申込フォームで、メールの存在確認をはさむ — 受信タスク (フォーム) の使い方 —

クエステトラユーザのみなさん、こんにちは。開発責任者の畠中です。

今日は、バージョン 11.7.0 （2018-06-11リリース予定） の新機能、「受信タスク（フォーム）」の使い方について、お話ししたいと思います。

Ver.11.7 ワークフロー途中で入力を受け付ける公開フォームに対応 (2018年6月11日)

クエステトラには、既にシステム外の人から申し込みを受け付ける機能が存在しています。「メッセージ開始イベント（フォーム）」です。このアイテムの詳細については、以下を参照してください。

M220: 公開フォーム画面に入力があった時に自動的に開始されるように設定する

「受信タスク（フォーム）」は、メッセージ開始イベント（フォーム）と同じように、システム外の人に対して入力フォームを提供するものです。ただしプロセスの途中である点が、開始イベントと異なります。

それでは、メッセージ開始イベント（フォーム）を使い、申し込みを受け付ける簡単なワークフローアプリを作成します。ただし受信タスク（フォーム）を使い、途中で申し込み者のメールアドレスの存在確認を行っています。流れは以下の通りです。

1. 開始イベント(フォーム)でメールアドレスを入力してもらう。
2. 1 で入力されたメールアドレスにメール送信。3 の URL を伝える。
3. 受信タスク (フォーム) で続きの情報を入力してもらう。
4. ヒューマンタスクはおまけ。

データ項目一覧は以下の通り。件名は、実質的に使っていません。

#{#randomString(20)}

受信タスクフォームの「API キー」で、「フォームキー」を指定しています。

「フォームキー」は、初期値の設定により、プロセスごとに異なる 20 文字のランダム文字列となるようになっています。ここを固定値にすると、3 ステップ目の URL が簡単に類推できるものになり、最初のステップで入力してもらったメールアドレスが、第3者に流出する懸念が高まります。

最後に 2 ステップ目の、メッセージ送信中間イベント（メール）の設定です。
ここで 3 ステップ目の URL を伝えることがポイントです。
メールを受け取れた人しか 3 ステップ目の URL が解らないので、メールアドレスの存在確認になります。

${[メールアドレス:0]}

以下の URL にアクセスして、続きの入力をお願いします。

${var[applicationRoot]}System/ReceiveTask/Form/1760/2/${[プロセスID]}/${[フォームキー:2]}/view

今の仕組みでは、3 ステップ目に締め切りがありません。
ある程度の期間内に処理されなければ、申し込みはキャンセルされた扱いにしたほうが良いですね。
それについては、またの機会にお話したいと思います。