問合管理プロセス, SharePoint Online リスト保存 20230227
Web フォームや電話からの問合対応について、一元管理するプロセスです。 Microsoft Forms / Google Forms から受け付けます。 問合対応の完了後、Power Automate 経由で SharePoint Online リスト(Microsoft Lists)にデータが自動アップロードされます。
作業担当者 (スイムレーンの数:4)
  • 社員
    • 問合せを報告する社員。
  • 問合窓口リーダ
    • 問合対応チームの責任者。
  • 問合対応者
    • 問合対応を行う担当者。
  • 翻訳/助言
    • 翻訳や助言を行う担当者。
仕事の流れ (ワークフロー図の複雑度:29)
  • 11.起票
    • 社員は、問合について入力します。
  • 62.担当指名
    • 問合対応チームの責任者は、対応者を指名します。
  • 133.回答
    • 問合対応者は、回答を入力します。
  • 143b.翻訳/助言
    • 指名された担当者は、翻訳や助言を行います。
  • 194.対応の評価
    • 問合対応チームの責任者は、対応結果を評価します。
  • 39.回答済 起票
    • 社員は、電話回答済の問合について入力します。
  • 37x1′.件名
    • ワークフロー基盤は、件名をセットします。
  • 8x1.件名
    • ワークフロー基盤は、件名をセットします。
  • 9x2.送信先
    • ワークフロー基盤は、回答メール送信先をセットします。
  • 10x3.回答メール文
    • ワークフロー基盤は、回答メール文をセットします。
  • 29x4.問合ファイルBase64変換
    • ワークフロー基盤は、問合ファイルをBase64変換します。
  • 30x5.回答ファイルBase64変換
    • ワークフロー基盤は、回答ファイルをBase64変換します。
  • 23x6.JSON準備
    • ワークフロー基盤は、Power Automate に送付する JSON データを準備します。
受け渡しされるビジネスプロセス変数 (データ項目の数:37)
  • ▼問合元▼ 0
  • 氏名 q_name 1
  • 会社名q_company2
    • 問合元の会社名が格納されます。
  • メールアドレスq_email3
    • 問合元のメールアドレスが格納されます。
  • 電話番号q_tel4
    • 問合元の電話番号が格納されます。
  • 特記すべき過去の問合q_note5
    • 問合元に関する特記すべき過去の問合が格納されます。
  • ▼問合票▼ 6
  • 受信日時q_receiveDatetime7*
    • 問合受信日時が格納されます。
    • processInstanceStartDatetime
  • 問合IDq_id8*
    • #{#sformat(‘%d’, processInstanceId)}#{#sformat(‘%04d’, processInstanceSequenceNumber)}
  • 問合種別1 q_kind1 9 *
  • 問合種別2 q_kind2 10
  • 製品機能q_function11
    • 問合に関わる製品機能が格納されます。
  • 問合内容q_inquiryDetail12*
    • 問合内容詳細が格納されます。
  • 問合関連ファイルq_inquiryFile13
    • 問合に関連するファイルが格納されます。(1ファイルのみ)
  • ▼回答内容▼ 14
  • 回答方法q_media15
    • 問合元への回答方法が格納されます。
  • 回答担当者q_operator16
    • 問合回答の作成担当者が格納されます。
  • 回答日時q_responseDatetime17*
    • 問合元への回答日時が格納されます。
  • 回答概要q_responseDetail18*
    • 問合回答の概要が格納されます。
  • ▼メール回答▼ 19
  • 回答メール送信先q_mailTo20
    • 問合回答メールの送信先アドレスが格納されます。
  • 回答メール送信元q_mailFrom21
    • 問合回答メールの送信元アドレスが格納されます。
    • customer-service@example.com
  • 回答メール文q_mailBody22
    • 問合回答メール本文が格納されます。
  • 回答関連ファイルq_responseFile33
    • 問合回答に関連するファイルが格納されます。(1ファイルのみ)
  • ▼翻訳/助言▼ 24
  • 担当者(翻訳/助言)q_adviser25
    • 翻訳/助言の対応者が格納されます。
  • 締切日時q_adviceLimit26
    • 翻訳/助言の締切日時が格納されます。
  • 翻訳/助言q_adviceDetail27
    • 翻訳/助言の詳細内容が格納されます。
  • 翻訳/助言ファイルq_adviceFile28
    • 翻訳/助言に関連するファイルが格納されます。
  • ▼社内通信/途中対応概要▼ 29
  • 対応評点q_point30
    • 問合対応に対する評点が格納されます。
  • コメントq_comment32
    • メモ・コメントが格納されます。
  • 問合関連ファイル_Base64q_inquiryFileBase6435
    • SharePoint Online のリスト送付向けに Base64 変換した問合関連ファイルが格納されます。
  • 回答関連ファイル_Base64q_responseFileBase6436
    • SharePoint Online のリスト送付向けに Base64 変換した回答関連ファイルが格納されます。
  • JSONq_JSON23
    • Power Automate に送付するための JSON データが格納されます。
  • responseq_response31
    • Power Automate に送付した際のレスポンスデータが格納されます。
  • errorq_error34
    • Power Automate に送付した際のエラーデータが格納されます。

