はこちら」から、自身でパスワードを設定または再設定する必要があります。
登録が完了すると、パスワード設定用のリンクを記載したメールが送信されます。システム管理者は、ユーザに対してQuestetra アカウントのパスワード設定が必要であることを通知してください。
下記は各ユーザにしていただく操作です。
ユーザが行う操作
届いたメールに記載のリンクをクリックしてください。万が一メールが届かない場合は、ログインページの「パスワードを忘れた場合はこちら」をクリックしてください。
次の画面で、自分のメールアドレスを入力し、「送信」ボタンをクリックすると、パスワード再設定用のメールが送信されます。
下の図のようなメールが届きますので、緑の「パスワードリセット」ボタンをクリックしてください。
再びQuestetra BPMS の画面が表示され、新しいパスワードを入力できるようになります。
パスワードを設定する際は、パスワードポリシーに従って適切に入力してください。
関連記事
・リファレンス：M311: ライセンス確認やパスワードポリシー設定などを行う
もしメールが届かなかったら
場合によっては、ユーザがパスワード再設定用に必要なメールを受信できないことがあります。
そのような場合には、システム管理者が追加したユーザのパスワードを、ユーザ詳細画面にて設定する必要があります。
システム管理者がユーザに代わってパスワードを設定する場合、「次回ログイン時にパスワード変更が必要」にチェックを入れることをお勧めします。ユーザ詳細画面で設定するパスワードは、システム管理者が設定し、ユーザに伝えることになるため、システム管理者も知っている状態になってしまいます。
パスワードを再設定させることで、最終的にユーザ本人だけがそのパスワードを知っている状態にします。
シングルサインオン
シングルサインオン（SSO）でログインするユーザは、認証がIDプロバイダーによって処理されるため、パスワードを発行する必要はありません。
ただし、緊急時に備えて、システム管理者についてはあらかじめパスワードを発行し、パスワードによるログインも可能な状態にしておくことをお勧めします。
ヒント
- SSOでログインできない場合は、正しい組織のメールアドレスを使用しているか、Questetra BPMSへのアクセスが許可されているかを確認してください。
- エラーメッセージが表示される場合や、SSOオプションが見つからない場合は、システム管理者に問い合わせて支援を受けてください。
- セキュリティ強化のため、共有または公共のコンピュータを使用する際は、必ずQuestetra とIDプロバイダーからログアウトしてください。
関連記事
・システム設定 – シングルサインオン (SAML)
・ブログ記事：SAML 2.0 で Microsoft 365 とシングルサインオン（Microsoft Entra IDとの連携設定）
・ブログ記事：SAML 2.0 で Salesforce とシングルサインオン
付録
- 組織やロールも、ユーザのインポートと同様の方法で一括登録することが可能です。
- それぞれの登録に応じた形式で、CSVテキストファイルをあらかじめ用意してください。
- 例えば、CSVのフォーマットは以下のようになります。
- 組織のインポート：
- 組織名、メールアドレス、親組織名
- ロールのインポート：
- ロール名、ユーザ名 - なお、ポジション（役職）については、現在のところCSVによる一括登録には対応していないため、個別に作成する必要があります。