フィールド名, Num, 初期値

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Professional でのみご利用いただけます。

Notes

  • SharePoint Online リスト(Microsoft Lists)側で、以下の項目が準備されていることを前提に設定しています。「選択肢」や「ユーザー」はあらかじめリスト側・Microsoft365側で設定されているもののみ指定可能です。
    • (タイトル,テキスト)
    • 会社名,テキスト
    • 受信日時,日付と時刻
    • 問合ID,テキスト
    • 問合種別1,選択肢
    • 問合種別2,選択肢
    • 問合内容,複数行テキスト
    • 回答日時,日付と時刻
    • 回答概要,複数行テキスト
    • 詳細リンク,ハイパーリンク
    • 回答担当者,ユーザー
    • (添付ファイル)
  • Power Automate 側で、以下の処理を行うフローが設定されていることを前提に設定しています(画像は Power Automate 側の設定イメージです)。
    • HTTP 要求の受信
    • SharePoint Online リストの項目の作成
    • Base64 文字列のファイル変換 および SharePoint Online リストの添付ファイルの追加(文字列がある場合のみの条件つき)
  • Power Automate 側の「HTTP 要求の受信時」で、「要求本文の JSON スキーマ」が以下であることを前提に設定しています。
{
    "type": "object",
    "properties": {
        "subject": {
            "type": "string"
        },
        "name": {
            "type": "string"
        },
        "receiveDate": {
            "type": "string"
        },
        "id": {
            "type": "string"
        },
        "kind1": {
            "type": "string"
        },
        "kind2": {
            "type": "string"
        },
        "function": {
            "type": "string"
        },
        "inquiryDetail": {
            "type": "string"
        },
        "inquiryFile": {
            "type": "string"
        },
        "inquiryFileName": {
            "type": "string"
        },
        "responseDate": {
            "type": "string"
        },
        "responseDetail": {
            "type": "string"
        },
        "responseFile": {
            "type": "string"
        },
        "responseFileName": {
            "type": "string"
        },
        "link": {
            "type": "string"
        },
        "operator": {
            "type": "string"
        }
    }
}
  • Questetra BPM Suite 側の「メッセージ送信中間イベント(HTTP)」で指定する URL には、Power Automate 側の「HTTP 要求の受信時」の「HTTP POST の URL」を指定する。
    • URL例:https://prod-04.japaneast.logic.azure.com:443/workflows/xxxxx/triggers/manual/paths/invoke?api-version=2016-06-01&sp=%2Ftriggers%2Fmanual%2Frun&sv=1.0&sig=xxxxx

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